浅析如何提高党政办公室工作效率

郭青

摘 要：目前我国经济发展新形势，对石油企业提出了更高的要求。党政办公室在企业高效运行过程中扮演着重要角色，因此党政办公室人员提高工作效率，充分发挥党政办公室管理职能，对企业有着重大意义。

关键词：党政办公室；工作效率；管理

党政办公室作为一个综合性的管理部门，它起着保证单位工作正常运行的作用：传达监督，综合协调；辅助决策，服务领导；后勤保障，服务员工；对外窗口，展示风貌。面对繁杂的事务，除了采取合理分工的方式，如何提高工作效率，对办公室职能作用的发挥起到了关键作用。

1 影响工作效率的原因分析

1.1 时间观念不强

有时用计算机处理文件时，注意力分散，浏览网页、聊天，时间过去了，工作完成了小部分，或出现做事拖拉的情况。

1.2 目标不明确

没有明确的目标，缺乏动力。没有制定周密计划，按时保质完成。特别是新到岗的人员可能处于理不清思路状态。

1.3 综合素质不够强

主要集中在技术岗转办公室管理岗人员、非管理专业、办公室见习员工身上，由于刚接触某项工作，对业务流程不熟悉，理不清工作思路，在处理的各个环节上就会多花费时间。

1.4 压力疏解不及时

面对问题，千头万绪，压力舒缓渠道不畅通。缺少与同事间的沟通，不能获得更多更好的解决思路。

2 解决方法及建议

在规定的时间内完不成任务或工作任务完成质量不高，是办公效率不高的表现。出现上述列出的几种情况，主要原因是时间管理能力，阶段目标设计能力，综合素质能力，情绪疏解能力有待提高改善。

2.1 时间管理

如何利用好时间，管理好自己的时间，对于员工提高工作效率至关重要。二八定律：又名帕累托法则（定律）、最省力的法则等，被广泛应用于社会学及企业管理学。明确态度、再排定先后顺序，定出远期和近阶段目标。重新审视工作时间表，分出事情的轻重缓急。例如，今天的重要工作是完成工作总结，收集党员资料，参加例行会议，当这些事都需要处理的时候，我们应该先考虑哪些事情是最急的，而不被临时电话、到访人员等打乱原有安排。

GTD（Getting Things Done）法则：通过记录的方式把头脑中的各种任务转移出来，让头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。利用有效的时间管理方法，事先规划并运用一定的技巧、方法，借助工具，完成个人或组织的各项任务。1）“工欲善其事，必先利其器”，避免因找东西耽误时间：做会议记录时，可备用两支笔；曲别针、订书钉放在随手可取的固定地方；零碎物品可放抽屉里或小盒子里，用完后物归其位。2）排出每周工作的优先顺序，集中精力完成重要工作。3）确定一天内高效工作的时间段，可根据实际情况进行调整进度。4）有效利用零星时间。5）养成使用“工作效率手册”的习惯。6）文件柜或办公桌保持整洁、文件放在指定地方，在固定的时间里处理来函文件等。

2.2 目标管理

1954年，美国管理大师德鲁克提出了一个具有划时代意义的概念——目标管理，德鲁克认为：“企业的目的和任务必须转化为目标，目标的实现者同时也是目标的制定者，培养一线职员主人翁的意识。

提高工作效率，先得端正态度，对工作充满热情，设立长远或者近期目标，制定计划，逐一实现。明确职责，确定目标。比如档案管理岗位，长远目标就可以设立为提高档案工作水平，在岗位表现突出，形成独特的工作方法等；具体着手实施小目标，分时间段确定短期目标，比如熟悉电子文件处理流程，岗位相关法律制度等。

通过辅助手段完成目标：写备忘录，可以用电子产品提醒重要事件，也可记录在记事本上，方便及时查阅；拟好时间进程表，在前一天列好清单，以便当天确定重要事项，删除不需要处理的，用记号笔划掉已经处理的事件；行政（党委）文件分批进行处理，定时查看电子邮箱。长远目标让我们充满动力，通过落实具体小目标，在高效时间段集中精力完成工作，更有利于提高工作效率。

2.3 提升综合素质能力

党政办公室作为企业的重要部门，必须拥有一支综合素质强的队伍。在上级工作报告中指出：“突出人才强企，持续汇聚发展力量。加快培养造就一批各专业领域的优秀人才，把丰富的人力资源优势转化为竞争优势。”同时从《2014年度员工培训项目计划》也可以看出：办公室人员培训项目较少，培训内容仅有：文稿撰写、应急管理、保密知识讲座等，缺少针对性拓展讲座。比如，办公室礼仪，接待，团队素质拓展，计算机运用、管理等。因此，基层单位可以多交流学习。

一方面，建议在上报培训计划前，对培训需求进行充分调查，将员工兴趣爱好与岗位技能培训更好的结合。先列出需要掌握的知识与技能，同时结合兴趣，合理制定岗位培训计划。办公室员工可以主动多和基层领导沟通，有利于领导了解个人特长，根据性格等调整岗位，一定意义上助涨员工热情。党政办公室需要多面手，建议开设课程培训师、主持、演讲等方面的才艺培训。员工价值得到了体现，特长得到了发挥，在工作中会更主动，自然就有利于提高工作效率。除了知识技能培训，可增加员工思想、道德以及为人处事能力的培养。员工只有从思想上，端正了态度，才能從根本上提高办公室工作效率、质量和水平，更好地树立办公室良好形象和促进企业发展。

另一方面，完善规范激励制度配套的评估考核体系，制定科学合理的员工绩效考核办法。员工在岗位职责、个人技能、努力程度及工作绩效方面的差别，通过客观地评价，进行晋级、加薪等奖励，有效地调动员工积极性，比如办公室人员可定期提供“金点子”好建议，将理论知识运用到实践当中。

2.4 缓解压力和不良情绪

第一，张弛有度。党政办公室人员往往一人同时承担多个岗位，经常面对上级部门，各科室检查，多重任务对办公室人员提出了更高的要求。员工需要劳逸结合，适当休息，缓解紧张的状态。

第二，互动交流。在石油企业，往往忽略了从事主体专业的人员和办公室人员之间的互动。技术人员懂专业知识，党政办公室人员善写作，定期开短会交流近期工作及遇到的问题，在写材料时针对性更强。通过素质拓展活动等，扩大员工之间的交流沟通，更有助于减轻员工来自各方面的心理压力。党政办公室人员每月主动交流思想动态，在轻松的聊天中说出心里话，消除不良情绪。

第三，心理疏导。建立多层次的心理健康体系，为员工开展心理辅导或提供心理咨询工作。一是以工团组织为载体，有条件的可以建立心理咨询室，开展基础性心理疏导工作。二是邀请心理专家授课。通过讲座等形式为员工讲解心理健康教育知识，进行心理压力疏导，将心理压力转化为工作动力。

提高企业党政办公室效率，有利于转变办公室工作作风，是维持整个企业有效运转的必要手段。党政办公室人员有效进行时间管理，确立目标，提升业务素质，释放不良情绪，不仅有助于促进员工自身发展，还能增添企业活力，达到企业和员工互利双赢的良好效果。