医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值

2019-01-19陈慧

中国卫生标准管理 2019年10期

陈慧

医院文书，不仅涉及整个医院日常运作的过程，同时涉及众多形式的资料，不仅能够体现医院的历史，亦体现现有服务发展水平。当今为信息时代，医院文书档案不能单纯依靠纸质档案，而是联合电子文书档案相互结合以双轨制管理为主[1]。医院文书档案主要表现医疗以及相关服务的整个过程，其中涉及的内容种类复杂，如图表、文件、影像等，表达以往和现有的工作状况。伴随着信息技术化的发展，医院文书档案管理已经突破以往纸质模式，与现代的电子文书相结合，新时代医疗管理中，电子文书档案应运而生，将纸质档案与电子档案共存，即双轨制管理。通过双轨管理模式，在不断增强医院文书管理的实效性的同时亦能提升管理水平，为我院保持稳定运行提供有利的支持。

1 医院文书双轨制内涵

医院文书档案主要表现医疗以及相关服务的整个过程，其中涉及的内容种类复杂，如图表、文件、影像等，表达以往和现有的工作状况。伴随着信息技术化的发展，医院文书档案管理已经突破以往纸质模式，与现代的电子文书相结合，实现了两者同步归档管理。在实际工作中，双轨制不仅需要文书档案为基础，同时需要相关人员对信息进行录入，再运用打印系统，才能实现电子文档改变至文书档案，最后实现归档。此外，电子文书档案依靠医院管理系统，实时上传，达到共享和保存的目的。

2 医院文书档案管理双轨制的价值

2.1 制定医院文书档案双轨管理制度

“双轨制”的实施和开展，是文书档案管理的重要内容和意义，在此过程中应将可能涉及的内容进行分析和总结，主要是提升相关人员在工作中存在的档案文书书写、档案文书保存、计算机技术、信息管理能力、档案文书管理等各个流程文书档案管理能力，各个流程应引起各个管理部门的重视，同时应切实履行工作职责。为医院文书档案归档的整个过程如：（1）制作；（2）存储；（3）备份；（4）登记；（5）归档等顺利有序的进行奠定良好的基础[2]。

2.2 制定管理流程

双轨制管理工作的顺利实施，首先要明确管理的整个流程，同时要充分了解档案的翻阅、检查、复印、备份、取证、签收、归档等各个流程；其次是不断完善以上各个流程的管理规范，并制定适合相关的管理方案；最后要加强对非法查阅、复制、修改、删除等违法行为的监控力度；一旦发生医疗纠纷，需要调阅医院文书时，双轨制度更能重分发挥医疗文书档案的价值；为更多医护人员和患者服务，提升医院的整体形象[3]。

2.3 控制文书档案归档的时间，同时保障其准确性和及时性

在实现医院文书档案双轨制管理中，不要忽视纸质档案工作的重要性，应制定归档时间。目前，纸质档案归档时间制定在24～72 h，同时已经实现电子版文书和纸质版文书的相关转换，并打印归档，最后交于文书管理机构。

2.4 规范电子版文书和纸质版文书归档方法和流程

在医院文书档案双轨制的管理下，应分别制定纸质文书档案与电子文书档案归档的流程。根据以往归档方法，按照规定的顺序将文书档案进行整理、编目、装订以及设定档案号，便于日后索引，同时根据我院的实际情况实施文档的储存，以每个科室为单位并实现电子文书档案存储，及时上传至医院文书档案管理工作室，随后由文书档案管理工作人员进行检查和核实[4]。

2.5 医院文书档案的保存和保护

在实施医院文书档案双轨制中，根据纸质版档案与电子版档案的特性，对其进行有效的保存和保护。纸质档案应按照设定的档案号固定位置摆放，同时做好防潮、防虫、防火、防损坏的预防操作，而电子版文书档案在归档后，应防止其他人员进行篡改、删除，每位工作人员应有自己的工作权限，日常工作中对医院文书档案进行控制，并实施责任制，必要时应采用加密等技术支持。

3 医院文书档案双轨管理的意义

3.1 提升相关人员工作效率

提升工作效率主要表现在两个方面，文书书写效率和归档效率，与传统手写文书档案比较，双轨制文书档案管理，书写更加便捷，故降低由手写发生的错误率，此外对提升归档工作效率意义重大，采用电子文书更加准确和标准化，应用简单的操作（复制和粘贴），即完成了整个文书的模板，缩短了书写用时。另外书写完成时，可以直接打印，即转变为纸质文书，达到两种文书转换的便捷性[5-6]。

3.2 提升医务人员书写质量

以往医务人员书写水平具有一定的差异，纸质文书档案中常常发生字迹模糊不清的现象，导致在归档中需要大量的精力来辨认，增加工作量，降低工作效果。通过实施双轨文书档案管理以来，明显的解决了该种问题，所有医护人员均采用电子文档来实现归档。此外通过规定字体、格式、打印纸张大小，促使字体更加清晰，一目了然，进而提升医院文书档案的书写质量[7-8]。