关于企业档案管理体制改革的探讨

陈艳君

摘 要：随着市场经济的发展，企业之间的竞争日趋激烈，企业在重视营销手段和经营理念更新的基础上，也更加重视公司的内部管理。近年来，随着网络技术和信息技术的发展，档案管理方式逐渐创新，原有的企业档案管理模式已经不能适应时代发展的需要，为此，只有推动企业档案管理体制的深入改革，才能保证企业档案管理水平提升与企业的发展步伐相一致，从而为企业发展提供不竭的动力。笔者在对企业档案管理体制改革必要性进行分析的基础上，对企业档案管理体制改革的有效路径和对策进行了分析，希望能够为广大企业提供有益参考。

关键词：企业档案；管理体制；改革；必要性；对策

作为企业内部管理的重要一环，企业档案管理在企业发展中的意义重大，良好的企业档案管理，对于企业的正确决策的制定以及企业内部文化的塑造有着积极的影响。在市场大环境下，企业的运转效率不断提升，办公自动化、无纸化等新鲜事物不断出现，在极大程度上改变了企业的工作体制和工作方式，然而对于企业档案管理而言，这些新兴的、便利的技术手段并没有被及时运用到工作当中，导致我国企业档案管理水平迟迟难以得到有效提升。基于此，笔者认为，档案管理一定要与时俱进，加快推进管理体制的改革，从而有效促进企业的稳定和可持续发展。

1 企业档案管理体制改革的必要性分析

1.1 企业档案管理体制改革是提升档案管理意识的必然要求

在以往的企业发展过程当中，“重经营而轻管理”的现象普遍存在，这种意识体现在企业的档案管理当中，就表现为档案管理水平不高，档案工作的连续性不强，档案的完整性、连续性欠缺，档案价值的挖掘和开发严重不足。长久以来的这些问题的广泛存在，使得目前我国企业内部的档案管理已经完全不能适应时代发展与企业进步的现代化、信息化需求，档案的价值不足以支持企业的可持续进步。为此，我们必须进行企业档案管理体制的改革，在企业发展中充分尊重档案管理工作、重视档案管理工作，在全企业上下牢固树立收集档案、保护档案、利用档案的意识，并着重做好工作人员的素质提升，从而保证企业档案管理水平的有效提升。

1.2 企业档案管理体制改革是提升档案管理效率的必要途径

传统的企业档案管理方式，大多数时候只是依靠档案管理部门的“单打独斗”，相关工作人员要深入每一个部门的每一项工作当中，搜集有关企业营销行为、活动组织、人事信息以及历史沿革等等的文件，并对这些文件进行进一步的整理和归档。在这一过程当中，收集到的档案类型不一、材料标准各异，这就给档案工作带来了很多的不便；此外，非专业的档案管理部门认识不到档案保存的重要性，因此对于一些需要入档的材料随意摆放，极容易导致相关资料的遗漏和丢失，给档案管理工作带来了极大的困难。进行企业档案管理体制改革，就是要改变传统的档案管理模式，引入更加标准化、信息化和规范化的工作流程，并在全公司内部建立健全的档案管理体系，真正使每一个部门都能参与到档案管理工作当中，确保档案资料的格式统一、整理方式统一以及提交路径统一，从而在提高档案管理工作效率的同时，加深档案管理部门与企业其他职能部门的联系，促进档案管理工作的与时俱进与效能提升[1]。

1.3 企业档案管理体制改革是使档案价值真正作用于企业发展的重要方式

以往的企业档案管理，大多是以收集和保存企业发展资料为目标，对于档案的价值开发严重不足，很多档案收集上来以后，要么进行非必要的加密，要么被束之高阁，导致档案的查找和利用存在一定的难度。对企业档案管理体制进行改革，就是要实现企业档案的进一步对外开放，促使档案资料信息效能的充分发挥。比如，将档案利用到企业文化的塑造当中，通过专门的企业文化展厅的搭建，向客户或者新入职员工进行企业发展档案的相关展示，可以使客户和员工更好地了解企业的内在，从而迅速拉近与企业的距离，形成与企业的情感共识，促进商业合作的达成，促进员工对于企业认同感的提升。

2 企业档案管理体制改革的路径及对策分析

创新是改革的动力，只有加快创新，才能真正发挥改革的效能，从而促进能力的提升。对于企业档案管理体制改革而言，我们首先也是必须要做好的工作就是鼓励创新、加快创新、落实创新，笔者从管理理念、工作方式以及人才培养三个方面，具体论述了改革中的创新思路及创新举措。

2.1 创新档案管理理念，提升企业档案的服务属性

随着我国经济的不断发展以及对于发展理念认识的进一步深入，“共享”这一概念已经融入到我国社会各行各业的发展当中，成为社会的热门词汇。对于企业而言，“共享经济”强调的是企业之间要加强沟通和协作，以资源的整合，促使双方应有的更大利益的实现。作为企业内部管理中的重要一环，档案在“共享经济”的实现中功不可没，做好档案管理理念的创新，认识到档案资料的共享价值，可以实现企业与友商之间的良好互动，从而帮助双方实现更大的经营收益。为此，企业一定要高度重视档案管理工作，并根据档案的实际发展，不断提升档案资料的服务属性，使其对内能够促进正确决策的形成、促进良好的企业文化的形成；对外能够提供有价值的商业信息，从而促进行业的协同发展，以便更好地为我国的经济建设服务。企业要为档案管理理念的创新创设良好的环境，不断克服因循守旧的思想以及自我封闭的意识，逐步建立与市场经济相适应的档案工作运行管理机制，进一步提高档案的对外开放程度，促使档案更多地走向员工当中、走向友商当中、走向社會当中，增强档案的社会影响力，不断激发档案的内在价值属性，并为企业塑造良好的社会形象和社会口碑做出更大的贡献[2]。

2.2 创新档案工作方式，加快信息化技术手段在档案工作中的推广和应用

要逐步克服以往档案工作“单打独斗”的模式，要充分调动企业各个部门的积极性，使其认识到自身在提高企业档案管理工作水平中的职责，从而在企业内部形成“上下联动、齐抓共管”的档案工作方式，促进档案管理工作的提高。首先，企业要不断完善内部的档案管理系统，通过专业的档案管理软件的配备，实现档案管理部门与其他部门之间的直接对口关联，使档案管理部门能够时刻知悉各个部门的工作动态，从而及时将有价值的档案催缴入件；其次，要进一步明确企业档案管理的规范标准，使各部门在辅助档案工作的过程当中，都能按照统一的规范进行材料的准备，从而有效减少档案收集、入库之后的工作量，防止出现系统不兼容的问题；第三，要加快企业档案的信息化、电子化进程，并进一步简化档案管理中的程序，在做好现有新入档案的电子化归档的基础上，根据不同的门类要求以及线索特征，做好企业老旧档案的整理和入库工作，并通过信息技术的有效关联，提升电子档案资料之间的内在联系性，以便更好地发挥档案的使用价值。

2.3 创新人才培养方式，促进档案管理效率的提升

人才是做好企业档案管理工作的核心，也是保证企业档案管理体制改革真正有所成效的重点。企业应不断创新档案人才的培养方式，通过专业档案管理人员的招聘以及对现有人员进行新技术、新方法的培训，不断提升工作人员的在工作中的“战斗力”。要不断加强对于企业档案管理人员的职业道德培训，加强其对于档案管理工作的责任心和积极性，从而保证档案管理工作的高质量、高效率进行。此外，企业还可以将市场经营机制引入到档案管理当中，通过必要的工作责任机制和奖惩机制的建立，促进企业档案管理效率的有效提升[3]。

参考文献

[1]刘葭.新时期如何推进企业档案管理体制改革[J].卷宗，2014，（8）：66-66，67.

[2]陆丹.优化企业档案管理体制改革的方法与对策思考[J].办公室业务，2018，（5）：106.

[3]刘连军.企业档案管理体制改革策略之研究[J].卷宗，2018，（22）：3.