浅谈白沙水库档案管理工作

田利梅

（河南省白沙水库管理局，河南 禹州461670）

1 白沙水库档案概况

白沙水库位于淮河流域颍河上游禹州市与登封市交界处的白沙村，是20世纪50年代治淮早期河南省兴建的大型水库之一。水库始建于1951年，1953年建成蓄水，控制流域面积985km2，总库容2.95 亿m3，是以防洪灌溉为主，兼顾工业用水、水产养殖、旅游等综合利用的大型水利枢纽工程。白沙水库档案建档于1951年，在当时建国初期各种条件落后的条件下，做到边施工边收集档案，实属不易。经过60 多年的运行管理，白沙水库积累了大量档案，共计6021 卷。

2 白沙水库档案管理的种类

河南省白沙水库管理局隶属河南省水利厅，是厅属事业单位。在长期的工程管理和工作活动中，主要形成了文书、会计、科技、人事、设备、声像、荣誉七大类档案和图书、编研、专业技术资料等。根据档案的分类原则，结合白沙水库档案形成的自然规律，保持档案之间的有机联系，便于立卷、保管、利用，白沙水库制定了适合本单位的档案资料分类方法。

2.1 文书档案

白沙水库的文书档案共分六类，这六类分别是党群类（党务工作、群团工作、会议记录等）、行政管理类（重要行政事务、一般性行政事务、契约协议、房地产证件、大坝注册登记证等）、人事管理类（人事任免、职工教育、安全生产等）、工程管理类（白沙水库工程、白沙灌区工程、综合技术工作等）、安全保卫类（保卫工作、水政执法工作等）、综合类。目前，白沙水库综合档案室共存文书档案691 卷。

2.2 会计档案

会计档案包括综合类、报表类、账簿类、凭证类等。白沙水库现存会计档案共计2157 卷。

2.3 科技档案

科技档案主要包括白沙水库工程、白沙灌区工程、办公区工程和科研类等。白沙水库现存科技档案共计3173 卷。

2.4 人事档案

人事档案是个人身份、学历、资历等的有效证据，与个人的薪酬和各项劳动保障紧密挂钩，是记载人生信息的重要依据，人事档案的保密性更为严格。因此，白沙水库的人事档案由人事劳动科单独管理。

2.5 设备档案

设备档案包括水库工程设备仪器、灌溉工程设备仪器、办公设备仪器等。

2.6 声像档案

声像档案包括录音带、录像带、光盘、磁盘和照片。

2.7 荣誉档案

荣誉档案包括锦旗、证书、匾牌、奖杯等。

3 白沙水库档案管理存在的问题及应对措施

3.1 白沙水库档案管理工作中存在的问题

①早期出现档案不齐全问题。由于受早期艰苦的历史条件限制的原因，出现了归档种类不齐全现象。早期的档案室只把文书档案的收集作为主要任务，对科技档案、专门档案以及实物档案有所忽视，这样就增加了现在白沙水库水文化展馆全面全方位再现各个阶段白沙水库历史发展的难度。很多重要的档案没有及时收集到档案室，极大地影响了单位对这些档案的利用需求。

②档案管理人员缺乏管理意识。有些档案管理人员不注重平时原始资料的积累，到年终时才通知相关部门上交档案材料，相关部门是有多少材料就交多少材料，导致很多重要的原始材料丢失或不知去向。还有一些项目管理人员侧重于满足水利建设施工工作的实际需求，缺乏对工程档案管理的重视，再加上水利建设施工时间较长，档案资料不能有效衔接，以及监督制度的欠缺，导致许多工程方面的原始资料缺失。

3.2 白沙水库档案管理的对策

①健全机构，加强领导。上级业务主管部门应大力支持，全体职工应积极配合，加强重视档案管理工作的发展和业务建设。例如，实行“三纳入”和“四同步”管理。“三纳入”是指归档工作应纳入管理局的计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。“四同步”是指白沙水库管理局下属各单位、各科室在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同时布置、检查、总结、验收档案工作。针对管理局机构和人员特别是出现负责人变动的情况下，要临时调整和充实档案管理的领导力量和机构，使档案管理工作的领导力量不会出现空档现象。配备年轻、责任心强的同志担任专（兼）职档案员，定期对档案人员进行培训，使档案管理工作做到有条不紊，逐步实现档案管理制度化、规范化。

②加强档案宣传，完善各项制度。加强档案宣传工作，在白沙水库管理局每周一下午例会上多次组织职工学习《档案法》和《河南省档案管理条例》，强调对档案的管理、使用和爱护。进一步完善档案的管理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等各项制度，并在主管领导的负责下贯彻落实。

③强化规范化管理，实施分类收集。多数水利工程建设项目工程大并且烦琐复杂，周期长。在施工期间往往会出现较大的人员波动，导致工程档案资料管理不能无缝衔接，不够完整准确。因此，更好地实现水利工程档案管理的规范化，可以阶段划分档案收集类别。例如，按照施工前期和相关设计、施工过程以及施工后期和竣工后档案资料几个阶段划分，使材料归档更加及时、明细、完整，档案管理工作的效率和质量得以提高，为日后的档案运用提供有利条件。

④加大投入，严格做好档案管理工作。近年来，白沙水库对档案室累计投入资金十余万元，新增添档案柜，配备计算机、激光打印机、复印机、扫描仪、防磁柜、档案装订机、去湿机等设备，还安装了避光窗帘，配备了电脑自动化管理系统，使档案资料管理在硬件设施上得到了保障。基本实现了档案管理规范化、业务整理标准化、检索科学化。针对过去存在的档案收集和门类不齐全的现象，按照相关制度，对各单位、各部门都一一明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。目前，白沙水库综合档案室现藏档案资料6000 多卷（册），档案室面积86m2（档案库房面积50m2），档案室保存了白沙水库建库以来的水文资料和工程建设、旱涝灾害等珍贵档案资料。这些档案资料在近年来的防洪、抗旱、水库除险加固、灌区节水改造方面发挥了重要作用。

⑤明确责任，严肃纪律，确保综合档案室的安全。档案安全是档案工作重点，白沙水库深刻认识到档案安全的重要性，始终把档案安全放在首位，坚决克服侥幸心理，确保档案安全。要求档案专职人员定期对综合档案室可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查，发现问题和隐患，及时上报，及时整改，坚决堵死安全漏洞，防止任何档案安全事故的发生。

⑥积极做好服务利用工作。搞好档案管理的目的就是为水利中心工作服务。近年来，白沙水库认真搞好档案编研工作，发挥档案利用价值。2017年，白沙水库综合档案室现存档案资料在创建水利部水利工程管理考核单位和全国水利系统文明单位过程中发挥了重要作用。在创建过程中查阅了2014-2017年的档案资料，最后，两个国家级文明创建均顺利通过。据统计，白沙水库综合档案室平均每年要接待查档150 多人次，调阅档案300 余卷（件）。在做好组织沿革、大事记、基础数字汇编的同时，白沙水库还编印了《白沙水库志》《规章制度汇编》《大坝观测资料汇编》等10 余种档案编研资料，为基层各单位主动提供了服务，有效促进了各项工作的开展。

4 结语

档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案标准化管理，是一个单位发展的内在动力，借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。可以说档案管理工作是既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间，是一项充满旺盛生命力的工作。作为档案管理者应不断加强对档案管理重要性的认识，把档案管理工作搞得更好，为水利工作、为经济建设、为领导决策发挥更大的作用。