初探现代信息技术对企业档案管理的影响与应对方案

■王春杰

（梅河口市卫生健康局干部档案中心）

引 言

档案管理也叫档案工作，是档案室或档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等方面。随着我国信息技术深入到人们生活与工作中，很大程度上促进企业档案管理工作的信息化，使得档案管理质量得到全面提高。此外，在进行档案管理期间，将手工管理资料转变为电子版，不但能够有效提高管理效率，而且可提升档案管理质量。但是，在档案管理应用现代信息技术过程中也存在一些问题，给管理工作带来了不同程度的影响，为此需要采取有效措施提高档案管理质量，为企业档案管理工作未来发展提供帮助。

1 现代信息技术对企业档案管理的影响

1.1 对传统管理理念的影响

现代信息技术在企业档案管理应用期间，使传统档案管理模式受到较大冲击，在适应过程中存在一些挑战，其中主要是对企业传统档案管理理念有不同程度的影响。这就需要企业在档案管理过程中享受管理效率与质量提高的同时，转变传统管理理念，只有这样才能够使企业管理理念适应现代社会发展。

1.2 对档案管理制度的影响

21世纪以来，我国进入到了一个智能化、网络化社会，传统档案管理模式与新型管理模式之间具有较大差异性，并且由于现代信息技术的应用，对传统档案管理模式产生一定影响，其中影响较大的便是档案管理制度。在将现代信息化技术应用在档案管理模式过程中，由于现有档案管理制度受到不同程度冲击，很难促进企业档案信息共享发展，使企业档案管理难度不断提升，为此，企业在发展过程中，应当重视现代信息技术在档案管理中的作用，并在此基础上采取有效措施全面完善档案管理制度，以此让企业档案管理适应现代企业发展需求。所以，应重视在现代信息技术背景下企业档案管理的质量，这能为提升企业工作效率奠定基础。

1.3 能够实现档案智能化管理

我国企业档案管理模式是随着现代信息技术发展而发展，现代信息技术在发展期间也赋予了企业档案管理工作新特点，实现了档案智能化管理。将现代信息化技术融入到档案管理中，可大大提高管理效果，不但能够使档案存储方法得到有效转变，而且实现了存储方法多元化发展。此外，智能化档案管理方法可在有限时间内寻找档案信息，以此避免漏档情况发生，从而提高档案查询的精确性。

1.4 对档案管理者水平的影响

管理者在管理过程中学习先进管理水平，可全面降低工作强度与难度，在此基础上能够提升工作效率，为企业经济效益的提高奠定良好的基础。传统档案管理模式在一定程度上使管理者思维有较大局限性，再加上档案管理人员自身素质对信息化背景下档案管理工作质量有较大影响，一些档案管理人员没有充分认识到自身管理素质在档案管理中的重要性，导致相关管理人员缺乏提升自身综合素质的意识。这主要是因为在传统档案管理中，对知识与管理技能水平要求相对较低，管理人员普遍认为理论知识与管理技能并不是档案管理核心能力[2]。

2 现代信息技术下企业档案管理对策

2.1 档案管理设备的完善

在企业档案管理期间，对档案管理设备进行完善是提高档案管理质量的基础条件，由于现代信息技术在应用时对档案管理水平要求较高，这就需要在提升管理效率基础上，对相关管理设备进行全面完善，同时还要根据企业实际情况引进一些先进设备，加强档案管理设备的更新与升级，保证档案管理过程中设备配置能够满足档案管理过程的使用需求。这对企业档案管理工作质量有效提高具有较大促进作用，以此为企业取得长远经济效益奠定良好基础[3]。

2.2 转变老旧思想观念

随着我国信息化技术不断革新，企业档案管理工作向智能化、网络化方向优化是社会发展的必然趋势。为此，档案管理者在工作期间，需要采取有效措施改变自身落后思想观念，传统档案管理落后的观念已经无法适用于现代企业档案管理工作，信息化技术的引入，势必形成管理模式的变革，因此管理观念也需要随之改变，通过现代科技武装自己，通过学习培养自身创新意识和改革魄力，在信息技术的推动下转变档案管理思维，接受现代新思想、新技术、新方法，大胆转变，打破思维局限性，通过对档案科学、合理管理，能够使现代信息技术在档案管理中得到有效应用，并在此基础上对档案管理方法进行实际考量，提高企业竞争力。

2.3 提升档案管理人员水平

为了使企业档案管理工作适应现代信息化技术要求，必须要对档案管理人员自身素质进行全面提高，这就需要通过培训方式来完成。此外，档案管理部门之间也需要进行合作与交流，以此对档案管理资源进行有效整合，开展相关业务合作，同时通过对相关工作进行全面总结，有利于档案管理模式向智能化、网络化方向发展，对培养档案管理人员创新力也有较大促进作用[4-5]。此外，在现代信息技术背景下，对现代企业发展有更大要求。目前我国企业整体素质只是适应了电子时代步伐，而想要达到现代信息技术的相关要求，根据目前所掌握的技能很难实现。所以，企业应当根据档案管理实际需求，对专业人才进行针对性培训，在培训过程中应着重培养管理者自身素质与管理技能，只有这样才能让管理者适应现代企业档案管理的需求。

2.4 加大资金投入

企业档案在进行信息化管理过程中，除了必要的软、硬件设施，管理模式的转变、管理方法的更新、管理人员的能力提升，都对企业档案管理至关重要。因此，在档案管理革新的过程中，加大资金投入已成必然，通过资金投入打造先进的档案管理团队，升级档案管理工具，培养管理人才。为了保障企业档案管理与时俱进，必要的资金投入增加已成为必然。可以设立专项资金库，保障档案管理工作在充足的资金支持下完成升级。也可以结合档案管理工作的资金需求加大资金投入力度，及时完善企业档案管理相关，配合档案管理工作与时俱进，适应现代信息技术带来的影响，进一步提升档案管理效果，以此确保档案管理工作质量。

2.5 改革企业档案管理理念

目前，我国企业在进行档案管理过程中，需要对现代企业档案管理理念实施有效改革，主要表现在以下几个方面：①企业需要全面认识现代信息技术，在此基础上了解对传统档案管理理念与模式产生的有利与不利影响，并构建档案管理体系；②企业应全面认识档案管理是企业内部管理重点，并在发展中起到关键作用，只有引进现代化技术，才能使档案管理工作向系统化、规范化方向发展。与传统档案管理方法相比，现代信息技术融入到档案管理中能够使之变得更为快捷和方便，有效提高档案管理人员工作效率。

2.6 完善档案管理制度

企业在发展过程中，档案管理在其中扮演着较为重要的角色，管理流程相对较为复杂，档案管理数据也比较多，计算量很大。基于此，在进行档案管理期间必须进行信息化建设，这样不但能够提高管理水平，还可以使管理规范化，通过规范的制度对管理系统进行优化。此外，对档案管理制度实施完善与优化，需要建立在档案管理中心基础之上，充分考虑对档案内容的影响，这在较大程度上能够消除部门单一局限性，可在信息化技术背景下将不同管理内容实施全面结合，以此对档案管理运作进行有效规范。

结 语

综上所述，随着我国信息技术不断发展和完善，企业档案管理工作也由传统式人工管理向信息化方向迈进，这为企业发展奠定了良好基础，档案管理模式得到有效革新，促使企业档案进入到信息化管理阶段，不但提高了档案管理效率，而且大大降低了管理工作人员的工作量。为此，在进行档案管理过程中，要对企业档案管理制度进行完善，革新档案管理理念，采取有效措施提高管理人员自身管理水平与综合素质，以此全面提升企业档案管理质量。