信息时代档案管理工作面临的挑战及策略研究

2019-01-27杨丽

中小企业管理与科技 2019年12期

杨丽

（兖州区医疗保障局，山东兖州272100）

1 引言

2019年初，山东省数据大厅在山东省档案馆建成启用。山东省数据大厅是省政府办公厅、省档案馆和省大数据局在省档案馆政府公开信息查阅中心基础上改造升级建设的，以“智绘山东、数造未来”为主题，整合共享全省政务信息资源，为各级各部门政务服务应用和辅助决策提供大数据支撑，为人民群众查阅和利用政府公开信息提供全新的信息化服务平台，强化了数据就是档案的意识，开辟了档案工作与大数据融合发展的新思路。可以说，档案信息实现电子化能够提高档案管理工作的效率，但同时也会带来无法预料的安全隐患，造成信息泄露、篡改或者丢失。因此，作为人民群众的医疗保障系统也要建立起完善、合理的网络安全管理体系，最大化地维护互联网电子系统的安全，切实有效地保护档案信息。

2 信息化档案管理的必要性

2.1 信息化管理档案是社会的必然趋势

近年来，我国医保行业也日益实现信息集中化管理，这对于提升医保事业的工作效率有着积极的推动作用。信息化技术的运用，能够提升信息化检索功能，和过去人工查找档案的效率相比，更具快捷性[1]。可以说，信息化管理档案是社会的必然趋势。

数字化的档案管理模式必然会成为医保事业信息发展的目标，同时也是社会发展和竞争的核心资料来源，利用网络信息的高效性和便于管理性的特点将自身服务水平快速提升，为用户提供更加便捷快速的服务。

2.2 档案管理采用信息化建设的作用

信息时代，信息化管理给医保档案管理工作带来了巨大的挑战。随着外界条件和环境的变化，档案管理内部的需求也随之发生相应变化。立足于当前信息化建设的整体力度，我们要在新的发展时期，始终保持开拓进取的精神，以医保档案为例，将信息管理融入医保服务单位的档案信息管理工作中，有利于档案管理全面实现信息化建设。

医保档案信息作为医保行业发展的重要工作内容，是提高服务的核心力量[2]。因此，我们要积极运用现代化的手段来提升档案资料的质量，强化档案资料的管理，更好地解决档案管理工作中的各种问题。

3 信息化建设提升档案管理水平的措施

3.1 结合其他系统实现档案管理信息化建设

良好的信息来源和信息管理系统，是全面深入开展档案管理信息化的前提条件。随着信息化管理水平的不断提高和完善，档案信息管理将会日益完善和全面。可以说，档案管理信息化不是一个独立部门就能完成的，离不开多个系统的配合和沟通，需要加强多部门之间的信息交流，以保证信息管理系统的可行性。

3.2 利用电子技术为档案信息管理提供技术保障

电子文件指的是在数字设备和环境中生成的文件资料，以数码的形式存储在磁带、光盘等载体中，可以依靠计算机等数字设备进行处理和阅读，同时也可以通过互联网技术进行文件传输与发送。电子文件也是档案学的一个组成部分，这是由于电子文件是在计算的环境之下建立的，与计算机、网络信息技术等其他学科会有交叉的区域出现。在电子文件的研究过程中，会运用到计算机技术、网络安全技术、密码学基础等知识，这些知识是电子档案管理工作开展过程中不可或缺的一部分。在网络安全隐患的环境下，使用电子技术来为电子档案提供安全保证，是信息时代急需解决的一个重要问题。计算机技术在档案的管理过程中具有非常特殊的作用，能够让电子档案的管理更加智能化、数字化和简易化。需要将计算机技术高效处理信息的能力在档案管理中进行使用，在电子档案管理工作中，需要把已经输入进去的档案信息数据通过智能分类系统来进行分类整理，再由档案管理中的内网联合，让文件信息在系统里可以实现信息共享和交换，突破档案信息使用的局限性，加快档案管理工作的进程[3]。智能网络检索技术和档案数字化技术可以为电子档案管理工作提供技术保障，让电子数据能够实现高效传播，从而更好地实现资源共享，提高档案的使用价值，满足用户需求。

3.3 加强电子档案安全的基础设施建设

推进档案管理信息化的过程中，软硬件设施的优化组合是一项基础工作。只有基础设备到位才能保证档案网络的完善，这就需要借助高端的服务器和计算机设备，只有硬件设施得到了改善才能更好地依托先进的技术加强电子档案工作的安全性，从而改善服务条件，促使档案管理工作更加的标准、规范、高效[4]。在加强电子档案安全的基础设施建设工作中，需要从以下几个方面入手：一是档案管理部门加大资金的投入，对基础设施进行改造，在具备相应完善的条件之后，使档案部门配备档案信息化建设所需要设备，以及可以和高端计算机技术相适应的服务器、计算机、打印机等必要设备，并且要不断更新和完善档案管理软件和防护杀毒软件；二是引进先进技术，构建分类明确的档案数据库，设置防火墙，在保证电子档案网络安全管理的同时，使档案信息在不同阶段的使用和共享能够更加快捷、安全；三是更好地推进文书档案、图书资料、人事财务档案、工程技术档案的一体化，实现资源的优化配置；四是相应部门应积极地参与和推动电子政务的建设，建立多层次的网络平台，使信息的利用范围和渠道更加广泛。

3.4 完善档案信息数据库的建设和管理

档案管理部门一定要立足于当前国家相应的资料和文件，认真贯彻落实档案信息化管理工作，利用文件资料的价值来确定数字信息的收录内容、管理时间。在开展信息化建设的过程中，档案管理部门要加强和信息管理机构的沟通和合作，完善信息系统的发展，将数据信息做好归档管理。此外，还要保证在信息化建设中的服务质量。可以说，信息化的应用对档案服务工作产生了积极的推动作用，我们一定要加强对档案管理工作的高度重视，满足当前行业的经营需求，做好档案资料的分类和管理，确保信息档案的网络安全。值得注意的是，档案管理部门也要加强信息安全的重视，成立专门的信息管理安全机构，保证信息技术和档案管理的全面行，完善网络传输过程，保证档案数据库的安全。

3.5 加大档案管理人才储备和培养力度

电子档案网络安全的发展与先进技术人才有着密不可分的关系。对于电子档案的安全需要，相关技术性人才储备非常重要。因此，在档案信息化建设过程中，就需要不断地引进相关的技术人才，加强人才技术培训力度。目前，我国的档案管理专业人员较少而且在技术培训方面缺少力度，若要提升档案信息化水平，就必须对相关的工作人员定期进行培训，把档案基础知识和相关网络管理信息技术结合起来，不断提升相关人员的业务知识水平，让其掌握熟练的操作技能。同时，加强技术性人才的引进，树立正确的用人观念，打造一支创新型专业技术队伍，为档案信息安全化的建设保驾护航。