新形势下医院档案管理现代化探讨

宋春燕

摘 要：传统的医院档案管理系统不完善，存在许多弊端，管理意识不够，信息的完整性和连续性难以保证。本文对医院档案管理中存在的问题及对策进行详细分析。

关键词：医院档案；管理现代化

1 医院档案管理现代化的重要性

1）飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理现代化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作管理的要求也相应地越来越高，传统的档案管理模式不断受到新的挑战，正经受着现代科技发展浪潮的巨大冲击。面对这种挑战和冲击，医院档案管理只有顺应时势，加快档案现代化建设，尽快实现档案管理现代化，才能在挑战和冲击中抓住历史发展的机遇，使档案管理工作完全适应新形势发展的要求。

2）实现医院档案管理现代化是解决自身存在问题、提升管理和利用水平的根本途径近年来，医院在实现档案管理现代化方面虽然做了一些工作，取得了一定成效，但总体来看，现代化程度并不高。这主要是管理意识、设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，档案管理和利用水平较低。解决上述问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高档案的管理利用水平。

2 医院档案管理现代化面临的问题

2.1 不重视档案管理，档案利用率低

历来都是把医疗工作作为头等大事来抓，而忽略了对档案的管理。尤其是领导干部对档案管理工作从意识上也不重视，他们总是从医院的经济效益出发，而不能考慮到档案对医院的发展、医疗经验的传承及科研工作等的重要性，因此，对档案管理工作的投入就较少，甚至忽略。档案管理工作者对做好这项工作及其现代化的意识就更淡薄，总是持着旧的思路来做工作，不求改进，使得档案的利用率较低，实际上档案室成了医院的一种摆设。

2.2 管理硬软件落后

医院档案管理中的硬件指的是管理设备，软件指的是管理者素质及管理文化。当前，医院档案管理的硬件方面不管从增速还是种类上都是较为可观的，但是大多数医院尚未配备较为宽敞的空间做档案管理的专门场所，并且在管理过程中不重视对档案的维护，这就导致很多医院档案随着时间的延长自然受损情况严重，有些医院甚至因为空间紧张而丢弃了一些档案，导致档案存建有较大的不完成性。另一方面，过于陈旧的设备不利于管理工作效率的提升，当前医院档案室内尚不具备专业的、充足的档案管理先进设备，比如自动号码机、自动手钻等。在医院档案管理的软件方面，尚不具备完善的管理制度及合理而科学的实施方案，并且还不具备良好管理文化营造的顺利的执行环境，这就大大降低了管理质量。管理者素质较低也是导致当前医院档案管理效果不理想的主要原因。很多管理人员管理技能与专业知识都不足，不具备必要的医院基础理论知识，在工作中责任感较低，这就从主观上制约了档案管理质量与效率的提升。

2.3 档案管理体制不健全

档案管理体制的不健全造成的档案管理工作存在分工不明确、相互之间的工作不协调，一般各个科室之间都是相互独立的档案管理方式，造成有些科室之间的具体职能得不到充分发挥，结合实际经常会出现信息的重复收集，一定程度上造成了相关资源的浪费，或是相关信息的收集整理很难确保其连续性和完整性。这种情况会给后续的相关档案查找带来很大的麻烦，导致上述一系列问题的出现主要的原因就是，医院档案管理的体制不够健全，没有统一的操作流程与管理方式，造成医院档案的管理工作效率低下。

2.4 忽视医院档案管理的信息化

随着互联网的发展，社会生活中信息化水平逐渐提高，这要求医院不断完善发展各方面中的信息化程度，在档案管理工作中采用先进的科学技术以及设备，结合现实需要加强医院软硬件的开发与使用。切实提高医院档案管理工作水平，但是基于现实考虑，这一方面的发展并没有得到真正落实。

3 现代化医院档案管理问题的解决对策

3.1 提升全体医院管理成员管理的重视程度

在新的医疗改革背景之下，要想强化对医院档案管理的有效性就需要发挥出档案管理的作用，全面提升员工对于档案管理关注和重视的程度，尤其是领导人员，需要将档案的管理工作纳入自己管理的全部体系当中，突出工作重点，让档案的管理工作成为医院发展的一个重要组成部分，并且将档案管理工作更好地提上日程。当前的档案管理工作方式还不是十分突出，较为落后，因此需要探索出一提条新的道路，让档案管理的模式得到创新，在整个医院的管理工作中产生突出性的作用，通过全员档案管理工作意识的提升，让档案管理的工作质量也得到较大的提升。

3.2 提升档案管理人员的业务水平

档案管理人员的业务水平对档案的发展以及有效管理会起到积极的作用。医院的档案管理人员需要进行更多方面的培训工作，不断强化管理人员在管理方面的意识，按照医院档案管理的实际需要制定人才的培养方案，通过进修、参观、学习等等途径让档案管理人员的专业性素养得到有效的提升，让档案管理人员的综合素质也得到全面的提升。档案的管理人员还需要建立起业绩考核方案和奖惩制度，所有的业绩和自己的工资绩效成正比，这样能够开发出档案管理人员在管理方面的内在潜力，激发档案管理人员的热情，使其可以充分意识到档案管理工作在整个医院发展过程中的重要性，然后对自己的行为进行管理和束缚，自觉地为提升管理能力去学习。除了人员之外，医院还需要投入更多的资金引进现代化的管理设备，优化管理系统，使用全新的计算机管理软件，在存储档案以及管理档案的过程中发挥出积极的作用。

3.3 侧重服务，充分发挥档案的作用

做档案工作就是看重了档案资料凝结着医疗、科研及医院发展的成果，这是它本身所具有的价值，同时档案还可以促进医疗、科研及教学工作的发展，只所以要做好这项工作，也就是看到了档案工作为医院的健康快速发展提供信息服务，提供智力支撑，提供精神动力，因此，作为档案管理工作者要具备这种服务其他部门或其他领域的意识，通过多种渠道、多种途径、多种方式积极主动地去开发利用档案资源，有较高价值的档案，还可以进行深层次加工，进行整理汇编，以更好地为临床及科研服务。同时，档案管理工作在运作的过程中还要注意对资源利用的反馈信息，要始终清醒地认识到档案工作所处的状态，还要加强与兄弟医院的同类工作加强联系，这样可以共享档案资源，在实践中使档案的信息作用得到充分发挥。

3.4 投入资金，更新配备

做到档案管理的现代化要做好档案管理工作，必须加大资金投入力度，引进能改进工作的先进的技术及设备，这是真正实现档案管理现代化的必备条件。只有实现医院档案现代化，才能为医院管理提供全方位、内容新、质量高的档案信息产品。首先要更新改进硬件，如现代化的库房、橱柜、桌子、除湿空调及灭火灭虫设备等，要引进一批计算机，同时对计算机还要安装先进的软件系统，以更好地储存、运营及管理医院的档案业务，这样还方便了对信息资料的检索，节省时间，也节省了保存档案所占的空间：人力及物力，使档案管理实现信息化、网络化，是医院档案管理现代化必不可少的重要内容。

4 结束语

综上所述，在现代信息技术发展的推动下，如何实现档案管理的现代化已成为医院单位研究的重大课题。我们必须在今后的工作中高度重视这一问题，充分发挥现代科技手段在档案管理中的作用，将现代化理念贯穿于整个档案管理系统，为医院档案管理的现代化奠定坚实的基础。

参考文献

[1]张玉惠.新形势下的企业档案管理现代化[J].机电兵船档案，2010（03）：74-75.

[2]石旭辉.浅谈信息时代基层医院档案管理现代化的实现[J].黑龙江史志，2014（22）：97.