事业单位档案管理信息化建设问题

颜锐，杨帆，董键

（1.泰安市中心医院分院，山东 泰安271000；2.泰安市中心医院，山东 泰安271000）

1 引言

对于事业单位而言，档案是事业单位发展的“信息储存库”，很多信息可能涉及事业单位重要机密，对事业单位的发展有着重要帮助。因此，档案管理工作就成为了一项重要的工作任务，档案管理工作的质量直接影响到事业单位的工作效率。开展档案管理工作时，需要保证档案的安全性。以传统的档案管理工作来应对当前经济发展形势已经力不从心，因此，需要针对档案管理工作展开信息化建设，解决事业单位信息化建设中存在的问题，有效保证事业单位档案管理工作效率的提升。

2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息化建设存在缺陷，工作人员水平不高

在我国的大多数的事业单位中，档案管理信息化建设工作经常存在录入档案标题欠缺、序号错误、缺少目录等一系列问题，导致出现这些细节问题的原因是事业单位管理制度的缺乏，制度落实不到位，很多事业单位只注重制度的形式，落实却相差甚远[1]。少数单位对于档案管理工作的认知还处于只要有人监管就行的理念，其中常有单位安排退休老员工进行监管，退休职工对于现代化技术知识了解甚少，对管理档案没有严格的认知，导致信息化建设工作效率较低，缺乏专业知识人才，没有全面实施档案管理信息化建设，未能实现跟随时代的步伐同步发展。

2.2 档案检索效率低，缺乏信息化建设意识

在档案检索过程中，目前主要方式还是通过人工或者计算机的方式进行，想要提高工作效率，还需要全面融入现代信息化技术工具才会档案检索更加高效便捷。在工作人员方面，他们的专业程度决定了档案管理的质量，但在事业单位的档案管理信息化建设工作中，管理人员还缺乏对档案管理信息化建设的意识，始终坚守传统的工作方式，没有创新及应用先进技术的观念，使得档案管理工作当前现状处于效率低的状态，陈旧的理念逐渐不适用于信息化建设档案管理。

2.3 档案利用效率不高，缺乏资金投入

档案的管理和利用对事业单位的意义重大，相关档案资料可以提供重要的信息，帮助事业单位对未来进行规划或者回顾过去总结经验。但根据调查情况反应，多数事业单位对档案管理工作的重视程度不够高，缺乏对信息资源的管理及有效利用，同时，因为档案管理工作没有得到足够的重视，导致在资金上也缺乏投入，没有了资金的投入，单位就无法引进先进的技术和设备，从而跟不上时代步伐，最终档案管理工作在发展上停滞不前。

3 加强事业单位档案管理信息化建设工作的有效策略

3.1 完善事业单位档案管理制度

要想对档案管理工作进行革新，就要对制度进行全面地完善，并严格执行，对于当前档案管理工作制度上的不足之处需要彻底改正[2]。

对于当前档案管理制度来说，其很多事业单位使用的制度都比较陈旧，相对来说，现代信息技术高速发展，计算机网络带来了大量的信息，对此，档案管理工作就迫切需要保障电子文件内容的真实性、安全性、可靠性，这也是传统档案管理工作很少涉及的内容，是需要去解决的新问题，对此，档案管理工作的制度要更具实用性。

3.2 重视档案管理工作，完善监督管理内容

由于档案管理工作具有很高的重要性，因此，档案管理要想取得技术革新，这项工作就应得到充分的重视，只有重视程度的提高，档案管理信息化建设工作才能更好发展。同时，要创新思想观念，及时了解社会发展的需求，跟随时代的步伐，使得档案管理工作开创与时俱进的新格局。同时，档案管理工作的作用非同小可，应对从事档案管理的相关人员进行专业知识强化指导，从最基础的人力上进行提升，指导其科学开展档案管理工作，让每一位工作人员都牢固掌握专业知识。如果档案管理工作不够细致，那么事业单位就很难实现档案管理的信息化建设水平的提高。

3.3 充分应用现代化信息技术，优化档案管理方法

档案管理信息化建设工作在拥有专业人员管理、制度革新的基础上，还需要依托先进的设备工具来完成革新。现代化的管理方法离不开设备工具的辅助。

在进行事业单位档案管理信息化建设时，需要充分应用现代化的信息技术与设备，实施全新的理论与技术方法，从而使得事业单位档案管理信息化建设工作更好地开展。

4 结语

总而言之，在新时代发展背景下，事业单位开展档案管理信息化建设工作是大势所趋，事业单位应对建设过程中存在的问题进行分析，完善档案管理制度，实施针对性强的、有效的策略，全面开展档案管理信息化建设工作，推动事业单位更好发展。