高职院校基建档案管理探讨

张志平

(重庆科创职业学院，重庆 402160)

一、高校基建档案的特点

基建档案是学校基建工程管理和建设的全过程体现，是学校在基建项目建设和管理过程中直接形成的，具有较高保存价值的文字、图纸、图表及声像载体。它包含校园内各种基本建设工程的前期综合性规划报批文件、可行性研究报告、地形勘察测绘、工程设计、施工、竣工、工程结算、消防验收、过程管理、改造等一系列技术资料。一套完整的基建项目档案包含了工程项目中的每一个环节，具有成套性、专业性、准确性、复杂性、周期长等特点，为工程建设中的决策、施工、竣工、验收、使用等提供参考和凭证作用，为我们清晰地记录着学校基建工作的发展历程。

二、高校基建档案的现状

(一)档案材料收集不齐全

因一个基建项目的形成少则三五个月、多则一两年，涉及到承包、施工、监理等多个部门，且工程管理复杂，时间跨度较大，加之基建档案管理员多数是兼职，在档案管理过程中忽略了一些前期形成的纸质文件材料、项目论证、可行性研究报告、工程建设中图纸变更、失散等的收集和变更，造成了基建档案的不成套和不完整，严重影响到后期的使用和查阅。

(二)档案材料归档质量不高

从已经归档的档案材料中发现，基建档案归档质量普遍低于文书档案。在归档中发现施工前期的用地规划、地质勘测、施工竣工图纸折叠不规范，缺页少页、图纸的清洁度、整齐度较差，更有甚者将施工图纸与竣工图纸混装，图纸上有任意涂写、勾画等情况。也有部分图纸在实际施工过程中进行了修改，但存档图纸未及时更新，造成施工图与项目实际施工图在数据上有一定的误差，且图纸制作不规范、脚标不统一等。

因基建档案多数是由非档案专业人员管理，缺乏档案管理相关知识，且兼职管理人员不稳定，对在建项目情况不了解，以至于在实际归档管理过程中不能及时跟进该次在建项目，不能准确掌握工程施工中的实际情况和识别数据的可靠性，导致工程建设过程中和竣工后资料杂乱无序，不能形成一套完成的有参考保存价值的档案材料，影响了后期档案的利用。

(三)档案保管方法欠妥当

基建档案归档材料中有文件、施工许可证、图纸等，因纸张大小、归档要求不一致，导致在保管中存在一定的困难，特别是施工各环节中的图纸和底图经常随意堆放。因基建图纸的制成材料比较特殊，易磨损破碎，在管理中，如果选择折叠后存放在相应的卷宗内，经过频繁使用反复折叠，在折过的地方容易破损，影响利用；如果选择摊开平放保管，占用面积较大；如果卷起保管，每次查阅都要打开、卷起，不仅效率低，图纸也会受损，至此，选择合适的保管方法至关重要。

三、完善基建档案管理对策

(一)转变观念，增强档案意识

基建档案管理是时间长、涉及环节多且非常繁琐的工作。学校必须确定好具有较高专业水平的专人来管理基建档案这项工作，选派专业人员到相关单位、兄弟院校进行学习交流，学习其先进的档案管理经验。

档案管理员要树立高度的责任感，凡涉及基建档案工作的承建单位、设计单位、施工单位等部门，要求通力配合，相互衔接，做好基建工程中各环节档案的收集、验收工作，严格按照基建档案管理要求来进行整理、组卷、编目、保管和利用。

(二)实行基建档案动态管理

基建档案管理员要随着工程建设有序进行，加强与设计单位、施工单位等的有机联系，工程进展到哪个阶段，档案材料的收集和管理工作就做到哪个阶段，加强过程性材料的积累、整编。各施工单位要负责收集、整理所建工程的相关文件材料，及时交由学校基建档案管理员处汇总，并剔除无参考价值的临时性、重份文件、图纸，并根据文字材料的归档要求，共同完成档案的汇集、整理、归档工作。

(三)开发利用档案数字化信息管理

当今是信息高速发展的时代，学校建设发展也必须得紧跟时代，基建档案记录着学校基础设施建设的整个过程，为学校将来的整体规划和管理提供着重要参考依据。

利用学校OA办公系统与网络技术，将纸质基建档案进行数字化也是势在必行。将大量的基建文件、图纸通过照相机、扫描仪等现代科学技术来建立电子文件、电子图纸管理，及时将相关档案资料输入学校OA系统，有效转化为档案信息资源，实行档案数字化管理，随时优化和更新数据，确保电子文件和纸质图纸的同步性和准确性，并定期做好电子档案的刻盘和备份工作，防止相关数据丢失，确保其安全，以提高基建档案的完整性和准确性，对档案资料保护也提供了更好的平台。

总之，基建档案是多年后学校历史的重现，基建档案管理工作要求我们档案管理人员要有新要求新创新，加强自身业务技能学习，从根本上杜绝基建档案的丢失和遗漏，提高基建档案管理水平，实现基建档案自身的价值。