事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

高寅城

摘 要：为了提升事业单位的工作效率和质量，当前很多事业单位的档案管理都加快了信息化建设的脚步。但受一些因素的影响，导致事业单位在信息化建设的过程中出现了一些问题，影响了档案管理信息化的建设，以及工作的展开。本文将对当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题进行分析探讨，并基于这些问题，提出如何加强事业单位档案管理信息化建设的对策。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

当前很多事业单位已经开始进行档案管理的信息化建设，不过因为一些因素的影响，信息化建设的进程并不顺利，影响了事业单位档案管理工作的有效展开。随着我国信息科技的不断发展，事业单位档案管理信息化建设也取得了不错的应用成果。不过和西方发达国家相比，我国事业单位的档案信息化管理，还应该进一步完善。因此对其中存在的问题进行探讨，并根据问题提出解决对策，对事业单位档案管理信息化建设具有一定的现实意义。

1 事业单位档案管理实现信息化建设的作用

实现事业单位档案的信息化建设，能够提升档案管理工作人员的工作效率，更加方便的进行档案管理，减少工作量，使档案管理工作更加轻松。并且，还能最大化的对档案信息资源进行利用，更好的利用好档案信息资源。实现档案的信息化管理有诸多的优势，比如增加档案归档效率，节能环保，为社会提供更加优质的档案管理服务，减少在档案管理中的资金投入。在大数据的支持下，还能准确的获得各类信息资源，最大化的发挥档案信息的作用，为事业单位的相关决策，提供有力的信息数据。

2 档案管理信息化建设中的不足

2.1 缺乏对档案管理信息化建设的重视

事业单位档案的信息化建设，因为涉及到整个事业单位的所有部门，因此并非短时间就能快速建设完成，且需要付出大量的人力、财力等。也正因此，事业单位的领导对此不够重视，认为只要基础业务实现信息化建设即可。导致当前一些事业单位只有档案归档和记录等实现了信息化，但却缺乏相关的硬件和软件设施，难以最大化的发挥档案管理信息化的作用。

2.2 档案管理信息化建设的速度较慢

当前已经有一些事业单位较完全的完成了信息化建设，不过尚在建设中的事业单位仍在多数。这些事业单位大多只是采用计算机办公，对电子档案进行简单的归档，没有采用专业的档案管理系统软件实现系统化的管理。因此目录库不健全，难以实现档案管理的数字化建设。且一些事业单位仍旧采用纸质档案管理，阻碍了单位的信息化建设。

2.3 档案管理缺乏信息化技能

在事业单位档案管理实现信息化建设后，一些工作人员因为自身能力不足，难以胜任当前的工作。比如对计算机使用不熟练，缺乏网络技术等，导致电子档案工作进度较慢。而且很多档案管理人员习惯了传统的管理方式，难以很快适应信息化下的档案管理。在实现信息化建设后，事业单位没有对档案管理人员进行专业培训，致使拥有现代管理技术的档案管理人才很少。再加上没有专业人才的加入，当前的档案管理人员很难具备高水平的档案信息化管理技能和素质，影响了档案管理信息化的建设。

2.4 缺乏档案信息安全保障

档案的信息化建设最为重要的就是信息安全，否则电子档案信息和数据很容易被窃取。然而当前很多事业单位几乎都没缺乏这方面的建设，档案管理人员日常工作中也经常忽视电子档案信息的重要性。一些单位基本上都是通过防火墙保护信息安全，缺乏专业信息安全技术的保护。另外，事业单位经常会公开一些信息资料，因为对公开资料的审查比较宽松，导致一些不法分子轻易的就能获得事业单位的机密信息。随着网络技术的不断发达，事业单位档案信息化管理所受到的威胁也越来越大。

3 事业单位档案信息化建设的改革对策

3.1 加强对事业单位档案管理信息化建设的重视

第一，事业单位的领导和决策者必须意识到档案管理信息化建设的重要性。这是从传统档案管理模式向信息化建设、数字化建设的重大进步，是档案管理发展的重要发展阶段。且档案管理的信息化建设，在大数据技术的支持下，还能为企业的各项决策提供有力的信息数据，对提升档案的管理工作，事业单位的社会服务能力都有重大促进作用。第二，档案管理人员也应该认识到档案管理信息化建设的重要性，加强自身的网络安全意识，积极为档案管理信息化做出努力。

3.2 加速推动建设档案管理信息化进程

当前事业单位档案管理的信息化进程较慢，因此必须要加快信息化建设的进程。可从以下几方面进行：首先，加快对档案管理信息化软件和硬件的采购，比如专业的档案管理信息系统。制定规范的档案管理信息化建设标准，使各个部门都严格按照规定进行电子档案的编辑和提交等，方便管理人员的后期归档。加强档案管理的信息化宣传，使事业单位工作人员加强对档案管理人员的配合；实现档案的信息化管理和事业单位现代化办公的结合，使档案管理人员能够更加方便的采集信息。总之，要尽可能的为档案管理人员创造便捷的工作方式，推动档案管理的信息化进程。

3.3 加强对档案管理人员的技能和素质培训

想要做好事业单位档案管理的信息化建设，就必须具备一支高信息技术水平、计算机技术水平的人才。因此事业单位必须加强这方面的建设，使档案管理的水平能够跟得上信息化建设的进程。首先，可以加强对现有档案管理人员的培训，从最基本的电子档案归档、计算机操作，到如何利用档案信息数据，结合大数据进行信息数据分析等，快速而稳固的提升档案管理人员的信息化技能。除此之外，还应该培养其创新、探究等符合信息化特征的综合能力，以及良好的职业道德。使档案管理人员能够在工作中不断的创新，研究出一套适合本事业单位的档案信息化管理系统；其次，引进专业的档案管理人才，大数据技术分析人才等一些专业的信息人才。在不断提升本事业单位档案管理信息化水平的同时，也能实现对现有档案管管理人员的培训，进而实现整体档案管理队伍整体综合能力的提升。

3.4 加强事业单位档案管理的安全保障

可从以下几方面加强档案管理的安全保障：第一，制定完善的信息化管理制度。根据不断变化的网络环境，以及档案管理信息化过程中可能出现的安全问题，对档案管理工作规范进行明确的规定，确保档案管理人员在保障信息安全的情况下开展工作；第二，购买专业的网络安全防护系统，采用多种安全保障措施，确保事业单位的档案管理不会被黑客攻击，降低系统崩溃的可能，并做好信息庫的备份工作；第三，加强档案管理的监督机制，任何在网络上公开的信息，都要进行严格的审查，加强对档案管理人员的监督，工作流程的监督，确保公布的信息不会对档案信息资源造成威胁。

4 结语

事业单位的档案管理实现信息化建设，对促进档案管理发展具有重大作用，也是当前信息化时代下的必然要求。不过在事业单位档案管理信息化建设的进程中，受一些因素的影响，必然会出现各种问题，必须要及时发现这些问题，并分析原因，采取措施进行解决，才能最大化的使档案管理信息化建设作用发挥出来，真正的加快事业单位档案管理信息化建设的进程。

参考文献

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