关于做好医院行政档案管理工作的思考

黄凯

近年来，在我国经济和社会的发展带动下，我国医疗卫生体系获得了一定的进步和完善。新形势背景下，医院与医院的档案管理工作之间的关系愈加突出和密切，医院档案管理工作中行政档案管理十分重要，直接影响着医院的正常运行和医疗服务的发展，医院行政档案记录着医院全部发展历程，具有巨大的指导作用和资源价值。医院只有重视行政档案管理工作，充分发挥出行政档案的资源价值和指导作用，加强行政档案管理才能够保障医院的可持续发展。目前我国医院行政档案管理工作中还存在着缺乏信息化、现代化、科学化等问题，没有充分发挥出医院行政档案管理的作用。因此，思考如何做好医院行政档案管理工作这一问题十分必要。

1 医院行政档案管理的重要性

1.1 有助于医院文化的积累和传播

医院行政档案内容不仅包含重要医学资料，也承载着医院的文化[1]。有效开展医院行政档案管理工作有助于积累和传播医院文化，比如医院的病案资料，病案中记录着患者所有医疗过程和数据，既是医院重要的资料也是医学教学与科研的主要资源来源，一个成功的病案记录可以为患有相同病情的患者诊治提供科学参考，让医生能够更加高效的开展医治工作，医生在使用病案过程中也可以对科研经验进行归纳总结[2]。

1.2 行政档案管理是医院日常管理工作开展的基础

良好的医院行政档案管理是保障医院日常管理工作顺利开展的必要基础[3]。例如行政档案中的人事档案管理，人事档案是医院人才队伍建设、管理与发展完善中必不可少的重要部分，是医院开展人事资源工作多必需信息的来源，能够为优化人才、医院员工评价考核提供有效依据，没有人事档案与人事档案管理势必会影响医院人力资源有关工作的正常运行，阻碍医院的创新与良好发展[4]。

1.3 记录医院发展历程，指导作用巨大

一个医院的所有发展历程都记录在行政档案中，行政档案具有非常大的史料价值，起着传承医院精神和文化的关键作用[5]。行政档案中的数据能够为医院决策提供重要参考依据，确保决策的正确性，提升医院的实际效益。除此以外行政档案还具有巨大的指导作用，医院在进行各项工作时离不开行政档案这一重要理论依据。

2 做好医院档案管理工作的具体措施

2.1 创新管理方式，加强档案信息化建设

传统的医院行政档案管理工作中主要以人力工作为主，在管理过程中会消耗大量的纸资源，既增加了医院运行成本，也是一种资源的浪费[6]。随着科学技术的快速发展，传统的行政档案管理方式已经不能顺应时代发展需求，不利于医院信息化管理的建设。因此，为了紧跟时代发展脚步，更好的满足医院创新发展对行政档案管理工作的实际需求，医院要创新行政档案管理方式，积极引进先进的信息化管理手段、设备与软件，加强档案信息化建设，重视对电子文件的收集、整合、统一管理和使用，针对纸质文件与电子文件保存上的特点，将二者充分结合进行档案的归档保存工作，在归档电子文件时严格遵循国家有关电子档案管理办法规定和要求[7]，保证登记、载体形式的统一，确保文件真实有效且完整齐全。

2.2 增强服务意识，充分发挥档案价值

医院工作的本质是服务，医院的行政档案管理也不例外，医院既是行政档案管理服务的实施主体，也是其服务的对象[8]。因此，医院要积极通过组织开展思想政治教育活动、创造学习提升机会等方式更新档案管理工作人员的工作理念，创新服务手段和服务理念，提升档案管理工作人员的服务意识，从而提高医院整个档案管理工作的水平和能力[9]。对原管理方式取其精华、去其糟粕，不断优化管理体系，提升档案管理工作人员的管理能力和管理意识，让工作人员能够在岗位上最大限度发挥出自己的能力和价值，从而提升档案管理、收集以及利用效率，充分发挥出档案的价值。

2.3 完善档案室的建设

档案室在医院中占据着不可忽视的重要位置，是保存医院档案的基地，是相关人员能够顺利开展档案管理工作的必要基础。目前我国有些医院的档案室还存在着建设不合理、不规范的现象，影响了档案管理工作积极作用的发挥，一定程度上降低了医院行政工作效率和质量[10]。因此，想要做好医院行政档案的管理工作，就必要完善档案室的建设，结合医院实际情况增加对档案室建设人力、财力、资源的投入，按照国家及有关部门对医院档案室建设的相关要求标准建设出更加科学、规范的档案室[11]，促进医院行政工作效果的提升。

2.4 加强行政档案工作人员的培养

工作人员是开展行政档案管理工作的实际执行者，其工作能力与职业素养直接关系着医院行政档案工作的质量和有效开展。因此，医院要加强对行政档案工作人员的培养，定期组织培训活动，提升其专业素养、职业道德与综合素质，从而保障行政档案工作的高质量、高效率。另外，医院要坚持以人文本的管理理念，增加对行政档案工作人员的关心和了解，及时发现其工作中存在的问题，采取有效的措施解决问题，了解影响员工主观能动性与积极性的原因[12-13]，开展专项讨论会议，制定出提升员工工作积极性和热情的方案，让行政档案工作人员感受到被重视、被信任的体验，从而更加认真、高效的投入到工作中，提升医院行政档案管理的质量和效果，推进医院的可持续发展。

例如，当了解到行政档案管理人员对现有待遇和聘用制度有意见时，医院要积极收集员工的建议和想法，组织管理层与人力、工会等相关部门开展问题专项讨论会议，结合本院实际运行情况与行政档案管理工作内容和强度等，灵活采取技术性的聘用制度，适当调整行政档案管理人员的福利和待遇，调动起相关人员工作热情，让其能够在愉悦的情绪下更好的完成工作、创新工作、提升工作。

3 结语

综上所述，行政档案管理在医院工作中十分重要，直接关系着医院的可持续发展。做好医院行政档案管理是顺应时代发展需求、符合医疗改革要求的必然趋势。医院要创新管理方式，加强档案信息化建设，增强服务意识，充分发挥行政档案价值，完善档案室的建设，加强行政档案工作人员的培养，做好行政档案管理工作，为医院的良好发展保驾护航。