大数据下国有企业工会财务内部控制问题的分析与对策

2019-01-28中航飞机股份有限公司孙雨红

中国商论 2019年13期

中航飞机股份有限公司孙雨红

工会是员工权益的保障机构，能够防止企业因为自身利益侵害员工合法权益，对于企业的发展具有促进作用。随着国有企业工会组织规模的扩大，工会财务的内部控制信息迅速增长，把大数据技术引入到工会财务内部控制中，能够提高工会财务系统的信息搜索速度、传播速度，并且促进信息的整合。

1 大数据下国有企业工会财务内部控制存在的问题

1.1 大数据使工会财务内控环境复杂化

国有企业工会财务内部控制环境包括治理职能和管理职能，是指部门管理人员和员工对工作环境的控制意识以及应对环境变化的自觉性。在大数据环境下，对国有企业工会财务内控环境有两方面影响：第一，改变工会财务部门所面临的控制环境，使工会的财务管理从“核算型”向“管理型”转变，能够提高工作人员的工作效率，减轻其负担。第二，增加财务部门对工会财务活动的监管力度，主要表现在提高对会计人员的工作要求方面。并且，大数据对工会财务数据的有效性与安全性产生威胁，如果企业过于依赖于网络系统，容易遭受黑客和病毒的威胁，影响工会财务工作的运行。

1.2 增加风险评估难度

首先，在大数据环境下，将财务会计信息由纸质材料转换为电子资料，虽然能够为工作人员减轻负担，提高工作效率，但是降低了信息保存的安全性，提升了被删除和篡改的风险。其次，现阶段，国有企业的风险判断方法、应对策略无法应用于海量的数据中，需要在风险评估系统中合理使用大数据技术。最后，对国有企业工会财务管理控制具有一定局限性。内控信息系统需要通过操作计算机完成，如果工作人员在操作过程中存在失误，会导致财务数据丢失、损坏，并且任何人都能够通过授权账户获取在线数据，提高了信息泄露的风险。

1.3 为工会财务内控提出新要求

财务部门内部控制的信息传递与采集需要具有完整性、准确性，确保能够用于单位内部有关层级之间进行有效的沟通。传统的国有企业工会财务会针对不同层级人员制定适合其传递信息的方式，但是速度较低。在信息化背景下，财务管理信息工作更加复杂，信息更换频率也随之增加，给财务管理水平提出更高的要求，并且增加了内控监督部门的工作难度。因为在大数据背景下，通过计算机符号表示大部分的业务数据，原始凭证和财务数据不能根据此进行及时更新，导致财务信息的流转和实物流转存在较大差异，增加监督难度。

2 大数据下国有企业工会财务内部控制对策

2.1 构建大数据下财务内控环境

首先，国有企业工会管理人员应该转变理念，意识到传统的财务管理理念不再适应财务管理信息化发展的需要，提高工会财务内控工作人员对信息化的认识，并且加强学习。其次，构建工会财务内控信息化平台。是一种集成多部门的综合信息，从而实现资源共享，跨越多个职能部门的综合服务平台，将预算、分析、决策等内容融入其中。并且运用信息化加强工会组织对外界的交流，使管理人员能够通过网络，及时了解基层人员的工作情况，并掌握其思想动态。再次，明确信息化需求，完善信息化建设。通过完善系统，简化财务操作流程，从而节省人力，提高工作效率。对于国有企业各个单位来说，各级工会都需要对当前工作的实际情况进行汇报与总结，管理人员通过调整当前工会财务信息化管理情况，对于存在问题或不合理的地方进行改善，调整工作流程。最后，培养信息化人才队伍。在建设工会财务信息系统过程中，企业应该注重培养工作人员的创新能力。另外建立健全工会管理机制，针对不同岗位上的员工，要求对应的小组与之沟通，并且管理机制需要建立在民主上，从而巩固员工与企业的关系[1]。

2.2 健全风险评估机制

在大数据背景下，国有企业应该改变工会财务内部控制的安全机制，从而规避风险。主要通过以下三个方面完善信息化安全管理制度：首先，工作人员应该对工会财务信息化系统进行全面的了解与分析，并从整体上预估安全风险可能发生的情况，从而进行风险识别，分析网络攻击者、同行竞争者等对工会不利的因素，并且寻找其薄弱点。其次，进行风险分析，在风险识别的基础上，建立突发风险应对机制，工作人员需要在分析不同情况的风险后，提前制定应对措施，从而规避风险。最后，完善控制机制。工作人员需要针对风险，提前作出系统化控制规划方案，经过分析与讨论后，选择最优方案，然后根据规划内容进行详细实施，从而建立一个综合性系统化的财务管理流程。另外，风险控制应该全面覆盖国有企业各部门的决策、执行与监督等环节，工作人员需要签订保密协议书，避免内幕交易。

2.3 完善监督机制

第一，建立多级动态监督系统。国有企业工会内控工作需要从上至下，进行全面监督，工会领导应该对工会财务总战略目标的制定进行监督，也可以委托外部审计部门对内部控制制度进行审计。第二，制定合理的网络安全访问流程。应该安装防御软件，及时杀毒，并且工作人员需要对信息进行定期备份，保证数据的安全性，充分发挥工会财务管理的信息化职能。第三，加强监督力度。监督人员需要充分认识到国有企业工会财务内部控制的重要性，加强管理，不断完善监督机制，确保工作人员进行及时纠错。例如，山东海阳集团工会围绕企业改革发展中心，充分发挥桥梁纽带作用，通过开展各种形式的文体活动，及时与员工进行沟通，并且完善了工会财务内部控制监督机构，为维护企业持续、稳定的发展创造了良好的内部环境[2]。

2.4 变革执行方式

第一，变革执行方式，提高大数据下工会财务的控制活动效果。国有企业内控应该在风险评估的基础上，制定控制措施，在选择控制活动时，工作人员需要充分考虑与各项控制措施的关联性、适当性，使工会财务内控的控制活动贯穿于整个管理中。第二，变革内控系统。由于在大数据背景下，信息传递媒介存在共通性，所以内控系统需要建立信息共享平台和传播机制。工作人员利用网络技术，加快信息流通速度，并且提供沟通渠道，从而加快各部门获取信息的速度。第三，转换理念。理念是工作的核心，工会财务内控工作需要以理念为支撑，积极发挥工作职能，从而使企业得到良好的发展。在国有企业工会财务管理内控中，如果运用落后理念，会影响工作的展开，在大数据背景下，工会工作应顺应时代发展的需求，调整工作模式，以企业发展为导向，制定符合其建设的工作模式，并且工作人员需要根据企业类型、员工特点，调整工作重点。

2.5 内控系统变革

在大数据背景下，信息技术进入了飞速发展阶段，在这个阶段中，信息传递速度加快，工会财务在进行内部控制的过程中，也应该充分利用信息技术，建立内控系统，加快信息传递速率，建立完善的传递机制和共享平台。在工会财务内部控制工作中涉及了大量的信息数据，只有充分应用信息和网络技术，提高信息披露的速度。对于内部控制工作而言，信息平台的作用不仅要促进内部的信息沟通，也要提高信息对外披露的速度，工会必须要保证每个部门可以在第一时间获取到正确的信息，同时让内部控制信息交流更加流畅，对外沟通也更加顺畅。比如：山东海阳集团工会在进行内部控制改革的过程中，对原有的内控系统进行改革，将涉及内部控制的部门都纳入到这一平台中，让部门之间的交流更加舒畅，信息数据传递的准确性和实时性也得到了提高。

2.6 工会财务内部控制实施案例

针对国企工会财务内部控制存在的问题，以及上文提及的几点建立国企工会财务内部控制对策，本文以山东海阳集团工会为例，针对上述内容的可行性和试行效果进行分析。首先，该国企成立了专门的领导小组，由单位负责人为首，提高对财务内部控制系统建设的重视，同时要求企业内的财务、审计等部门配合小组工作。此外，还进一步加强了外部审计和内部监督工作，工会干部全体人员的信息都录入到了工会财务内控系统中，干部人员可以利用自身信息，登录到系统中，对信息进行查询。并且对财务人员进行等级划分，不同等级的财务人员可以在平台上操作的项目不同。不仅如此，在工会财务内控系统中，严格控制财务工作流程，在平台内建立统一的标准模板，只有高层领导人才可以进行修改、变更，所有的经办人员和财务主管人员都只能使用这些模板进行填写。在工会经费使用的过程中，所有的数据、信息都会在平台中传递、保存、形成备份，以此为内部稽核提供准确的信息参考记录。通过这个平台，基层员工也可以对财务部门的工作进行监督，同时山东海阳集团工会还建立了工会评价系统，包括自我评价和主观评价，在系统中，会对信息情况、人员调配等信息进行记录，以此清晰明确查看员工是否存在不合理行为。工会还要组建专业性的管理团队，定期对信息系统进行优化、完善，要求这些管理人员熟练掌握会计电算化等相关软件，有效提高工作人员处理复杂问题时的灵活应变能力。