试论信息化背景下核电文档过程管理要点———以秦山核电为例

朱燕春

（1.中核核电运行管理有限公司文档管理处，浙江 海盐 314300；2.中核核电运行管理有限公司，浙江 海盐 314300）

0 引言

互联网+的新时代，核电文档管理信息化推进过程中， 大量电子文件的产生， 让档案管理部门的基础工作从最初的接收档案， 到一体化管理， 加强其前端控制， 一直延伸到了文件的的产生阶段， 从文件初稿形成、 文件流转到生效直至经过整理转化为档案， 这一系列电子流程都基于企业内容管理平台ECM 的实现，从系统的前期准备、开发、测试到应用，文档管理部门全程参与。 文档模块设计需求与平台框架的搭建，很大程度地控制档案的来源——文件产生的质量， 影响了文件流转的效率， 文件的质量及最终档案的质量。同时， 电子归档工作也逐渐成为工作的一大重点，在电子文件形成的不同阶段都有文档人员值得关注并可以改善的管理要点或步骤细节。

1 核电文档信息化发展及其问题

现代公文流转、 技术文件的生成， 工作任务的申请、审批、下达、执行、记录，几乎涵盖了所有的行政文件与生产文件， 在信息平台上生成， 意味着文件形成的前端， 在系统形成时， 基本成形了， 依托于系统平台， 平台的功能与设计理念起着非同寻常的作用。 为满足不同时期，不同部门，不同的需求，寅生出多个信息平台共存， 缺少整体的规划与疏理的状况， 有些系统的边界不是非常清晰， 或者在不同时期需进不同的信息管理系统， 造成数据查询时的障碍， 提高了查找难度。

计算机的存在大大提高了劳动效率， 但如果设置不合理， 可能会滋生出不必要的工作量。 有可能出现某个步骤，流程设置繁杂，操作复杂，增加了工作量，需要确定是系统设置的问题， 还是档案需求的问题，还是现有的信息技术无法实现的问题， 或者出于满足信息安全的因素。 有部分系统之间是存在接口的，但数据不完整， 造成归档时需要再填补一些本身已有的属性， 增加了著录及再核对的工作量； 有部分系统之间是不存在接口的， 如需要归档则重新进行著录、核对等工作，再进行归档。

信息技术日新月异，发展迅猛，能否经得起时间的考验。 信息系统经常会面临优化更新，系统切换，数据迁移，能否保证原始数据的完整、准确、安全。 现在有一些非永久的数据， 保存的电子信息， 未打印成纸质文件， 是否确保应该归档的数据均已迁移， 以确保未来的电子归档工作。 而在实际工作中，系统切换，往往伴随着数据的丢失， 或多或少。 被淘汰的系统可以保留多久， 系统数据又可以保留多久， 数据核对工作是不是可以尽快地完成， 尽可能地实现无缝衔接。 毕竟一个文档系统关乎的动辄十几万， 几十万条甚至上百万条的数据内容， 类目繁多， 让每一个条目都各居其位，不是一件容易的工作。

2 核电文档过程管理需关注的要点

2.1 领导重视

档案的收集范围涉及到公司的各个部门， 与各个部门的协同合作也非常关键，“谁形成，谁整理”，一直是推行的难点， 是档案工作的重头戏。 档案数据每年度数十万条数据海量地递增， 档案数字化进程的发展，档案的交叉核对与检查，档案人员的更迭与培训，员工的厂内业务培训， 开发它的编纂价值、 协同信息人员进行信息系统的优化更新等等， 都集聚了持续大量地人力投入， 资金投入， 各个方面都需要领导的重视与支持。

2.2 提升档案人员管理能力与核电员工档案意识

档案法第九条规定，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。[1]国家档案局最新发布的《档案专业人员继续教育规定》中提出了更为具体，也比经往更高的要求： 档案专业人员继续教育每年累计应当不少于90 学时，其中，档案专业科目一般不少于总学时的三分之二。[2]由此可见，国家档案局对档案继续教育的重视。 尤其在现有文档外包形式下， 档案人员的管理与业务能力， 更有待进一步提高。 公司应加大对档案人员的投入与培养， 注重管理能力的提升，走出去参加一些培训， 掌握档案工作最新要求， 及时了解与掌握档案管理先进经验， 避免工作中出现的常见问题。 秦山核电也不定期组织公司内文档专家与参训人员， 对公司内档案人员的内部培训， 扩大了受众面， 减少一些培训支出。 核电兄弟单位背景相似度较高，其文件材料形成类型、来源、规模、及要求均相似，其管理方面的做法与经验参考利用价值大， 应多加强沟通与交流，互通有无。 条件允许的话可以请进来，邀请行业内专家或学者，每一次的学习都受益非浅。

核电员工对公司相关程序的理解程度不同， 对系统的理解与应用也是不同的， 在生效时， 虽然可以由档案人员进行修改属性， 但如果来源正确了， 因为业务人员对其自身业务更熟悉， 理解也更为精准， 不仅流转效率提高了， 生效发布文件更及时， 在之后的利用时， 也能更快速地查找到需要的文件。 文档管理部门可以定期或不定期地组织， 针对不同的使用群体，进行不同侧重内容的厂内培训， 一则增强员工的档案意识， 注重文件的形成质量， 以及应归文件的及时移交工作； 二是提高系统流程业务与查询业务的熟悉与应用，增强文档流转的速度，提高查询的效率。

2.3 参与系统开发

参与系统开发，尽可能地实现个性化需求，对于提高工作效率非常有帮助。 提出合理的、满足生产需要，也能满足档案管理要求的需求， 需要专业的档案人员来完成。 一方面考虑档案发展方向，顺应时代的新目标新要求，一方面要满足现有的工作实际。 要有先进的设计理念，也要征求文档基层人员的意见，他们的述求是最实际的。 在以往系统中或工作中经常碰到的问题，或者工作量特别大的地方，人工做起来很难而计算机却能轻易做到的，提出来加以改善和优化。 文件材料类别的不同，相应的文档要求是存在差异的，在系统测试期间，需要让不同的档案负责人员来进行测试跟踪，以便更快适应上线后工作需求，是否符合管理程序，流程是否合理，归档是否顺利，查询是否便捷，标准化是否在系统中得以体现等等，都是关注的重点。

2.4 完善制度配套

逐步完善档案管理制度配套，推进标准化进程，实现管理提升。 秦山核电由独立的三家法人单位合并而来，机组特点又不相同，在整合并不断完善和升版管理程序下，标准化进程一直在推进中。 虽然使用的程序是相同的， 但是不同科室不同人员的理解会有所不同，对程序的执行也会有所偏差。 依据大纲及管理程序，根据不同文件种类编制了工作细则，对有些步骤进行更为细致的描述与解释，计划25 份，现已生效20 份，在规范操作的同时，也为培养新人提供了宝贵的素材。

秦山核电还有整套的培训制度适用于档案专业方面的要求， 来满足档案管理对人员的要求。 适用程序有：培训与授权管理大纲、外委培训实施管理、技能培训管理等等， 不仅规定了必须满足的条件， 取得与岗位相关的必需的证照培训： 行业法规规定的需要在国家或国家授权部门组织进行的从业资格考试及复审培训，还对部门技能培训活动的开展作了规范。

2.5 加强流程管控

2.5.1 收集阶段

按照档案法（SF010185-1996）建设项目档案管理规范（DA/T 28-2018）、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10 号）、核电文件档案管理要求（EJ/T1225-2008）等相关上层法律法规及国标行标等依据性文件，制定了公司程序《档案归档范围及保管期限》，归档范围的内容基本决定了档案库的内容，是公司各类文件材料归档计划的主体，归档计划的制定与实施是档案收集阶段的重点工作。 与公司各主要文件产生部门进行沟通，及时分析问题产生原因，针对性的解决应归未归问题及归档不及时、不完整等问题。

2.5.2 著录或生效阶段

个性化的著录界面， 大大降低了对档案人员的要求， 责任心强， 工作细心基本可以满足日后的查询需求。 如果是大而一统的全能界面， 需要档案人员对其属性作出正确的判断， 哪一项是必要项， 哪一项是可录项， 哪一项对这类文件有着查询价值。 这就需要档案人员专业性强， 对业务熟悉， 关键性的要素少著录或不著录，到了查询时无从下手。 比如变更单，一般都要求有详细的变更号、标题、变更图纸号等信息。 如果所对应的变更图纸号未著录， 那仅凭一个标题寻找相对应的图纸号就很难， 需要查看大量的内容， 才能找到所对应的变更图纸。 如果是管理程序， 生效日期是关键属性，如果是管理指令，那么作废日期更为关键。它与文件类型本身有关， 也与系统功能有关， 需要档案人员严谨细致的工作作风，在发现一个问题的时候，举一反三，及时查漏补缺，避免同样问题的出现。

2.5.3 整理归档阶段

一体化的管理模式，让文档人员从文件到档案一个人完成，不可避免地会出现错误。到了整理的时候，检查核对所有属性， 尤其是查询利用频率较高或关键的属性，如文件编号、标题、编制单位、变更号、版本、版次、生效时间、作废时间、密级等属性，查看文件及附件的完整性，纸质与电子的一致性等，再给予正确的分类号、档案号、盒号、保管期限等信息，为最终的查询创造较为有利的条件。自查是基础，交叉核对与检查是非常必要，也是非常有效的。部门内部还可以进行抽查，不同的人员，不同的视角，比较容易发现问题的存在，加以改进。

2.5.4 利用阶段

EXEL 系统都知道很好用，功能很强，经常有这样的感慨，哇，还有这功能。 不是我们想不到，而是往往在有需求的时候， 才会关注有没有这功能， 帮助我们提高效率。 海量的数据在系统中生成并使用， 没有强大的统计利用功能就只能望洋兴叹了。 需求是基础，信息是手段， 而数据一直都在， 能不能把需要的数据找出来， 是我们利用的目的， 而最先利用的是我们的档案人员， 最常利用的也是我们的档案人员， 而最终目标是为了让使用者更快更齐全地找到需要的数据。

对系统功能的了解熟悉程度，影响着我们的工作效率。 系统功能的推广，也是可以将系统的功能可以得以发挥，有时系统功能过于强大，导致有很多功能未能被利用，有必要进行全方面的培训，对系统功能有个大概的了解，在有相关业务的时候，可以熟练应用。

对于一些利用频次高、 永久保管的档案进行编纂工作，更为全面地梳理、也更为便捷地提供利用。 但是深层次的档案编纂普遍较少，除了《公司志》、文件汇编等一些企业经管类的成果外， 技术性、 研发性的档案编纂成果几乎为零， 主要是档案人员不具备核电相关专业知识，更需要专业技术人员的参与。

3 结束语

文档工作是一项长期又细致的基础性工作， 在公司生产和管理业务活动中， 是关键性的钮带， 串联起了几乎所有的工作，每一项工作的规范、准确，离不开文档的要求，需要文档的管理与监督、文档的服务。 数据就是资源， 文档数据的精准是基础， 在庞大数据库的支持下，充分发挥好文档的利用价值。