信息化环境下的工程档案管理新模式

唐灿

摘 要：在以往的档案管理模式中，档案管理的效率难以适应新时代的发展，必须要使用管理新模式，让档案管理的方式和内容得到转变，才能实现高效的档案管理。基于此，本文先是分析了档案管理新模式具有的优势，然后研究了档案管理新模式的实施，以期通过应用档案管理新模式，让工程管理的效率得到提升，让工程管理取得更优质的效果。

关键词：信息化环境；工程管理；档案管理；档案管理新模式

在工程项目中，随着工程的实施，会逐渐产生诸多文件和档案。这些文件和档案是对工程项目开始、发展以及结束全过程的记录，从文件档案中能够了解施工质量的整体情况，这些档案也是工程质量情况的重要依据。因此，在工程管理中，必须要展开对工程档案的管理，需要积极使用信息技术，让档案管理能适应时代的发展，能够和信息化环境互相适应。

1 实施档案管理新模式的优势

档案不再是业务活动的副产品，而是重要的资源。项目管理系统能和档案管理系统互相融合，使用异构数据网关和平台使得信息系统得到集成，对数据配置提供支持，这样能够最大程度上保证数据信息的共享，实现了数据和服务的集成。利用异构数据网关让各个参建方系统得到联通，能够让材料、设备以及资金等相关信息得到公开，让系统获得对账和监督的功能。应用新模式能够提供上报接口，让数据资源得到共享的机会，让工作人员的工作量得到降低。使用新模式进行档案管理，让管理人员在控制中取得了便利条件，能够在很大程度上提高服务意识以及参与意识，能够让档案管理人员的积极性被调动，主动提供方案服务。同时利用档案管理系统能够更加深入的进行需求的挖掘，能够更及时的掌握管理人员决策需要。档案管理人员根据需求能更加及时的将数据档案送到员工手上。同时需要对档案信息进行深度挖掘，将有价值的信息挖掘出来再进行利用。将这些有价值的信息能够应用在数据库的建立上，能够建立出材料库、招标库等数据库，在后续工程的必要阶段，能够对数据库进行集中的应用。

2 工程档案管理模式的实施

在项目管理理念之下，将管理理论以及业务流程作为依据，将项目程序以及档案管理相结合起来，建立一种管理模式，从而实现文件控制目标。

2.1 建设档案管理流程

根据实践经验可以了解到，需要将收集工程档案和建设档案管理流程同步展开，从而让工程档案的质量得到保证，同时也满足了收集工程档案的要求。在当前的流程中，工程开始活动之前，档案人员需要主动了解工程文件的类别，根据工程文件制定出在管理工程项目上的流程图，根据流程图收集工程档案。同时还需要根据项目进度，将收集工程档案的计划编制好，在工程文件和项目实体之间建立关联，做好文件收集和档案收集工作。在形成工程文件之后，需要及时将档案归类，为档案的完整性和准确性奠定好基础，为后续工作的开展做好充分的准备。

2.2 建设业务流程

工程档案作为项目全过程的记录，是项目成果和工作人员最为重要的展示形式。对于工程档案的管理是项目管理中最重要的内容，不同项目的不同建设阶段和不同的材料相互对应，在相关的条例中对于各个阶段的工程文件提出过明确的规定，需要对文件展开科学的管理。在项目管理的过程中，档案人员必须要承担起监督员的角色，需要在项目建设完成之后，将不合标准的工程记录挑选出来，严格禁止工程进入到下一阶段中。如果缺少竣工验收文件，决不能予以验收。需要将工程文件中允许归档的标准和要求明确的写入合同中，同时坚持依法进行档案的管理。这样档案管理也就得到规范化的流程操作，让企业运行效益得到驱动。

2.3 深入挖掘档案价值

为了对工程档案价值展开深度挖掘，以帮助工程能实现提升，不仅让档案价值得到实现，也让档案管理的目标和价值得到实现。首先档案管理人员需要加强宣传的力度，在项目中建立全员参与的理念，使得项目收集档案以及管理档案能够获得根本性保障。同时档案管理人员决不能守在档案室中进行档案管理，需要将被动工作转变为主动工作，需要主动对文件进行组织和控制。对档案信息进行深度挖掘，不断开发出新产品，从控制实体文件和档案能转变为智能控制，将静态的档案转变为激活档案。使得工程档案能够成为启发思维的工具，在企业能节约管理成本的基础上，让企业工作效率得到升高。通过得到管理人员对工程档案管理工作的支持和重视，还能提高管理水平，让档案管理获得更加广阔的空间。

2.4 建立档案管理系统

凭借檔案管理中使用的技术和方法，让档案管理建设程序和档案管理建立起来，建立项目管理以及档案管理一体化的系统。在保证信息安全的情况下，能实现一体化的办公自动化，能够让工程档案中的数据得到统一管理，让核心服务器和各个建设方之间形成同步和互相支持的作用。档案管理系统使用的是网络拓扑结构，将各方管理系统和核心服务器连接起来[1]。

在系统的管理权限上，可以设置这些功能：1）数据集成以及资源共享功能。在项目中，各个参建单位都具有自己的管理系统。出于安全性的考虑，各个系统可能运行中在独立的局域网中，数据资源共享无法实现，还需要借助其他网关进行处理。因此，在档案管理系统中，根据用户的权限和需求，将数据进行整合和共享，让数据能在不同系统中实现自如的交流。2）服务集成以及业务协同功能。由于各个参建方使用的是不同的应用系统和资源，通过应用工作流让各个单位信息之间的屏障被打破，形成一张信息网。使得信息网中各个信息能够实现互相合作，达到一致化服务的目的。另外通过Web的服务将网络协议集成起来，使用统一接口对各种资源进行使用，让服务范围得到扩展。3）安全认证功能。在系统中借助于PKI数字认证，对系统身份进行认证，让信息传输过程得到安全性和完整性的保障。

2.5 将参建方OA系统和档案管理系统联合

各参建方需要根据自己的需要利用图形化流程进行工具的创建，利用内部建设工作流进行引擎[2]。例如：设计计划申请流、财务报账流、合同审核签订流等，将整个过程中的参数完成定义，让多个系统之间的业务目标得到自动协调，能够对过程实现检查，让OA系统能够和档案管理系统实现深度关联。在OA系统中的信息能够统一格式得到归档，同时能够在档案管理系统中得到存储，这样也就实现了一体化的文档录入和管理。

3 结论

综上所述，本文基于实施档案管理新模式的优势，研究了工程档案管理模式的实施，必须要建设档案管理流程和业务流程，不断深入挖掘档案价值，建立档案管理系统，将参建方OA系统和档案管理系统联合起来。通过让OA系统、工程管理系统以及档案管理系统实现融合，能让各方信息资源实现共享，让工程得到全面的管理，同时能够保证工程项目得到顺利的实施，能够让工程质量获得根本性保障。

参考文献

[1]张静，姜尚堃，窦俊伟.新形势下创新水利工程档案管理模式探讨[J].山东水利，2018（08）：39-40.

[2]林立鹏，邹新梧，姜永，孙宏薇，韩芳旭.基于和谐管理的输变电工程档案管理新模式[J].科技创新导报，2016，13（01）：94-95+98.