能源工程分析测试实验室的样品管理

冀雪妮

(1.华电电力科学研究院有限公司，浙江 杭州 310030；2.华电能源工程有限公司，浙江 杭州 310030 )

1 引言

随着互联网技术的发展，分析测试实验室的样品管理工作也越来越智能化。越来越多的实验室采用了实验室信息管理系统，本单位分析测试实验室主要承担着华电集团各大电厂技术监督工作中的例行分析、大小修事故排查和技术服务中的委托检测等样品的分析测试工作，目前已通过CMA认证的参数多达500项，涉及样品种类繁多，主要有水、煤、油、金属材料、催化剂、光伏板等。而样品管理是贯穿于整个分析测试工作的重要内容[1]，已列入国家实验室认可、计量认证、质量认证、健康相关产品及其他检验机构资质认证的考核内容或考核要素之一，是检测过程中的必须环节和关键控制点，其管理的公正性和客观性决定着检验检测报告是否公正、客观。保证测试样品的接收、检测、保存、处置等流转过程中处于受控状态，样品的安全、完好、有效和可追溯，确保检测数据的准确和客户的利益。在此基础上，本实验室建设了符合自身情况的实验室信息管理系统。

2 体系文件的建立

分析测试实验室建立了完整的质量体系文件，比如《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《记录表格》等，对测试样品实行“标准化、程序化、规范化”统一管理，做到“有法可依，有法必依”。把好测试样品流转的各个环节，保证每项工作都可以落实到具体的部门和人员，保证样品状态的真实有效。

同时加强样品管理培训，组织学习特殊样品管理的相关知识；根据现状制定样品满足检测需求的衡量标准，重点核查反馈并改进提高，实现了客户满意度≥99%。

3 样品管理室的建设

分析测试实验室根据《程序文件》中的要求，设置了单独的样品室。样品室包括样品接收室和样品储存室。样品接收室用于样品的接收，访客的登记等样品入库前的委托工作。样品储存室用于待测样品的暂时存放和已检样品的存储等工作。

样品储存室是进行样品保存的固定场所，应配备除湿机、空调、冰箱等电器设备和温湿度计等检测环境设备，并需定期检查，如发生故障应及时报修，以保障样品的储存环境。

样品管理员需关注样品室日常清洁，保证样品储存室的整齐、通风情况。各类物品按照“7S管理”要求分门别类的摆放在规定的位置上，做到取用方便。做好样品室的安全防火、防盗工作，并规定禁止吸烟、饮食。

对于任何人员，未经审批同意，不得进入样品接收台以内区域。样品管理员必须对样品室发生的一切异常情况负责，发现异样且无法处理的必须及时向上级汇报。

4 实验室管理系统的运行

分析测试实验室依据实际情况建设了一套符合CNAS要求的检测管理系统，且与电科院内网实现了无缝对接，便于统一管理。凡电科院在册员工，无论是技术监督人员还是技术服务人员均可在线提交样品检测申请，样品管理员通过实名密码访问系统，进行样品的登记委托流程。

5 样品的委托

样品的委托是样品管理员的工作重点，也是整个分析测试实验室开展检测工作的第一步，样品的委托必须由体系授权的样品管理员和送样委托人一起协助来完成。样品的委托主要包括样品的接收，登记和标识。

样品管理员首先验收样品，对合格的样品进行接收，登记，签订委托合同，对每个样品进行编号，登记唯一标识码。样品管理员若发现有异常，或偏离检测方法所要求的标准状态，或对样品是否适用于检验有疑问时，应及时联系相关专业技术负责人，采取相应措施，使样品符合检验方法所要求的状态。特别强调，对于分析测试实验室的样品管理，我们只对来样负责，不对采样过程进行监控。

5.1 样品接收

样品的接收由送样委托人的检测需求和实验室所具备的检测能力来决定。样品的接收需对检测项目及依据标准进行核对，样品管理员应对样品进行第一道关的把控，进行初步观察判断，确保样品能够满足检测要求，对于进行过特殊处理的情况、采样信息、样品状况需做好记录，确保样品检测的可追溯性。

5.2 样品登记

样品的登记在检测管理系统上操作完成，其登记界面如图1所示。

图1 检测系统的登记界面

符合条件的样品经登记后，导出样品委托单，样品管理员同送样委托人在纸质版的委托单上签字，一式两份，至此，此合同生效。送样委托人在规定的时间内可凭此委托单领取检测报告等。样品管理员按照相关规定，对样品进行唯一性标识。

5.3 样品的标识

为了保证样品状态在每个流转过程中均清晰可见，依据程序文件和作业指导书中的相关规定，为了保证检测的公平公正以及客户隐私，送样委托人相关信息均采取屏蔽，除样品管理员外，其他任何人不得得知。其他包括检测项目及依据标准、采样信息，样品状况等信息均编辑于二维码内，只有本实验室范围内人员可通过手机下载安装APP，扫描二维码可查询其信息。

本实验室按照不同的样品类型，以及所属专业，对样品进行了自动编码。同时保证此码的唯一性，在整个样品流转过程中，各相关人员应保证此二维码标签的清晰可见。各相关检测人员在样品流转到相应的阶段，相应的人员可收到短信提醒任务。

样品管理员在线提交委托单，样品流转状态自动显示在样品登记完成状态。

6 样品出入库

样品管理员按照样品的类型等，将样品存放于样品室的待出库区柜中，等待相关专业负责人将检测任务进行分配后相关检测人员凭借《样品检测任务单》前来领取样品。对于有时效性的样品，样品管理员应第一时间通知相关专业负责人，一边及早安排准备工作，确保样品的检测结果准确可靠。

因样品的检测均由相关专业实验室进行，故本实验室将需制备或前处理的样品不做特殊处理，均交由相关专业实验室。

相关专业检测实验室按照《样品检测任务单》进行分析测试，完毕后将剩余所有样品返回样品管理室，样品管理员核对样品信息，办理留样手续。

7 样品处置

样品管理员按照样品接收时与客户的约定，对样品进行处置。

对于要销毁的样品，待过了报告异议期，填写《样品销毁登记表》，报相关负责人批准后销毁，依据样品属性分门别类处置。对于需客户取回的样品，在报告发放时随报告一起退还给客户。对于需要长期留样的样品，按照样品的特性，办理留样手续。待留样期满后，申请处置即可。对于检测员提出复检的样品，凭复检审批表办理出库手续，及时更新样品台账。对于科研人员用于研究的样品，同复检样品一致需办理行政审批手续后才可出库。

8 报告发放

送样委托人凭借有效证件和样品委托书领取样品。样品管理员(资料管理员)按照程序文件发放检测报告，填写发送信息。任何人员不得私自发送检测数据。

9 结语

样品管理员是整个样品管理流程的关键点，其能力的高低直接影响着分析测试实验室管理的效果。专业的样品管理员是实现标准化分析测试实验室管理的标配。其不仅需有一定的沟通公关能力，还需对相关检测专业有所了解，需对实验室所具备的检测能力了熟于心。因样品管理员接触到的样品测试范围广，样品间极易发生交叉感染，这就要求样品管理员对样品的性质及测试项目要求有一定的了解，把好第一道关，做好委托记录，只有这样，检测人员才能获取正确的样品信息，采取有效的检测方法。

样品管理工作是个繁琐的工作，样品管理员在此过程中起着承前启后的作用，为检测工作保驾护航。样品管理员的职业素养便变得极为重要，建立必要有效的监督机制显得尤为必要。

样品管理是整个检测的起始和结束环节，其管理的的质量直接关系到检测的准确性、可靠性。

实验室样品的管理是一项重要的工作，管理的质量直接影响到实验数据的准确性及可靠性。如果管理过程中出现差错，导致法律纠纷，会对实验室和客户带来很大的麻烦。

因此，加强实验室样品管理，对实验室自身建设能力、实验室管理水平的提高，以及实验室和客户双方利益的保证至关重要。