关于事业单位档案管理工作优化路径的认识

任枝梅

摘 要：对于事业单位而言，在其管理的人员档案中，涵盖了单位员工的基本情况、工作内容等关键信息，如果该项工作开展不力，容易对事业单位各项工作带来一定损失，所以需要切实重视、不断改进。但是从工作现状来看，在很多事业单位的档案管理上仍不够完善，本文在系统分析相关问题的基础上，有针对性地就改变传统档案工作理念、采用现代化技术、进行人员培训、打造档案管理人才队伍等方面提出策略建议，力图为改进事业单位档案工作发挥一定作用。

关键词：事业单位；档案管理；优化路径

近年来，由于经济发展以及技术引进，各项工作的信息化水平都有了显著改善，对于事业单位所开展的档案管理工作来说，也由此出现了很大提高。但随着采用新的工作方式，对于既有模式也形成了一定冲击。这就需要事业单位档案管理方面的部门以及人员根据时代的发展、技术的进步，贯彻先进的工作理念、工作方法，充分拓展服务范围，力争取得更大的工作成绩和社会效益。

1 改进事业单位档案管理工作的含义

1.1 档案工作是其他各项工作的重要基础

形成详尽、完备的档案资料，是在开展一项工作过程中的基础环节，档案资料的管理、开发程度充分影响着事业单位各项工作的推进。优秀的档案管理可以让相对零散的档案资料更为集中化，让相对分散的信息结构达成系统化，让相对模糊的制度做到清晰化。考核档案管理工作的重要标准，不仅是看所收集到的档案资料齐全程度，还要看具有怎样的参照、使用价值，只有可以助力于各项工作的推进，为后续工作环节形成支持，才算是优秀的档案管理。另外在工作岗位的人员配置方面，也需要参考单位的人员档案，研究适宜的使用方案。

1.2 事业单位档案管理有助于保障提升工作效果

在事业单位档案中涉及很多科技文献资料，这些资料对事业单位工作开展有着较大的参考价值。如：此前相关工作开展过程中的工作方法、管理方式以及数据信息等。在开展管理工作时，可以对这些内容进行开放，同时充分开发好这些表格、数据、图示，以便对事业单位其他部门工作开展提供支持，促进工作效果提升。

1.3 有助于各单位分工合作

在事业单位开展的很多项目方面，需要不同地区、不同部门协调合作。诸如一些文化教育资金、卫生设施投入等方面，都需要根据相关规定分工合作。例如在事业单位开展基层扶贫工作过程中，无论是在道路建设、农业基础设施改造方面，还是在对农户进行农业补助等方面，都收集、研究以往相关档案，了解基本情况，从而更好地协调开展工作。

2 事业单位档案管理的现状以及问题

2.1 缺乏对该项工作的充分重视

由于档案管理领域难以形成显著的工作成绩和经济效益，一些事业单位在思想上缺乏透彻认识，无论管理措施还是资金投入都不到位，在对档案所做的管理方面，还局限在简单片面地进行信息输入、保存等内容上，缺乏系统性地整理，遑论开发利用。在人员配备方面通常数量少、调整频繁，而且业务分工不合理，这样就会出现档案资料的搜集整理不力的情况。

2.2 缺乏高水平的专业管理人才

档案管理人员的能力状况决定了该项工作开展的效率以及质量，由于一些事业单位缺乏具有专业能力的相关人员，造成基本档案、资料出现一些收集、整理不规范的问题，不仅容易造成档案资料保管不力，也影响了档案的使用和分析研究。

2.3 缺乏先进的档案管理设备

很多事业单位尤其是基层的档案管理部门仍然沿用以往纸质档案记录、手工检索等工作方法，没有按照信息化时代的技术要求开展工作，也就难以将大量的工作形成档案资料。即使在贯彻信息技术，其用于档案管理中也会出现操作环节复杂的问题，影响档案管理提升的效率。

3 优化事业单位档案管理路径的策略

3.1 加大相关资源投入

在信息时代背景下，以往传统陈旧的档案管理方式难以适应新的工作需要，必须借助于先进工作理念以及信息化档案管理开展工作。需要采用一些更先进、更现代化的信息化设备开展档案管理。让该项工作做到信息化、科技化，可以探索建立网络信息的开发服务平台，例如档案管理岗位的工作人员可开发一个档案资料资源网，将一些不涉秘的档案信息传输到该网站，有业务需要的部门和人员可以进行查阅、浏览，另外档案管理工作要高度重视信息安全，防止档案信息被盗用。这些先进设备的购买以及创造良好的工作环境都需要政府部门充分重视、综合协调，确保档案管理工作有资金、有资源。

3.2 健全档案管理各项机制

通过有效健全档案工作中的各项管理机制，可以充分保证档案管理工作有序地开展。相关机制包括档案归档方面的规定、档案使用方面的规定、工作人员考核奖惩机制、档案涉密内容保护机制等。在档案管理机制的打造方面，可以实行专岗专职，形成管理体系，保障档案管理工作做到多层次运行。在一些具有普遍性的操作规范方面，诸如电子信息文档的调用、查看程序、权限等，都需要充分进行制度化、标准化，在档案管理的具体工作中，应严格根据相关规范进行操作。同时需要对于档案管理岗位的有关工作人员进行各项规范的全面培训，让其了解通过制度化、精细化才能确保工作开展符合规范标准，减少工作中的差错。也可以借鉴国际经验和学习其他相关单位的管理措施，不断改进档案管理机制。

3.3 更新工作观念

进行档案管理工作创新的目标是形成更多有价值的档案资料以及信息资源，通过档案工作形成充分的科学化、规范化、现代化，为经济决策和其他工作的开展提供高质量、高水平的信息资源服务。首先要做到思想意识方面的观念创新。很多工作难以推进，其原因在于人们缺乏进行变革的强烈意识，没有进行创新的工作动力。所以档案管理部门的工作人员，必须具备现代化的管理理念，采用先进的工作方法；其次是突破对于档案管理工作的狭窄观念，通过档案管理了解信息开发，可以形成非常充沛的社会效益以及经济效益，为推动经济社会发挥更大作用。

3.4 培养优秀的档案管理工作人员

档案管理具有很强的技术性、系统性，特别是随着社会变迁，涉及的档案管理内容愈益广泛，对于档案管理岗位的工作人员在素质以及能力方面都形成了更高的要求。因此，事业单位一方面需要做好专业人才引进工作，通过给予相对优厚的待遇，吸引具有较高专业知识、专业技能、高学历、高素质的人才。另一方面也要着力进行档案人才培养，不断开展工作技能培训。在激发档案人才工作热情方面，一方面要培养其对于工作的责任感，使其做到遵守相关制度、做好相关工作、保守资料秘密；另一方面需要开展人性化管理，帮助改善工作环境、各项待遇，让其热情地投入工作。

4 结语

综上所述，开展好事业单位各项档案管理工作，具有非常重要的意义，不仅涉及对单位人员的培养、考核，而且对于其他工作部门也有着直接的影响。但是以往的档案管理模式有着一定的缺失，所以需要充分重视、大力投入，开展软、硬件配套设施的建设，借助于档案的信息化建设等措施，打造更为完备的事业人员档案数据库。另外要通过改进工作人员的工作态度以及业务能力，不断增强档案管理效果，有效发挥档案管理工作应有的功能和作用。

参考文献

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