加强医学院校学生档案管理工作的思考

2019-01-15王思齐

山西青年 2019年19期

王思齐

(秦皇岛市第一医院，河北秦皇岛 066000)

一、我国医学院校学生档案管理工作现状

随着我国经济的飞速发展，大数据时代的到来为我国各项事业的发展前进提供了很好的模式与平台，尤其是近几年来，随着医学院校招生人数扩大，信息数据开发管理功能无疑对各医学院校学生档案管理工作给予了极大的便利。然而，在信息数据带来便利的形势背后，也存在着各种各样潜在的问题，如管理制度不规范，档案管理意识理念不够，相关专业人才队伍缺乏等都随着管理模式的发展逐渐暴露出来，而这些问题的积累也会在往后医学生进入实习单位时与档案能否落实到位产生重大联系。

二、我国医学院校学生档案管理工作主要存在的问题

(一)医学生档案工作管理不规范

近几年来我国逐渐对医学院校学生档案管理工作提出一定程度的重视，并对此下发了一系列相关文件，但是却没有具体提出相关内容。甚至某些医学院校内出现无人负责管理、学生档案随意存放的现象，每当毕业季医学生档案从医学院调取到医院实习单位时才去突击规整，在没有任何严谨流程管理下完成转递任务。而这种未形成规范化、科学性的管理方式的后果则是，医院、医学卫生单位对实习生简历的查阅将会耗费较多时间且过程繁杂，甚至还会有实习生自己携带档案文件等不经学校邮寄或人事部门工作者提取的现象。

(二)档案意识与管理理念淡薄

档案意识淡薄与管理理念淡薄分别指两个方面，一个是医学生档案意识淡薄，其主要表现为医学生在校期间，极少重视对荣誉证书、科研成果等相关材料记录存档，以及只有少部分医学生会填写学生诚信档案、心理档案等辅助材料，因此往往会造成许多学生在某些档案上的空白，有些医学生甚至不关注自身档案的去向，或从始至终都不曾重视。另一个则是医学院校档案管理理念淡薄，部分医学院校不太重视该方面工作，往往安排学生工作部门来管理学生档案，缺乏针对性的、系统化的相关管理机构。

(三)档案管理人才队伍缺乏

传统的学生档案管理工作流程就是把学生在校期间各项材料、表格等文件资料进行收集整理，然后以邮寄形式寄送到其工作单位或相关档案管理部门。在许多医学院校看来，这样的工作所要求的技术性不高，因此便不太重视档案管理人才队伍建设，有些医学院校甚至没有配备专门的档案管理工作人员，仅仅在突击或档案流动幅度大的期间临时招聘学生部门人员来对档案进行整理。

三、加强我国医学院校学生档案管理工作的应对策略

(一)规范医学生档案工作管理制度

教育部门应当出台相应政策，加大工作力度，将医学生档案工作管理制度要求具体落实，同时在条例中明确指出医学生档案工作管理制度本身性质、特点，并对工作的各项内容提出统一具体的内容或限制条件，以严谨的条例文件来规范医学生档案管理模式，提高医学生档案管理者的理念意识，选择、安排具有一定专业管理知识的医学生档案管理者，并定期进行档案规整及检查。

(二)强化档案意识，树立管理理念

高校学生档案资料内包括着高中时期的各项资料，如：高校新生入学登记表、体检表、学籍表、奖惩证明等，医学生们应当对自己档案内所盛放的资料有大概的意识与了解，同时，在书写档案资料时，应当体现出自身特色，以便提高在就业竞争过程中的胜出率。医学院校应当重视就业指导，强调诚信教育、心理教育的重要性，同时校方还可以通过校内宣传栏、入学教育等方式，让医学生们对学生档案方面有一定的基础知识，让医学生了解个人档案管理权归属国家所有，在医学生进入医院开始实习之前，档案的转递处理不应当是个人去完成，同时，单位与人事部门对个人档案仅负保管义务，不具备随意处置的权利。

(三)提高人员素质，加强队伍建设

要想提高医学院校学生档案管理工作效率，首先便要建立一支工作力度大的管理队伍，通过定期的培训以及业务工作来适应现代化学生档案管理需求。首先，设置管理队伍的负责人，并由负责人安排专项负责工作；其次，可招聘兼职的学生档案管理人员，让其负责档案的收集与整理；最后，根据队伍目前适应情况，举办一些具有针对性的专业培训，更快提高学生档案管理人员业务能力。