新时代如何做好人事档案管理工作

刘美巧

摘 要：我国的人事档案管理工作经过长时间的发展并且取得了优异的成绩，但是，随着时代的发展，我国传统的人事档案管理工作的方法已经无法适应当今的网络环境，因此要寻找适应新时代的人事档案管理方法，做好人事档案管理工作，发挥出人事档案工作更大的优势，促进我国人事档案管理工作持续健康发展。

关键词：新时代；人事档案；管理

1 人事档案管理概念及工作内容

1.1 人事档案管理概念

人事档案管理就是人事档案的收集、整理、分类、鉴定、归档、保管、统计、提供利用和传递的活动。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

1.2 人事档案管理主要工作

人事档案管理的主要工作是由五个部分组成的，分别为材料归档，检查核对，转递，保卫保密，统计。材料归档主要是把新形成的档案资料及时归档，归档的顺序是鉴别材料，按照材料属性、内容选择归档位置，在目录记录材料名称和内容，然后将材料放入档案。检查核对即是对每一份档案进行查验、核对信息。转递工作一般是有员工变动了工作岗位才会进行。对档案进行安全、保密、保护工作。

2 目前人事档案管理工作存在的问题

2.1 重视度不够

目前，公司、档案保管部门、人才中心对于人事档案管理工作都不够重视，传统观念对人事档案管理的认识不足，大多数员工和管理者都认为人事档案管理是一项简单的工作，不需要付出多少努力，只需要按照程序、规定办事就可以，内部安排从事人事档案管理的人员的数量较少，一人兼多职的情况时常发生，而且硬件设备也不齐全，阻碍了人事档案管理工作的进行和发展。传统的管理模式也没有太大的改变，管理方法不具备专业化、数字化、科学化，还是延用固定的人事档案管理理论、管理方法和管理经验，跟不上新时代的脚步，无法适应新的发展环境。还有我国的人事档案管理工作责任没有理清，负责部门有的是人事部门，还有的是综合档案管理部门，当出现问题时，找到直接负责的部门是非常困难的。

2.2 信息化程度低

人事档案管理信息化程度低也是阻碍工作进行的原因，没有先进性、科学性的档案管理系统大大降低了工作效率，没有充分利用先进的信息技术平台，来实现现代化、智能化的档案管理工作。档案信息化程度低，员工有较大的工作负担，需要手动处理很多事物，大大降低了工作效率，有多人办事的时候一时难以及时查找到相关的信息，也存在材料丢失的可能性。员工在进行人事档案管理工作的时候，因为没有科学、有效的智能系统支持，单凭手动操作也会导致档案内容不完整，偶尔出现归纳信息混乱等情况。目前人事档案管理工作整理的信息还不够全面，大多数公司、企业、部门只是记录个人的基本信息，包括姓名、性别、年龄、政治水平、文化水平等，但是个人的职务变动、工资变动、专业技术职称等信息的收集归档并不完整。对升职和降职的人员的记录不及时，转递工作无法有效进行。

2.3 从业人员专业素养有所欠缺

因为对人事档案管理工作的不重视，被挑选从事这一工作的员工的专业素养往往存在问题，公司、人事檔案保管机构、人才中心在选拔人才的时候往往忽视了个人的专业素养，很多从业人员都不是档案管理专业毕业的，而且大部分员工都缺乏相关档案的工作经验，管理人员一般都是人事工作人员或是文秘，专业水平肯定是不高的，而已，从业人员经常更换，保密工作不能做好，人事档案信息容易泄露，这些都严重影响了人事档案管理工作的安全性。从业人员的责任意识也不够强，使人事档案管理工作发展的非常缓慢，没有“干一行，爱一行”的爱岗敬业精神，工作效率自然不高。

3 新时代如何做好人事档案管理工作

3.1 注重材料收集的重点，确保档案的真实性

材料的收集工作同样不可忽视，材料收集要有个人经历、考核考绩、培训、历史问题、工资、调动、离任等很多信息，信息越全面越好。还要确保档案的真实性，就要对人事档案管理工作进行严格的把关，尤其是注意档案材料中记载的出生年月、学习工作时间、入党时间、工作晋升、年度工资表等重要信息容易被涂改，要认真鉴别。还有一种通过特殊途径替换原始材料的虚假材料，通过鉴别可以看出其中问题，要进一步甄别剔除。这些都是检查档案真实性的重点，管理人员要根据法律依法办事，保障档案内容准确、实事求是、手续完备，保证资料符合归档要求。工作人员要完全按照法律规定办事，了解档案材料信息的来源，建立沟通渠道，要严格审查档案，对有伪造、涂改档案的要予以清除。

3.2 完善人事档案管理制度

完善人事档案管理制度，增加领导的重视程度，可以成立档案管理领导小组，小组成员由人事管理部门的领导和从事档案管理工作的部分员工组成，档案管理领导要经常与员工进行沟通交流，根据实际情况，指导员工不断改进工作方法，提升工作效率，及时纠正员工工作过程出现的错误。也可以设立档案管理员工奖惩考核制度，制度规定人事档案管理全体员工进入考核范围，每一次考核以一个月为期限。管理部门要积极组织本部门员工认真学习人事档案管理工作制度，尤其是人事档案管理工作人员要认真学习、理解制度的每条内容。管理部门员工要严格遵守制度，保证用人有序、高效。要对人事档案工作人员进行定期培训，设立严格的定级、晋级、降级管理工作。

3.3 加强信息化建设

加强信息化建设就要依靠信息化技术手段，改变传统的信息储存模式，用计算机收集、整合数据，这样就可以把工作变得简单化，员工只需要利用智能化档案管理系统就可以把一个人的档案信息完整的记录下来，能够满足人员岗位变动大、人员流动多的信息记录的需求，员工又可以利用系统的功能检查核对档案信息的正确率，减小了员工的工作精力，具有灵活性和人性化的特点。人事档案数据化，查找方便，而且有储存备份，数据不易丢失。建立档案内部系统，可以防止外界泄露，加强信息化建设可以使工作提速，体现与时俱进的特点。

3.4 提高从业人员的专业及综合素养

从业人员的专业和综合素养决定了是否能真正胜任这份工作。提高从业人员的专业文化素养，定期培训员工，教授员工管理理论知识和管理方法。从业人员也要有自觉提高素养的意识，利用假期时间多阅读与档案管理有关的书籍，单位可以让员工外出学习，参加档案中心、档案馆的培训课程，综合素养要想提高，要从多方面磨炼，要磨炼员工的意志品质、责任心、共同协作能力等等。

4 总结

进入新时代，人事档案管理工作应该与时俱进，朝着好的方向迈进，人事档案管理相关人员应该不断奋斗来促进这项工作的发展，找寻出最好的工作方法，让人事档案管理工作散发出更耀眼的光芒。

参考文献

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