浅谈现代化技术与档案管理的创新

摘 要：信息化社会，档案资源在单位发展中的作用突出，在新时期越来越受到人们的重视。现代化技术的高效发展为档案资源建设提供了一条可行性强、高效性和科学性的路径，许多档案事业主体开始探索融合现代化技术与现代档案管理理论，创新出一种能够提高档案管理成效的模式。总体来说，在档案管理中采用现代化技术已经成为一种趋势，也是衡量一个单位档案管理现代化水平的重要标志。本文的研究重点在于利用现代化技术这一有力抓手来推动档案管理创新，助益于单位档案资源建设。

关键词：现代化技术；档案事业；创新；系统

1 基本理论概括

1.1 概念界定

社会不断进步的同时，许多现代化技术也随之产生，现代化技术对各行各业的生产生活都造成了很大的影响[1]。同时，信息化社会中，人们获取信息的方式和渠道更加多样化，单位在日常工作中产生的信息资源愈来愈多，许多重要的信息资源被汇集在一起形成了档案，档案资源的整合发展和竞争发展成为一种趋势。各个单位性质不同，其档案管理对象也是不同的，但总体而言，档案管理方式都会表现出一定的共性。现阶段，档案管理学界以及实务部门探讨最多的就是利用现代化技术来提升档案资源建设效能。现代技术与档案管理的融合在学界也称为档案管理现代化，其主要是指以建设高效、科学和规范的档案管理部门为核心，利用现代化技术建立与单位档案管理实际相契合的档案管理体系，科学规划单位的人力、物力和财力流动，实现单位档案资源建设网络化、开放化、自动化和现代化。

1.2 档案管理创新的目标

从宏观层面来看，单位档案管理主要是服务于经济建设和社会建设，单位投入大量的人力、物力和财力将现代化技术融入到档案管理当中，主要是为了充分利用档案信息资源，提高单位的运转效率，进而使单位更好地面向社会提供服务[2]。从微观上看，单位利用科学的管理方法，以现代化技术为依托，系统规划档案管理的内容，以此保障档案管理现代化的顺利进行。同时，单位需要建立相适应的档案管理体系，科学选用先进的档案管理系统和档案管理设备，提高单位档案部门的运转效率。

2 档案现代化建设存在的问题

2.1 档案数字化水平不高

档案数字化主要是针对纸质档案管理提出来的，将纸质档案进行数字化转化，可以实现电子档案与纸质档案的一体化管理。现阶段，部分单位在档案数字化工作中，没有充分利用现代化技术对纸质档案进行集成化处理，导致纸质档案的处理效率不高，例如，部分地区甚至没有购置高速扫描仪，仍然需要档案管理人员对纸质文件进行一项一项扫描。又如，许多单位没有开展档案目录数据库建设，在利用现代化工具对档案进行分类和编目方面仍然存在缺陷。正是由于档案数字化水平不高，导致档案检索时间较长，难以准确的在档案管理系统上进行内容定位。

2.2 档案安全问题

部分单位的档案价值较高，涉及到人事、财务及技术等领域，典型如财会档案、人事档案进行科技档案等等[3]。现阶段，在档案管理中运用最多的主要是大数据技术、信息集成技术以及信息共享技术，这些都需要利用到互联网工具。互联网环境中存在大量的病毒，一旦被黑客植入相关病毒进入到档案管理系统当中，档案将面临着被非法窃取、篡改和遗失的危险。许多单位由于没有重视档案安全管理，没有采取相应的现代化技术来防范病毒入侵，导致许多重要档案被非法份子所窃取。

3 档案现代化建设的原则

单位利用现代化技术实现档案管理的创新必须遵循的一定的原则，符合一定的规律，这也是唯物辩证法的基本要求。档案现代化建设应当遵循以需求为导向建设、以项目带动发展、统筹规划档案管理以及稳步实施档案管理的原则，具体而言，可以细化如下：

第一，以需求为导向建设。单位进行档案建设必须考虑单位不断发展变化和日益增长的利用档案信息资源的需求，根据单位的实际工作来收集相关的信息资源并归类成档，促进档案信息资源的纵向与横向开发。除此之外，单位档案部门不仅要服务于本单位，更是要服务广大社会公众以及其他单位。在社会公众以及其他单位有正常的档案查阅需求时，要做到相关的服务工作，创造出更多地社会效益。

第二，以项目带动发展。单位利用现代化技术进行档案资源建设是一项复杂性的系统工程，有必要将档案现代化建设划分为若干的步骤，一步一步的搞好档案现代化建设工作。例如，制定人才引进、资金引入以及技术引入项目，解决档案资源建设中的难题。

第三，统筹规划。单位档案现代化建设要避免盲目性，要充分考量现有的基础设施水平、单位发展水平以及财力水平等因素，制定相应的发展方案，确定档案现代化建设目标，将单位档案管理工作与其他工作统筹规划，实现单位档案管理工作与其他工作的有效衔接。

第四，稳步实施。单位档案现代化建设在实施过程中要进行可行性研究、充分做好调研工作，按照既定的规划和目标一步一步的实施，确保档案现代化建设的稳步推进，在实施中及时发现问题并解决问题。

4 档案现代化建设路径

4.1 提升档案数字化水平

一方面，单位要科学选用相应的现代技术设备，加快对纸质档案的数字化转化工作，实现纸质档案与电子档案在档案管理系统上的一站式管理与服务。同时，要对档案进行数字化编目，根据档案管理的类别编制相应的查询目录，降低检索的时间。另一方面，单位要利用信息共享技術和云储存技术打造档案共享系统，在符合法律和单位规定的情况下，为社会公众以及其他单位提供查档服务，提升档案服务效能，实现档案资源建设的高效化。例如，单位可以将微信公众号与档案管理系统进行渠道对接，方便查档主体在互联网中进行查档。需要注意的是，档案现代化建设与单位人力资源密切相关，单位要通过人才培训和人才引进的方式提高单位人力资源的质量，引进复合型管理人才，才能夯实档案现代化建设的基础。

4.2 加强档案安全管理

一方面，单位有必要综合利用数字加密、密钥处理以及防火墙等技术提升档案管理系统的抗风险能力。对于科技档案、人事档案、财务档案以及其他涉密档案，单位可以在云储存系统上进行备份管理，也可以在某一计算机上进行封闭式管理，提高档案风险防控能力。另一方面，单位要建立相应的风险防控机制和应急机制，在数字档案被篡改、遗失和损坏之后，及时了解泄密的范围，有针对性的采取相关应急措施。总而言之，档案现代化建设中，档案安全管理处于凸出位置，是一切工作的核心，档案安全工作做不好，档案现代化建设就是空谈。

5 结束语

单位档案资源建设现代化过程中，不仅要选用先进的档案管理理论以及现代化技术，还需要构建出一套符合单位实际状况的档案管理机制作为基本保障。档案管理机制是否符合单位管理实际，是否高效和先进，都会直接影响到单位档案工作的方方面面。在档案管理现代化过程中，信息化建设是最为核心的环节，其直接关系到单位档案建设的后期成效。因此，基于这种前提下，本文以规范化、高效化和科学化为目标，以实现档案资源现代化建设的角度入手，从多个方面对档案现代化管理展开了阐述，希望能为我国档案事业提供有力的理论和实践操作保障。

参考文献

[1]陆益.强化档案管理现代化面临的问题与对策研究[J].经贸实践，2018（19）：209.

[2]乔雪妮.档案管理现代化浅析[J].陕西档案，2018（04）：24.

[3]雷晓婷.档案基础工作与档案管理现代化[J].文教资料，2018（24）：81-82.

作者简介

柴丹（1980-），女，吉林扶余，本科，毕业于内蒙古大学，助理馆员，研究方向：档案管理（中级馆员）。