大数据时代下烟草行业档案管理趋势

摘 要：在大数据时代的背景下，阐述了烟草行业档案管理的新要求，烟草行业档案管理的新趋势做出分析。

关键词：大数据；烟草行业档案管理趋势

随着我国经济社会的不断发展，信息化发展迅猛，面对不断变化的外部环境，这对烟草行业档案管理提出了新的要求，寻求从管理模式的创新入手，建立新型档案管理模式，奠定烟草行业档案管理在大数据时代中生存的基础，为烟草行业的可持续发展提供信息支撑。

1 大数据时代

“大数据”源于“数据”。2008年，Google公司成立10周年，在著名的《自然》杂志上专门出版了一期专刊，讨论与未来大数据处理相关的一系列问题和挑战。“大数据（Big Data）”的概念被正式提出。此后，大数据频频被提起并应用于实践。

当前，大数据不仅在研究机构，在政府部门、各行各业等，也都得到了广泛的应用，并实际创造了价值。

2 烟草行业档案管理的新要求

烟草行业档案是烟草行业在各项活动中形成的全部档案的总和，档案管理涉及门类广、内容多。大数据时代的发展，已经渗透到各行各业中，面对更多样的、更海量的数据时，这对烟草行业档案管理提出了新的要求。

1）对档案管理理念的新要求，观念新。随着大数据时代的迅猛发展，烟草行业档案系统功能在不断更新，这就要求档案管理理念必须随之变化，树立新型档案管理理念，确保烟草行业档案管理和档案管理人员主动适应时代要求。

2）对档案收集能力的新要求，信息采集要广。烟草行业档案将在大数据时代呈爆炸式增长趋势，这要求要在大容量、高速度、多类型的海量数据中获取烟草行业档案，确保其档案内容的多样性和覆盖的全面性。

3）对档案服务能力的新要求，数据挖掘要深。烟草行业档案将在大数据时代查找数据背后的价值，这要求要在已收集的烟草行业档案数据库中，提升分析和挖掘档案价值的能力，确保档案利用的便捷性和分析的智能性。

3 烟草行业档案管理的新趋势

面对大数据时代的挑战，烟草行业需要从管理模式的创新入手，不断创新思维，从下述三个层面开启烟草行业档案管理的新趋势。

3.1 创新档案管理理念，从“管”向“用”的转变。

传统的档案管理理念主要以收集保管为主。随着大数据时代的迅猛发展，档案系统功能的不断更新，传统的档案管理已越来越不适应当前的发展形势，改革创新迫在眉睫。烟草行业档案管理不能仅仅停留在传统档案理念的指导下实现档案实体的收集和保管，首先要从创新管理理念开始，以适应大数据时代的要求，即要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变。

3.2 创新档案收集手段，从“被动等待”向“主动出击”的转变

传统的档案收集手段主要以被动等待为主，档案管理人员也已经习惯了被动的工作方案，然而大数据时代已成为“內容王”，没有门类齐全、质量上乘、数量巨大的数据，巧妇也难为无米之炊。企业档案管理中一句老话：三分靠技术管理，七分靠数据收集，档案管理人员要变“被动等待”为“主动出击”，这就对档案管理人员提出了更高的要求。

一是要熟悉档案，要熟悉档案形成中各项流程。这要求烟草行业档案管理人员要熟练掌握烟草行业的生产经营流程，熟悉烟草行业特色，了解卷烟制品的更新与发展动态，使档案管理人员对各种烟草档案资料做到“胸中有数”，以便随时随地地介入，以获取更加丰富的档案管理信息。二是不仅要熟悉烟草行业工作程序，还要就工作工序关节给予指导，改变传统档案业务指导靠后的现象。这就要求烟草行业档案管理人员要千方百计优化烟草档案材料的征集范围，制定详实可靠的工作标准；要尽量优化接收征集工作程序，明确重点、解决疑点、理顺难点；要优化整理归档分类登录等工作，做到精化，细化和量化，使烟草档案信息及时有效地传递烟草行业部门，为理顺烟草行业管理服务。三是要主动出击，打破传统静态档案管理系统，搭建后续有序的动态管理体系。这要求烟草行业档案管理人员要会思考善于学习做到融会贯通，积极捕捉新的相关知识，加强档案实时报送环节，适时地不定期地补充烟草行业的档案资料，持续完善的打通档案资料的输入环节，探索出重大活动档案过程化管理的方式方法。

3.3 创新档案服务平台，从“人工管理”向“智能化管理”的转变

大数据最大的意义不在于数据本身，而是隐藏在数据背后的价值，档案管理人员要善于把握档案工作新规律，提升分析和挖掘档案价值的能力。大数据的核心应用之一就是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。

一方面要建立起档案数字化资源网络平台，要不断完善各种档案管理硬件设备，将计算机技术、通信技术、光盘技术以及多媒体网络技术，广泛地应用于档案管理工作中，实现信息资源的共享和快速流通，提高工作效率，降低管理成本。另一方面要善于分析和挖掘烟草行业内部档案价值，为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，这要求烟草行业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能，采用批量数据处理系统，借助于深度学习、知识计算和可视化等大数据分析技术，尽力使“死档案”变为“活资料”。一是要按服务对象，积极建立搜索模型，在大数据时代，通过云计算，从海量的档案数据中自动搜索隐藏于其中有着特殊关系性的信息，并把隐没在一大批看来杂乱无章的数据信息进行集中、萃取和提炼，让挖掘和分析出来的档案信息更好地被利用，甚至主动根据利用者的需求，包括档案调卷数量、档案利用次数、复制档案数量、制发档案证明数量等进行深度挖掘，建立各种数据模型，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，提供各种分析数据。二是在档案利用方面，对档案利用登记数据库进行深度挖掘，分别选取不同方面数据进行建模，可以得出不同档案利用形式的变化趋势，从而对档案利用趋势进行分析和预测，对利用频率高的档案进行全文数字化，既可以提高档案利用效率，又可以起到保护档案原件的作用。

在大数据时代下，烟草行业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为烟草行业的发展提供科学决策依据。通过档案管理信息化，企业档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，创建信数据共享平台，逐步实现由传统的、被动的人工管理向现代的智能化、科学化、智能化管理的跨越，从整体上提升了烟草行业信息化。

4 结束语

当前，大数据时代的到来，信息技术的推陈出新，对企业档案信息资源管理工作既是挑战，也是机遇。我们需要在历史前进的逻辑中前进，在时代发展的潮流中发展。大数据时代，“数据”起到举足轻重的作用，带来了档案管理新的要求，只有探索新趋势，转变工作模式，树立服务本位的理念，才能实现在大数据时代下烟草行业档案管理的完美转型，才能实现档案管理由“收集保管”向“信息服务”的跨越式发展。

参考文献

[1][美]阿尔文·托夫勒.第三次浪潮（1996）[M].北京：新华出版社，1996：25

[2]徐斌，王晓冬，林丽.大数据管理.人民邮电出版社，2014.

[3]孙志海.简析企业档案信息化.2014.

[4]吉古斌.浅析大数据技术在烟草行业应用.《工程技术：全文版》，2016.

[5]中国人民共和国档案法

作者简介

王琳，女，毕业于江汉大学，获文学学士学位，2007年进入黄鹤楼科技园（集团）有限公司，现任黄鹤楼科技园（集团）有限公司档案管理员。