人才交流服务中心档案管理工作的几点思考

张萌

摘 要：在这信息传递迅速的时代，互联网技术铺天盖地，人才服务中心档案管理员所面临的挑战也是不容忽视的。作为人才交流服务中心的重中之重，档案管理在日常管理活动的地位不可撼动，本文通过分析新时代档案管理中现存的问题，提出新的策略，加强管理效率，突破管理挑战，为把人才交流服务中心档案管理工作做到极致而进行论述

关键词：人才交流；服务中心；档案管理；应对措施

所谓人事档案，实际就是将个人的成长学习经历、主要社会履历、道德品质等个人情况进行记录的资料库，许多企事业单位在挑选人才时都将其作为主要根据，随着时代的变迁，人才交流服务中心的档案管理类工作日渐复杂，因而相关的问题也逐渐展露，对档案管理的工作有着一定的制约，对社会的发展也造成一定的障碍。

1 现存问题及原因

1.1 档案遗失或死档现象频繁

人才交流服务中心所收集的档案主要分为以下几种：需要办理应聘信息的各类高校毕业生、因私出国保留档案的人员、在规定时间内组织评定或申报职称的技术人员、社会流动人员等，由于上述的人群数量难以估量，工作的复杂程度可想而知，再加上某些高校毕业生短期之内找不到固定的工作，毕业学校无法将其档案邮寄到准确的地点，有些寄到人才市场后便置之不顾，时间一久档案便在当事人不知情的情况下遗失或成为死档，为许多毕业生日后的档案管理与就业都带来了许多不便。

1.2 缺少信息管理

随着科学技术的迅速发展，信息技术的发展也是不容忽视的。许多人才交流服务中心档案管理因未紧跟时代的步伐，导致管理档案的工作人员效率得不到提高，服务质量得不到保证。虽然我国已颁布与人才交流服务中心档案管理信息化相关的规定，但相关部门的管理机制信息智能化依旧较低，仅仅停留在查询、搜取等基础层面，其应有的作用一直得不到充分发挥，虽然国家已对此类问题提出了解决方案，但执行过程中涉及资金、人力等困难重重，效果不明显。与新时代的信息化技术相比，社会人员档案管理的信息化和网络化水平一直没有大幅度提升，无法与其他部门共同进步。

1.3 对档案管理工作重要性理解不够

现如今，部分人才交流服务中心的工作人员对档案管理的工作只停留在接收档案并进行整理，而对档案有效管理的重要性理解的不够，加之人员的配备力度不够，硬件得不到更新，绩效考核得不到重视，导致档案管理工作仅仅流于表面，内外本质受到忽视，无法发挥其应有的作用。依照我国档案管理的相关规定，每千卷档案需要配备一名专业素质高的管理者。实际上，在现实中需要在岗工作的档案管理者的人数根本满足不了相应的需求，加之民办大学的增多，毕业生的人数也随之增多。档案管理人员的数量无法满足档案增多的速率。

2 主要应对措施及手段

2.1 加大宣传力度

人才交流服务中心的相关人员应定制一个宣传方案，并定期对社区和媒体发放宣传海报，并严格对海报的内容进行整理。或在毕业季去校园组织毕业生对毕业后档案的去向和档案对毕业生的重要性进行宣传，为他们解决一定的疑惑。让更多的毕业生加深对档案的认识，提高他们对档案的重视程度。

2.2 实现管理信息化

众所周知，档案信息化管理与网络信息化管理间有着密不可分的关系，为使档案信息的及时性和准确性得到保障，不同企事业单位应根据自身对人才的需求，通过档案信息迅速筛选符合条件的人才，并第一时间与人才进行接触，招募到人才后，将入职培训和工作考核信息记录到档案中，将信息技术管理的方式逐步落实到各个层面，进而不断提高人才招聘、管理、培养、服务等方面的效率和质量。

2.3 完善管理政策

为解决档案管理中存在的纠纷，国家应制定科学的法律法规，完善与其相关的方针政策。除此之外，档案管理者要结合对不同行业的档案性质，制定更加详实、细致、完善、严谨的管理规划，对管理工作提供分类指导，对管理和使用过程中的缺陷进行完善，对接收、转出、查借阅等流程进行精简和改进，确保档案依法、依規、高效管理使用。

2.4 全面提高人员综合素质

为全面实现档案的科学管理，人才交流服务中心的管理者应当全面提高管档人员的综合素质，针对档案管理和使用过程中存在的问题，聘请经验丰富的专家对档案管理工作人员进行培训，通过培训使得人才交流服务中心的管理人员正视自身管理存在的不足，并准确制定相关的方案进行改善，从而为服务对象提供更加高效、便捷、优质的服务。

2.5 规范档案管理，提高责任意识

2.5.1 及时性

为确保档案归档的及时性，人才交流服务中心首先应对档案进行归类，按照规定分编类号页进行整理，整理后的档案装入特制的档案盒中，不能归类入档的材料放入散材料袋，存档人员新增的材料，要及时准确按类入档。档案的存放位置要进行编号，同时开发一套信息管理系统，将系统中的编号与档案存放编号对应，便于迅速对档案材料进行查找。

2.5.2 保密性

近年来部分地区曾经发生存档人员的个人信息遭到了一定程度的泄露，档案中个人信息的安全性是受法律法规保护的，一旦泄露造成的损失不可估量。按照规定，严谨个人查借阅本人档案，组织查借阅档案需有正规手续，档案信息严谨对外公布或擅自泄露。对于电子档案，管理者应提高防范意识和技术手段，信息存放电脑严谨接入互联网或插拔U盘，以免遭受黑客攻击或感染病毒，要不断升级防火墙和通过杀毒软件进行不定期检测。

3 结束语

本文主要对现今人才交流服务中心档案管理发展中存在的问题进行了具体分析，为针对此类问题而提出详细的建议与解决方案。并针对档案管理的发展提出了档案数字化管理，体现了档案数字化管理对档案管理的重要性和必要性。作为新时代档案管理发展的重要内容，其代表着一种新生的力量，因此，档案管理人员需在工作中对其进行探索，针对积累的经验对工作中出现的规律进行总结，并对不足之处进行修改，久而久之，人才交流服务中心的管理人员才能对工作提供更加有效的管理，才能为企事业单位和社会提供更多优秀的人才信息。

参考文献

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