公共图书馆图书类固定资产管理探析

赖丽娜（厦门市少年儿童图书馆）

图书类固定资产管理是公共图书馆日常管理的重要组成部分，然而，由于图书类固定资产具有种类多、数量大、折价购入、流动性强等特殊性，有别于其他类固定资产，其日常管理是所有公共图书馆面临的难题之一。

1 图书类固定资产范围的确认及分类

1.1 固定资产的概念及相关标准

《政府会计准则第3号——固定资产》（以下简称《准则》）第二条规定：固定资产是指政府会计主体为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过1年（不含1年），单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及构造物、专用设备、通用设备等；或单位价值虽然未达到规定标准，但是使用年限超过1年（不含1年）的大批同类物资，如图书、家具、用具、装具等应当确认为固定资产。《中华人民共和国国家标准（GB/T14885-2010）：固定资产分类与代码》明确规定了图书为固定资产，并罗列出下属分类（见表1）。

1.2 定义及标准解读

固定资产的定义明确规定了图书虽然单位价值较低，达不到固定资产的入账价值，但作为大批同类物资应确认为固定资产。从《固定资产分类与代码》看，图书类固定资产并非指狭义上的图书，而是广义上的图书。①从载体形态看：既包括纸本图书（普通图书、盲文图书、普通期刊、缩微资料等）又包括电子图书（电子图书、电子期刊、视听资料、机读资料、数据库等）；②从来源渠道看：既包括自购图书、捐赠图书、内部交流资料，又包括本单位开展业务形成的资料；③从出版方式看：既包括正式出版物，又包括非正式出版物；④从所有权看：既包括有所有权的图书（普通图书、盲文图书等），又包括只有使用权的图书（学术论文、数据库等）；⑤从使用期限看：既包括使用期限超过一年的（普通图书、电子图书等），又包括使用期不到一年，且到期后能装订成册继续使用的图书（如期刊、报纸等）。

1.3 存在问题

（1）固定资产确认范围不清。图书类固定资产涉及的类型较多，固定资产认定上存在模糊地带。①使用期不到一年的图书。对于使用期限不到一年的报纸、期刊是否应当确认为固定资产，各个图书馆因功能定位、认识偏差等因素，做法不一。如，广东省立中山图书馆、广州图书馆采用购入当年入藏入帐以及来年做报废处理的做账方式。厦门市少年儿童图书馆（以下简称“厦少馆”）目前采取的是在取得之日凭报账手续直接记入财务账和资产台账的方式。②只有使用权的图书。对于只有使用权的图书（如学术论文数据库），各图书馆做法不同。如，广东省立中山图书馆、广州图书馆等均采用入藏入账的做法，对于只有使用权的电子文献，在停止续费之日起做报废。［1］厦少馆对于该类资产是否入账，前后标准不统一，有时入账、有时未入资产台账。

（2）资产分类前后不一致。早期由于厦少馆资产管理人员变更频繁且为兼职，对于资产管理工作缺乏深入研究。资产管理系统里的一些基础性工作长期依赖财务软件服务商代理完成，而软件服务人员对图书馆资产的特点缺乏认识，仅凭日常经验建立资产卡片信息，造成不同人不同时期、同一人不同时期对资产分类判断的标准前后不一致的现象。如，将《公元集成教学图书数据库系统》等归入“通用设备/计算机软件设备及软件/计算机软件/应用软件”；将《贝贝国教育数据库》《书生数字资源数据库》等归入“无形资产/商誉以及其他财产权利/软件”；将《超星电子图书数据库》《博看期刊数据库》等归入“图书、档案/图书/电子图书或普通图书”。前后不一致的分类标准，造成同类资产被划分到不同类目，给图书类资产的统计工作带来了困难。归入“通用设备”和“无形资产”类的各种数据库，电子资源长期游离在图书类固定资产的总值之外；归入“通用设备/计算机软件设备及软件/计算机软件/应用软件”的数据库，按会计准则在资产负债表上确认为固定资产，而在政府财政部门统计口径下的资产年报又将其统计为无形资产，造成两张报表数依据不一致的现象。受此影响，严重降低会计信息质量，造成了统计数据不准确、账实不符、账账不符。

表1 图书类资产分类代码表

1.4 解决办法

（1）重新认识固定资产的定义。对于使用期限不到一年的报纸、期刊，在取得之日不确认为固定资产，列入当期费用类支出。对于有收藏价值的期刊、报纸，在年末装订成册后，以合订本的形式入财务账和资产台账。对于仅有使用权的数据库，考虑到使用期限均超过一年，金额巨大且为公共图书馆信息资源建设的重要组成部分，本着实质重于形式的原则，并参考大多数同行的做法，应当将其确认为固定资产，入藏入账，在终止续费之日起做相应的报废工作。

（2）统一资产分类标准。尽管现实中，大量的电子期刊、电子图书、数据库等资产确实存在需要依附于一定的硬件设备、软件程序等情况，无论是将其归入“无形资产”还是“通用设备”都有其支持依据。但考虑到公共图书馆的特点，建议将其统一归入“图书、档案/图书/电子图书或电子期刊”，作为图书类固定资产进行统一管理，这样既有利于提高会计信息质量，提高统计数据的准确性，也便于了解本馆资产构成，为决策提供可靠依据。

2 图书类资产的入账价值

2.1 固定资产入账价值的相关规定

《准则》第三章“固定资产的初始计量”第八条：固定资产在取得时应当按照成本进行初始计量；第九条：政府会计主体外购的固定资产，其成本包括购买价款、相关税费以及固定资产交付使用前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。《准则》明确规定了固定资产的入账价值为实际支付的买价。

2.2 现实状况

厦少馆每年采购图书主要是通过政府招投标方式确定本年度的图书供货商，以较为优惠的折扣价购得图书。同时，为弥补单一图书供货商供货的不足，每年还有相当一部分图书是通过各大电子商务平台，如当当网、京东、亚马逊等购入，存在相当大的弹性商业折扣。这些购入方式造成了不同时期、不同渠道、不同采购方式购入的图书折扣均不相同。实际操作过程中，无法简单方便地获取某一本图书的具体采购价，因此，为方便操作，同时也为公允地反映图书的市场价值，采编部门统一按图书的标价（码洋）进行图书编目，记入图书管理系统。然而根据《准则》的规定，图书确认为固定资产时，必须以实际购买价款（实洋）入财务账和资产台账，厦少馆采用的就是实洋入财务账和资产台账。关于图书折扣计价问题，各图书馆做法不同，厦门市图书馆、广州市图书馆与厦少馆一致采取码洋入图书管理系统，实洋入财务账和资产台账。辽宁省图书馆则是码洋入图书管理系统、财务账、资产台账。［1］

2.3 存在问题

采用实洋记入财务账和资产台账，码洋记入图书管理系统，必然造成二者对同一资产的记账标准不一致。对于财务账和资产台账而言，虽然实洋入帐符合《准则》的规定，体现了会计核算一般原则中的“真实性”和“配比性”。但因采购时享受了相当大的折扣优惠，低于市场行情价，无法公允地反映图书真实的市场价值，导致了图书类固定资产的账面价值与公允价值相背离。而码洋入图书管理系统，虽然公允地反映了市场价，但与投入资金不一致，造成资产总值虚高的现象。随着图书数量越来越大，图书管理系统与财务账、资产台账金额差距也越来越大，账账不符、统计数据失真的现象愈演愈烈。

2.4 解决办法

图书类固定资产采购时的折扣问题是所有公共图书馆的共性问题。笔者尝试探讨用码洋入图书管理系统也用码洋入财务账和资产台账。同时，为真实反映政府投入资金、体现图书的实际购买价和折扣价，设立了资产类的备抵科目（固定资产减值准备——图书折扣）登记图书的折扣金额来解决这个问题。

所谓备抵科目，顾名思义就是用来准备抵消的科目，是所对应科目的减项，通常资产类才有备抵科目，固定资产减值准备就是固定资产的备抵科目。固定资产减值准备是指由于固定资产市价持续下跌或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因，导致其可回收金额低于账面价值，应当将可回收金额低于其账面价值的差额作为固定资产减值准备。在这里码洋记入固定资产，将折扣记入固定资产减值准备。图书折扣的假设前提是：假设购入图书时并不享受折扣优惠，而是原价购入，但取得时，该图书的市价其实是发生了折扣，将其理解为市价下跌。因此借用此概念，引入了备抵科目来记录反映图书折扣问题。如，某单位以6折优惠购入图书一批，该批图书的市价是X元。两种入账标准的会计分录见表2、表3。

可见，引入备抵科目后，既能反映政府实际投入资金的流向，体现会计信息真实性与配比性，又能公允地反映图书的市场价值，体现会计信息的公允性。同时，还保证了资产台账、会计账与图书管理系统三者金额相一致，做到了账账相符、账实相符，极大提高了会计信息质量。

表2 实洋入财务账、码洋入图书管理系统

表3 码洋入财务账、码洋入图书管理系统

3 图书剔除

3.1 图书剔除的意义和现状

由于文献半衰期、书库危机、采购决策失误、图书损坏等因素，图书剔除工作成了一项非常重要的常规性工作。有效的图书剔除不仅能缓解书库容量危机，还能吐故纳新，优化馆藏结构，并最终达到提高读者借阅体验以及提升图书馆形象的作用。2017-2018年，厦少馆累计剔除图书101,520册，总额1,153,733.33元，同时制定了《文献资料剔除与注销工作规则》，对剔除工作的范围、审批、后续处理等方面做了规定，但对剔除范围及标准仅为描述性表述：“内容陈旧过时；内容重复；复本过多；严重破损、污染、已无修补价值的文献”，仍缺少相对客观的、操作性强的标准。因此，实际剔除工作是由工作人员主观上依据图书破损程度、爆架程度、内容时效性等因素完成的。

3.2 存在的问题

通过主观判断剔除图书对工作人员的专业素质和经验要求非常高，即使是一位经验丰富、知识面宽广的工作人员也不可能对所有图书、所有学科都了如指掌，必然会产生一定程度的误剔除。这样的剔除效果除了能起到缓解书库容量危机之外，对于优化馆藏结构不但起不到应有作用，还有可能导致有流通价值的图书下架，影响读者的借阅体验，同时还会增加管理成本、造成国有资产流失。

3.3 解决办法

（1）剔除标准的确定。剔除的主要目的就是将内容陈旧、破损、不符合读者需求的低利用率的图书剔除，给具有较高利用率的新购图书让位，其中“低利用率”是关键词。目前，图书馆界剔除的方法主要有外观剔除法、图书半衰期法、滞架时限法。①外观剔除法。根据图书缺页、污损等外观因素，直接将无修复可能的图书剔除。②图书半衰期法。统计特定时间段内某学科或主题图书集合仍在流通的全部图书中较新的一半是多长时间内出版的（共时半衰期），以及某学科或主题图书集合中已失去使用价值的一半图书不再流通所经历的时间（历史半衰期）。该办法可从统计学意义上相对准确地得到某一类图书的生命周期，但是图书馆馆藏图书包罗万象，不同大类图书的半衰期不同，同一大类下不同二级类目甚至是三级类目图书的半衰期也不尽相同，而且目前学术界尚无针对所有学科及其分支学科的图书半衰期数据。因此，该办法对于基层公共图书馆剔除工作的指导作用极为有限。③滞架时限法。滞架时限是单本图书最后流通时间与统计日期之间的差值，［2］滞架时限法就是根据滞架时限由高到低剔除一定比例的图书。该方法完全是根据图书实际利用情况来统计的，最贴近真实情况，具有原理简单、数据获取方便、可操作性强的优点。

（2）案例分析。①生成滞架时限清单。选定本次拟剔除图书大类（或二级、三级类目），通过图书管理系统分门别类地导出所有图书的流通情况，对数据进行加工整理后按最后一次流通时间由远及近进行排序，生成图书滞架时限清单。②确定剔除比例。工作人员现场根据图书馆藏架位状况，制定出拟剔除图书的百分比。③按比例选定拟剔除清单。根据拟剔除图书百分比，在对应图书清单中由上到下剔除到相应百分比的位置。如，假设某图书馆G4教育类馆藏图书有500册，该类图书新书出版速度快，图书生命周期较短，图书架位严重爆满，新购图书无法上架，经现场考察准备腾出30%的架位，即剔除30%的图书。通过图书管理系统导出所有G4类图书的借阅清单，经加工整理后，得出表4。

拟剔除30%的图书，保留70%的图书，因此，编号在351以下的图书应全部列入拟剔除图书清单。工作人员直接按照分类号到相应架位上找到图书剔除即可，该办法具有标准统一、操作方便、客观反映图书真实利用情况的优点。但是，由于滞架时限法考量的是单本图书流通状况，未充分考虑复本量、内容重复等因素，实际操作中还应加入二次人工判断后再剔除。

表4 G4教育类图书滞架时限清单

4 图书报废

4.1 现状

在图书剔除工作完成后，图书管理系统将生成剔除清单，流通部门可上报至资产管理部门。由于图书管理系统采取单册图书按码洋入账方式，而资产管理系统和财务记账系统采取单批图书按实洋入账方式，三个系统无论是从册数还是金额上都不存在一一对应关系，也无法获取该批拟报废图书的折扣率从而推导出资产原值。因此，资产管理人员只能将复杂事情简单化，根据剔除清单的总金额，按照先进先出、由远及近的原则挑选资产卡片，凑足与报废清单一致的金额后，根据相关规定、流程和审批程序报废图书。

4.2 存在问题

（1）实物不一致。图书管理系统按财产号剔除图书，剔除的图书存在于各个年份；资产管理系统由远及近报废年份最久远的图书，二者所指向的剔除实物图书并非同一本图书。

（2）金额不一致。图书管理系统按码洋入账、码洋剔除，资产管理系统却按实洋入账、码洋报废。计价标准不一致，导致资产管理系统与图书管理系统二者图书资产价值的相对差距和绝对差距逐渐拉大。“资产管理系统图书原值/图书管理系统馆藏图书原值”的比值越来越小，图书资产总额比越来越小，往极端情况考虑，可能出现资产管理系统图书资产原值接近零，而图书管理系统仍有上千万资产的情况。会计信息将严重失真，账账、账实将严重不符。

4.3 解决办法

（1）实现两个系统数据共享。统一资产管理系统与图书管理系统，接口互相开放，二者在图书资产上实现数据共享，同时会计记账采取码洋入账，启用资产类备抵科目登记折扣金额，那么所有差异问题都将迎刃而解。然而，统一两个系统、实现数据共享，涉及到资产管理中心、财政局、图书管理系统软件开发商等多个部门，需要大环境支撑，不是某个图书馆甚至是整个图书馆界凭一己之力可以完成的，因此实现的可能性很低，但或许是将来发展的方向。

（2）按比例报废图书。由于不同年份、不同采购方式、不同获取渠道取得的图书，折扣都不相同，因此实际工作中无法准确地获取某批拟报废图书的具体折扣率是多少。但是可以截取某一时间点，通过“总折扣率=资产管理系统图书原值/图书管理系统馆藏图书原值”获取该时间点本单位为取得当前所有馆藏图书实际花费的总金额，得出总折扣率是多少，根据“资产管理系统拟报废图书原值=总折扣率×图书管理系统拟报废图书原值”的金额，按照先进先出的原则，从资产管理系统中剔除报废。虽然不能做到两个系统剔除的实物是一致的，但能保证两个系统之间的绝对差距不发生变化。

5 图书盘点

5.1 规章制度及现状

《行政事业单位固定资产管理办法》第二十六条规定：固定资产管理部门、财务部门和使用部门应每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符等。厦少馆《固定资产管理暂行规定》第八章固定资产的盘点也明确规定每年三月之前进行一次固定资产盘点。固定资产盘点有利于摸清家底，做到账实相符、提高管理水平、防止国有资产流失。因此，图书作为固定资产大类之一，理应纳入每年盘点范围。然而，由于图书类资产的特点，厦少馆并未开展图书盘点工作，经过了解，国内大部分图书馆都存在多年未进行图书盘点工作的情况。

5.2 图书盘点存在的困难

①馆藏地点多。随着图书馆总分馆制建设及通借通还服务的深入开展，财产归属于某一图书馆的图书可能同时分布在市图书馆、少儿图书馆、各区级图书馆、社区分馆、24小时街区自助图书馆等。②数量庞大。公共图书馆馆藏图书数量庞大，少则几十万册，多则上百万册。③流动性大。为不影响读者服务工作，通常不大可能采取闭馆方式来盘点图书，而是盘点和流通两项工作同时进行，图书的馆藏状态不断的在“在馆”及“外借”状态间来回切换。④错、乱架，错库。由于馆员上错图书、读者乱挪乱放图书，甚至是归还到外馆的图书被错误地放入到外馆的书架上等因素，造成许多图书并未放置在本应所属的架位上。这些错综复杂、交叉影响的特点使得图书盘点有别于其他资产盘点，盘点工作存在巨大困难，盘点很难快速、有效地开展，这是所有图书馆共同面临的难题。

5.3 解决办法

（1）制定抽盘计划。由于图书类固定资产盘点客观上存在一定难度，每年进行全盘将耗费巨大人力、物力，是项投入高产出低的工作，因此，每年全面盘点图书不大可能也无必要。可采用抽盘的办法，制定盘点计划，每年仅对选定的某几类流通量高、丢失率高的图书进行抽查盘点。

（2）理顺盘点思路。假设在A时间点开始盘点工作，B时间点结束盘点工作，在A到B这段期间内，流通工作持续进行，图书的系统馆藏状态在“在馆”和“外借”间不断切换，而图书的物理馆藏状态在“错架”与“在架”间不断变化，疑似丢失的图书有部分“真丢失”，有部分由于“错架”“错库”“漏盘点”等“假丢失”。假设A、B时间点所有“外借”状态的图书都没有发生丢失行为，哪怕真的丢失，也有办法进行责任认定，可视为“未丢失”。因此：疑似丢失图书=馆藏图书全集-（A点错架+在架+A点外借）-（B点错架+B点外借）。

（3）开始盘点工作。①顺架。开始盘点前，整理书库的图书，将错架图书理顺到正确架位上。②导出A时间点“外借”清单。在A时间点开始盘点工作时，通过图书管理系统按馆藏状态导出拟盘点图书清单，将“A点外借”图书视为“未丢失”，生成“已盘点清单”，对“在馆”图书进行盘点。③逐一盘点。利用数据采集器在架位上按顺序对盘点范围内的图书展开逐一盘点，生成“已盘点清单”。④再次顺架。由于盘点时间内的流通工作也在同步进行，在此期间可能还会有读者乱挪乱放图书，因此需要再次顺架，对错架图书馆进行单独盘点，生成“已盘点清单”。⑤导出B时间点“外借”清单。在盘点期间被同步“借出”的图书，可能被盘点过也可能未被盘点过，因此再次按馆藏状态导出“B点外借”清单，将其视为“未丢失”，生成“已盘点清单”。⑥生成“疑似丢失图书”清单。根据疑似丢失图书清单的计算公式，合并所有数据，汇总“已盘点清单”，与图书管理系统数据进行比对，生成“疑似丢失图书”清单。

（4）分析疑似丢失图书清单。疑似丢失图书清单当中有的图书是“真丢失”，而有些图书由于错架、错库、错馆、工作人员误操作等因素“假丢失”，有必要对清单进行二次分析判断。①最后还书时间为近期且还书地点为外馆，可假设其发生错馆或者正在运回本馆的物流途中，视为“假丢失”。②最后还书时间久远且还书地点为本馆，或者该图书从未被流通过，可大胆假设为“丢失”而录入“丢失清单”，拟剔除。③纠错。对于一些误剔除的图书，在将来读者借阅时或盘点其他类图书时找到该图书，再进行纠正。

综上所述，图书类固定资产管理是项难度高、问题多、工程量大的工作。随着国有资产管理法制化进程的加快，固定资产管理越来越朝着精细化方向发展，对图书馆有效、高效、精准管理提出了更高的要求，是所有图书馆固定资产管理，特别是图书类资产管理的新课题。期待更多同行深入研究探索，出台高效的操作性强的、行业性规范，引导公共图书馆更好地开展图书类资产管理工作。