浅谈新时期水利工程档案管理工作

2019-01-16屈建春

治淮 2019年7期

屈建春

新形势下，水利工程档案工作为适应新时期的发展，就必须用新的思想和理论，依靠新方法，达到更高的要求。我们要与时俱进，树立服务理念，明确定位，顺应水利改革发展趋势，更好地开展水利工程档案管理工作。因此，加强和改进新时期水利工程档案工作，针对存在的问题和水利工程档案发展趋势而不断改进具有重要的现实意义。

一、更新观念，充分认识档案重要性

充分认识档案的重要性是新时期做好水利工程档案管理工作的基础。首先，水利工程档案是指在水利工程建设与管理过程中，对工程建设、运行、维护等具有保存价值的各种载体的原始记录。它记载了水利工程立项、勘测、可研、批复、设计、招标、施工、监理、竣工验收及运行等各方面资料，是水利工程真实面貌的重要记录，涉及到工程管理的全过程。第二，水利工程档案为工程竣工后的工程维护、加固、检查、管理、使用提供了依据，是全面评价工程质量，核实事故原因，追查事故责任的重要依据，在监督和验证项目质量方面发挥着作用。第三，水利工程档案对新项目的规划具有重要的指导作用和参考价值。

二、加强领导，落实档案工作责任制

1.层层落实水利工程档案工作责任

新时期水利工程档案的归档工作离不开强有力的领导和完善的水利工程建设工作机制。工程建设之始，要结合本单位实际，及时建立水利工程或工程档案工作机构，明确档案工作的责任领导，明确工作人员，明确年度或阶段档案归档工作的重点，认真安排和部署，分工合作，促进文件收集、整理和归档工作的有序开展。加强监督检查，每年适时对本单位档案进行监督检查，确保归档文件资料完整、安全、保密。

2.档案工作与工程建设管理等工作同步开展

项目单位应在注重项目进度和质量的基础上，将档案的收集、整理、归档、接收等工作列入重要议程，使档案工作与业务工作同时部署并开展，及时收集、整理和归档各种文件和资料，实现下达工程项目任务和应归档材料归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，验收与鉴定项目文件材料同步，上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。

三、积极指导，规范水利工程档案管理

1.深入一线，用跟踪服务规范档案工作

在工程建设过程中，应定期深入工程建设现场，根据工程项目建设特点，基础工程建设进度和现场文件材料形成情况，对档案工作进行现场指导，以便及时解决发现的问题，从而实现跟踪服务。针对档案工作人员管理中存在的问题，及时采取有效措施，必要时组织短期培训。一方面帮助一线档案工作者学习和理解相关标准规范，掌握专业技能，提高专业水平。另一方面，需要了解项目动态和数据流，确保以完整和准确的方式收集档案材料。

2.夯实基础，完整收集工程建设资料

水利工程的完整档案是记录有关参建单位绩效的主要依据，真实反映了一个工程的各个分部、单元工程施工是否规范，管理是否科学有序，各参建单位工作是否做到了实处。因此，各参建单位必须夯实档案工作基础，及时有效地收集各类应归档的工程档案文件材料。

四、团结协作，有序推进工程档案建设

1.凝心聚力，科学做好分类立卷归档工作

水利工程档案工作是工程建设工作的一个部分，是部分与整体的关系，它和工程建设的其他工作紧密相联。只有各参建单位通力合作，才能做好档案工作，完整的文件也取决于各环节工作人员的合作和支持。严格执行“水利档案人员岗位责任制”“水利档案归档制度”“水利档案管理责任追究制度”等一系列规章制度，明确归档范围、标准和内容，根据档案收集完整，档案范围清晰，分类科学，归档及时的要求，实现工程档案管理的科学合理、规范与高效。

2.压茬开展，有序推进工程档案信息化

水利工程建设的特点决定了水利工程档案资料众多，占用了大量的仓储空间，增加了管理成本。信息化可以大大减少档案收集、管理和维护的人力、物力和财力成本，因此，推进工程档案信息化建设是大势所趋。大力推进档案信息建设，是充分利用现代信息技术进行档案管理，实现档案数字化管理的基础。通过电子文件、数字信息平台、数字存储盘等丰富档案构成形式，改造工程档案的管理模式和载体，促进档案工作的现代化。