基层科研单位图书情报档案资源整合管理探讨

安静

摘   要：在社会全面信息化建设背景下，各项事业的发展更多的依靠信息资源的合理开发与应用，而电子计算机、网络技术迅猛发展，使传统的图书情报档案管理逐渐显现不足。本文通过对国内外图书情报档案一体化整合的概述，阐明图书情报档案资源整合的必然趋势，总结图书情报档案一体化整合的共性，结合当前基层科研单位图书情报档案的管理现状以及存在的问题，提出实现图书情报档案资源整合新模式，以适应社会发展需要。

关键词：图书情报  档案  资源整合  整合管理

中图分类号：G272                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）09（c）-0160-02

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图书情报档案是信息资源的重要载体，不仅承载自身建设发展的客观需求，还具有强大的信息功能及社会价值。“信息资源整合，是在信息化建设过程中，位于不同地域的信息形成管理单位中分散存在的存储和管理的各类信息资源，通过收集、筛选、分类、对比、判断、联想、推理等手段和方法，整理合成为一个结构有序化、管理一体化、配置合理化的整体。”基层科研单位的图书情报档案资源整合即根据自身科研生产、职能决策的需要，利用计算机技术、信息技术对原有图书情报档案信息资源优化整合，组成一个新的有机整体，最终形成一个效能更好，效率更高的信息资源体系，更好的提高其社会利用价值。

1  国内外对图书情报档案整合的经验概述。

国外最早认识到图书、情报、档案一体化管理重要性的研究机构是联合国教科文组织。其在1967年就提出建立涉及全部学科领域里的文献、图书和档案服务工作的国家情报系统（NATIS），通过将一个国家内的情报所、图书馆和档案馆组织起来，以最大限度地满足国内人民的需要。许多国家由此启动了图书情报档案资源整合发展的各种措施。美国国会图书馆、英国国家图书馆、加拿大图书馆都是成功实现了三位一体性质的图书情报档案收藏提供利用的机构 。

国内整合资源发展比较缓慢。1958年上海历史文献馆、科技馆、报刊馆合并成立上海图书馆，后与科技情报所合并成为省级图书情报联合体，有效地促进了图书情报管理向多功能的转变以及信息載体和内容向多元化的转变。2003年，天津泰达图书馆在吸收借鉴国内外图书、情报、档案一体化管理优秀研究成果的基础上，打造了一个全新概念的图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的国内唯一的新型图书馆，成功实现了完整的图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制，图书、情报、档案的资源整合研究进入了发展时期。

2  图书情报与档案一体化整合的基础。

图书情报档案之所以能够整合，主要在于其拥有的内在联系。三者不仅内容、本质、属性相辅相成，在一定条件下还可以相互转化。

内容相同：图书、情报、档案是记录人类知识的载体，同是一种信息资源，它们为人类的现实活动提供直接借鉴和有益的启示。载体相同：图书、情报、档案的知识和信息基本上存贮于纸张、胶片、磁盘、光盘、网络这几类载体。管理流程相同：图书、情报、档案都需要经过收集、整理、分类、存贮、保管、检索、加工再提供利用等，管理方法上具有同一性。服务对象相同：图书、情报、档案都是服务于社会政治、生产经营、文化教育及日常生活等等。图书情报档案信息属性相近，都具有可替代性、可传递性、可共享性。无论从本质属性还是服务目的性看来，有必要实行一体化管理，将图书情报与档案整合成一体，形成综合性信息资源平台。

3  基层科研单位图书情报与档案管理现状。

从思想观念上看，基层图书情报的管理延续了传统的重馆藏重保管、轻利用轻发展的思想。由于基层图书馆规模相对较小，藏书以专业性为主，馆藏年代久远，格局功能都具有一定的局限性;档案管理虽体现实效性，但往往更重视档案的职能分工，而忽视了其科学文化性质。三者在服务方式上是简单被动的收集登记查询借阅等等，不能满足科技工作者对信息资源的需求。

从机构设置上看，多数地市级科研单位图书档案实行部门分设，职能分割，大部分以分散状态存在。以农科院为例：院内设图书阅览室，科研系统内设情报所下设信息室，同时行政机构设档案室、文秘室、复印室。档案室负责管理行政档案、基建档、财务永久档、知识产权档案。计财处分管财务档，人事处分管人事档，党办分管党务档案。科技档案则由科研处分管。可见，图书情报管理整体上缺少协调整合，档案内部也存在整合共建问题。

4  图书情报档案分散管理存在的问题。

分散的管理模式不利于整体平衡发展。图书情报档案分别分属于不同院级和处级管理部门，长期分化形成固有思想，以传统经验管理为主，忽略图书档案的共性和服务对象的需求。部门领导各行其职，不能深入认识图书情报档案资源的重要性。

资金不能达到协调分配。由于受经费、经济条件等因素制约，图书馆只能收集一小部分专业资源，藏书数量少、知识陈旧，图书情报档案的使用落后于科研生产一线的需要。制度上的分区管理方法，如文献购入、设施配置、知识产权资源等不能很好的调配，这种自顾自的管理模式，结果造成财力物力上的重复浪费。

基础设施薄弱。处于社会的边缘学科，基层图书情报档案的职能更容易受到影响，经费投入受到忽略，设备不配套。计算机虽然普及，但没有一个统一规范的应用标准，只限于简单的检索存储，水平相对落后，这给信息资源整合带来极大障碍。

缺少高素质专业人才。资源整合工作需要具有信息管理经验丰富、有扎实的理论基础的复合型人才，而实际工作中这样的人员匮乏，普遍知识水平不高，能做到整合一体协调管理的人少之又少，工作上不能互补，效率低下，阻碍整合管理发展。

5  实现图书情报档案整合管理的建议。

更新观念，提高建立一体化信息资源重要性的认识。首先，建立合理可行的管理制度，根据图书情报档案的特征与共性制定管理办法;其次，打破分散管理的惯性思维，从全局出发，合理实现资源配置。具体可根据单位形式、拥有信息量的不同进行整合模式。如：基层科研院所拥有图书情报档案数量相对较少，将原有分立的图书、情报、档案部门合并一个信息管理中心，由新部门负责图书、情报、档案的信息整合和提供利用工作。这样实行集中型管理整合，将资源、人力、物力、设施投入在一个信息管理平台，这种方式实现了信息资源的整合和利用，加强了整体实力。不仅克服了机构重复、避免人财物的浪费，还省去传统意义上的收集整理分类归档时间消耗，大大提高资源利用率和信息质量。

加大资金技术投入，加强实践开发，推进整合进程。图书情报档案的整合需要大量的软硬件设备配置，所以需要足够的资金投入来支持。首先，完善信息基設施建设，在信息技术支持下将手工管理向计算机网络化管理转变;其次，应用计算机和现代通讯技术，使图书情报档案信息在网络系统中的收集、整理、传输、存储和利用几个环节都在一个技术环境下进行，最终实现原本独立的三种信息资源在同一个管理系统内管理整合、服务整合，更好地为科研生产和广大文献利用者提供全方位、快捷准确信息资源服务。

培养图书情报档案学科多元化复合型人才。所有的发展都离不开人才资源，资源整合过程也是人员的整合过程。加强对工作人员的新技能新管理模式培训，培养其掌握图书情报档案学科知识，拥有过硬的专业技能及计算机应用能力。挖掘人才优势，使单向人才向复合型专业人才转变。

由于我国图书情报档案整合方面的发展还不成熟，对基层图书档案一体化整合来说面临更多急待解决的难题，如资源整合技术、数据库维护、多媒体技术等等，这都需要在图书情报档案事业不断发展和图书档案人的努力实践中，逐渐摸索学习实践，使图书情报档案整合信息资源得到更加有效开发利用。

参考文献

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[2] 季晓林.图书馆办馆新模式[J].图书馆学刊，2004（5）：18-19.

[3] 肖红琳.新技术条件下图书情报档案的整合性探析[J].现代情报，2004（5）：11-12.