浅析天然气管道工程项目档案管理实践中的问题与对策——从建设单位档案员视角

田博汇

（珠海市国土资源信息档案中心，广东 珠海519000）

1 引言

工程档案是在工程项目的建设活动中直接形成的，真实记载和反映了工程项目建设的全过程，是工程项目质量评估和日后维护的重要依据[1]。本文主要以天然气管道工程项目档案（以下简称工程档案）管理为例，从建设单位档案员视角探析工程档案管理实践中存在的问题，并根据实践经验进行总结思考，提出建议。

2 管道工程项目档案管理实践中存在的问题

2.1 工程档案的前端控制力度不足

档案员在工程档案归档过程中，不能清楚认识到自身的作用和价值，认为工程档案归档工作是整个工程项目完成之后才应该进行的工作，没有较早地介入工程项目建设的过程中，对工程档案的形成没有进行前端控制，往往工程做完了才后知后觉，对工程档案的收集工作具有一定的被动性，受牵制于施工单位、设计单位甚至过分依赖监理单位监督，导致工程档案归档质量不高、归档文件内容欠缺。

2.2 档案员因专业限制难以对归档文件范围及内容进行把控

建设单位档案员多数情况下不懂工程，在检查工程项目归档文件时不能对归档文件范围及内容进行把控，如因不熟悉施工工序，无法判别施工记录文件的完整性，对施工表格记录内容是否准确更是难以判定。如果在施工过程中，监理单位未能履行好监理职责，建设单位相关专业工程师未能及时督促施工单位完成施工记录并定期查验，光凭档案员将难以对归档文件范围及内容进行把控，导致工程档案不能较好地反映出整个项目的真实情况。

2.3 归档工作具有滞后性

工程档案收集工作贯穿整个工程项目始终，档案员须从项目立项、征地、勘察、设计、招投标、施工直到竣工验收各个阶段跟踪工程档案资料形成情况，并及时做好归档收集工作。但在实际操作过程中，因施工单位先抢工，后补施工记录的行为屡禁不止，承包商文控管理不严等原因，导致项目承包单位拖交工程资料的现象时有发生，工程档案收集难度加大，归档工作滞后。

2.4 存在竣工档案未移交城建档案馆现象

《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2 号）中明确规定：“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。”城建档案馆接收的城建档案范围包括给水、排水、供气、供电、电信、工业输送、军事管线等地下管线建设工程档案；且建设单位有义务按照城建档案馆规定的期限（如工程竣工验收后六个月内）向档案馆移交竣工档案。但在实际操作过程中，天然气管道项目多数情况下是由建设单位（投资单位）负责运行维护的，项目的竣工档案对建设单位来说无疑是至关重要的，考虑某些重要的文件原件只有一份，若移交给城建档案馆，不仅利用不便，还可能影响管道运维工作，加之档案验收是由档案行政主管部门负责组织，在通过档案主管部门组织的档案验收后，工程项目即可满足竣工验收的条件，故一些单位在项目竣工验收后便自留项目竣工档案进行保管和利用，不再向城建档案馆移交，此类行为一定程度阻碍了城市地下管线数据库的搭建。

3 关于管道工程项目档案管理的几点建议

3.1 加强工程档案管理前端控制

①档案员提早熟悉项目，做好准备工作。想要管理好工程项目档案，建设单位档案员必须在工程项目开始之前就介入整个项目档案的管理，档案员应提前熟悉工程项目划分管理办法，明确工程项目单项工程、单位工程划分，还要清楚每个环节会产生的归档文件内容，并做好工程档案管理相关准备工作。②完善工程档案管理制度。完善的工程档案管理制度是开展工程档案管理的基础，工程项目开始前应制定完善的工程档案管理制度，包括但不仅限于《建设项目文件归档范围和保管期限表》《工程档案分类说明》《竣工资料编制规定》等。③档案管理纳入合同条款，实行前端控制。将工程档案管理纳入合同条款，在施工招投标合同中明确以下几点要求：一是承包商文档管理经理应列为项目实施关键管理人员，具备相应从业管理资格，并受合同中关键人员擅自更换违约条款的约束。二是实行里程碑付款的合同，增设“竣工文件全部移交”付款里程碑点，已完整移交竣工文件作为支付此里程碑付款的条件。三是对承包商未按照规定的工作进度表提交相关竣工文件的行为，应在合同中设置违约处罚条款。④加强承包商入场前档案培训。建设单位档案员应加强承包商入场前档案培训，在项目人员正式入场前召集各参建单位文控、资料员进行培训，交待竣工资料编制的方法规范，施工、监理表格制作注意事项，竣工资料移交应满足的要求等。项目开始前，应组建档案人员联络网，将各参见单位文控及资料员登记造册，并建立检查与监督机制，确保项目档案工作顺利开展。

3.2 多途径提升档案员档案管理及工程管理素质

①主动学习工程管理相关知识，深入施工现场。建设单位档案员应主动加强工程管理相关知识的学习，除档案管理知识外，还需熟悉工程项目施工流程，明确施工记录表格种类，了解施工记录内容。②拓宽培训渠道，掌握档案管理知识。档案员应通过多种渠道了解掌握工程档案管理知识及档案验收标准。渠道一是参加国家档案局举办的工程项目档案管理培训课程；二是参加上级公司举办的档案培训课程；三是前往其他项目公司参观调研，获取档案管理工作先进经验等。档案员只有通过不断学习，才能在工程档案管理过程中有的放矢。

3.3 制定有效措施杜绝档案资料拖交现象

①加强参建单位联动，有效管理工程档案。建设单位在组织管理工程档案过程中，要加强参建单位联动，充分调动监理单位、施工单位资料员工作积极性，统筹管理参建单位资料员，设置档案工作汇报程序，制定相关内审及检查表格。建设单位档案员要联合监理定期抽查施工单位施工记录，并形成检查记录实时备案，检查周期应予以固化，确有检查不合格的情况发生时，要及时发出档案资料整改通知书，并限期整改，确保施工文件形成的及时性、完整性。②确实履行合同违约处罚条款。将工程档案管理纳入合同条款后，应确实严格履行合同违约处罚条款，通过罚款等措施约束承包商拖交相关竣工文件的行为，处罚的执行力度不能过于宽松，更不能碍于情面不予处罚。

3.4 树立正确档案移交观念

建设单位相关领导及档案员应树立正确的档案移交观念，天然气管道项目工程档案是市政工程档案的一种门类，可对城市日后规划发展提供参考依据，建设单位应该在项目通过档案验收后，将工程档案原件移交当地城建档案馆保管，为不影响管道运营，可自留复印件。只有如此，工程档案才能发挥更大的社会价值，造福子孙后代。

4 结语

天然气管道工程项目档案的管理是整个项目管理过程中的重要一环，项目建设单位档案员必须在项目进程的各个阶段充分发挥好监督指导作用，对工程档案管理进行前段控制、过程控制并做好档案验收和移交工作。档案员要做到既懂档案又懂工程，要将档案管理贯穿于整个工程管理过程中并全程参与。只有这样，工程档案才能成为工程项目的真实写照，才能发挥其应有的价值。