水土保持工程施工阶段工程档案存在的问题及解决对策

刘肇欢

(黄河水利委员会 黄河档案馆，河南 郑州 450003)

在国家不断重视水土保持生态建设的形势下，黄河流域在国家水土保持重点工程项目带动下，加大了水土流失综合治理实施力度，取得了巨大成就，带来了巨大的效益。随着生态文明战略的深入实施，进一步建设美丽黄土高原势在必行，大规模持续开展水土保持生态建设仍然是一项长期的工作任务，预示着黄河流域会继续实施国家水土保持重点工程。然而，近年来在国家水土保持重点工程督查过程中，发现有的施工、监理单位在施工阶段的施工、监理日志记录方面存在一些问题和不足，影响了水土保持工程档案的质量。结合工作实践，针对上述问题提出解决对策，可为今后的水土保持工程建设管理提供有效信息，为水土保持强监管、补短板提供支撑。

1 建立水土保持重点工程施工阶段档案的作用与意义

国家水土保持重点工程项目建设过程中建立起的工程档案资料，既是工程项目建设的真实记录和工程竣工后管理、维护的直接依据，又是开展水土保持学术研究、持续进行水土保持生态建设的宝贵资料，更是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据[1]。水土保持工程建设过程中记录整理的施工、监理日志，是项目施工中工程建设、工程质量及管理等过程的真实反映，又是上级要检查的重要材料之一，也是工程验收过程中的一项必不可少的重要内容，归档后的档案资料可为外界提供工程建设管理方面的有效信息。工程档案资料是工程项目建设过程中重要的一环，是与工程本身不同性质的一项不可或缺的工作。因此，做好水土保持工程项目的档案记录、收集、管理工作具有十分重要的意义。

2 有关规定和办法对工程档案的要求

有关的国家规定和水土保持工程管理办法，都对水土保持工程档案收集、建立与归档提出了明确的要求。水利部《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)，明确规定水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，并要求检查水利工程进度与施工质量时，检查水利工程档案的收集、整理情况，水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据。其实，完整全面的施工、监理日志也能反映出工程人员的工作态度、细心程度和业务能力。

国家发改委、水利部联合印发的《水土保持工程建设管理办法》(发改农经〔2011〕1703号)和财政部、水利部联合印发的《中央财政水利发展资金使用管理办法》(财农〔2016〕181号)等，规定各级水行政主管部门和项目法人应加强水土保持工程档案管理，按照规定收集整理、归档保存包括施工组织、工程监理等全过程的相关文件资料，确保档案资料的真实性和完整性。

国家标准《水土保持综合治理验收规范》(GB/T 15773—1995)，要求水土流失综合治理等工程项目的技术档案必须内容齐全、资料确切可靠，必须收集、整理齐全综合治理过程中包括施工在内的主要技术环节，以及每一环节中涉及的有关方面的技术资料。同时，也明确了工程施工中的辅助性技术成果，如每一单项措施或分部工程逐日出工数量、相应完成的措施工程量，工程使用的物资、相应完成的措施工程量，工程质量检查的原始记录，施工中出现事故进行抢救或处理的记录和总结等。

3 水土保持工程建设过程中有关施工、监理日志存在的主要问题

近年来在黄河流域国家水土保持重点工程建设督查中发现，各项目的施工、监理技术人员大多能够按照国家、省级建设管理的有关规定和要求，在工程施工过程中认真记录施工和监理日志，并收集归档。但是，也发现一些项目的施工、监理日志记录方面存在问题和不足，主要是记录内容过于简单，重点不突出，一些机械数量、材料消耗、人员数量、作业部位(区域)、工程完成量及工程质量等不明确。如：重大事件没有完全反映出来；出现的问题没有说明，缺乏整改后的情况说明；技术人员没有签名，不填写记录日期等。更有甚者，工程已开工，监理规划、监理方案等报告还没有编制完成；有的监理人员缺少工作经验，且没有进行过岗前培训。

4 加强档案资料管理的建议

(1)提高认识，重视档案资料建立。工程建设管理各方人员，特别是项目法人(责任主体)单位领导，一定要提高工程建设档案资料建立及归档重要性的认识，要把建档工作同争取项目、建设项目同等对待。不能认为工程保质保量按时完成就可以了，还要看工程档案资料是否按时、完整归档并符合要求。水土保持主管部门一定要克服“重外业、轻内业”的思想，将工程建设有关档案资料管理工作列入工作目标责任制，进行年度考核，确保工程档案及时、完整归档。

(2)高度负责，按照要求认真记录。项目建设各技术负责人要同时对档案资料工作负责，应不定期进行检查和询问。施工及监理技术人员要有责任意识和担当能力，要清楚整个工程建设的内容、工期、重要节点等；施工期间及时上工，在关键时间点要能够出现在施工现场，并按照有关要求，认真、及时、实事求是地做好记录；安全保存施工、监理日志，并按照规定进行移交，确保归档资料齐全。

(3)及时记录，切忌事后回忆填写。施工、监理日志应该坚持当天完成。如果工程量大、战线长、范围广，应该在当天施工结束后进行记录，这样才能反映出当天的真实情况。不允许对内业资料进行阶段性的整理，或者只“整”不“理”，导致内业资料错误百出。切忌过后再回忆当时的工程施工情况，以免造成信息不准确、不完全，甚至把错误的东西记录在日志里。

(4)突出重点，全面详细录入信息。 相关技术人员要负起责任，在工程作业的过程中，认真细致地做好记录，特别是关键环节和隐蔽部位的施工。记录内容主要包括机械数量、人员数量、完成的工作量、工作地点或图斑，消耗的物料、材料等，出现的问题和产生的原因及整改情况等。

(5)规范管理，档案人员适时介入。制定档案管理规章制度，厘清责任，严格执行。按照“全”“准”“严”的要求整理内业等有关资料：“全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和有关内容不全等现象；“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查；“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入档案室。为达此目的，可在工程建设的主要时间节点，邀请专门的档案人员进行指导，以便使工程建设管理的档案资料符合要求。

(6)加强培训，不断提高业务能力。各级管理部门要分层次对相关人员开展培训，特别是责任主体单位要根据工程建设情况，针对本单位近年来档案建设管理上的有关问题或不足，对施工、监理、档案人员进行有关业务培训，尤其是对近年来在工程督查中发现的具体问题要进行认真整改，提高档案资料建立与管理水平。同时，要保证档案管理人员相对稳定或长期固定。