学生档案管理工作存在的问题与对策——从高校辅导员视角进行的思考

李玉婷

(南京理工大学紫金学院，江苏 南京 210046)

高校学生档案管理工作，是高校重要的基础性工作。在教育部和国家档案局共同颁发的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)的规定要求下，各个高校学校也都在用不同的方式方法来不断加强学生档案管理工作，也有许多高校将之纳入学校整体发展规划。从当前的情况来看，高校学生档案管理工作都取得了不同程度上的发展。然而，高校辅导员作为学生管理工作的组织者、实施者和指导者，在高校学生档案管理工作中也扮演着重要的角色。因此，从高校辅导员的视角加强高校学生档案管理工作，是一个值得研究的课题。

一、当前高校学生档案管理存在的问题

一方面，学生档案管理工作认识不够到位。俗话说，术业有专攻。但我们高校辅导员不仅要做一个“专家”，还要做一个“杂家”。做过高校辅导员的同志们都有这么一个感悟：学生工作的内涵十分丰富，当我们谈论学生工作的时候，更多的是学生思想教育工作、安全文化建设工作、学生心理健康工作、学生学风养成工作等等，但很少主动探讨学生档案管理工作。这也导致了这几年学生档案材料信息不全、表格填写不规范、不能正确反映学生真实情况等现象时常发生。由此可见，学生档案管理工作在我们高校辅导员工作中没有得到应有的重视，这也充分表明了我们的学生工作是不全面的、是存在问题的，各项工作的开展是有差距的。

另一方面，学生档案管理工作方法比较滞后。现行的《高等学校档案管理办法》虽然对高校学生档案工作起到了规范性作用，但从各大高校的实际情况来看，还是存在管理方法滞后的问题。主要体现在：一是缺乏相应的具体制度。主要是高校辅导员按照学生工作部门要求将学生相关证明材料进行归档，然后递交给相关科室，在学生毕业后再将其移交至相关单位(如人才市场等)。但在这一系列环节中缺少严格的工作规范和详密的工作制度，从而导致了学生档案管理工作随意性较大。二是缺乏相应的领导工作。在有些高校，学生档案工作和其他工作一样，领导重视，就搞得认真细致一些，领导不重视，就打打马虎眼，爱搞不搞。三是缺乏相应的专业人才。看看我们高校辅导员队伍，里面有心理咨询师、就业指导师、人力资源管理师等等，均可谓“专家”。但是，在学生档案管理方面，落后的管理方法不仅浪费了大量的人力、财力、物力，也严重制约了高校辅导员工作的顺利开展。

二、提升学生档案管理水平的方法途径

第一，要端正好思想态度，提升学生档案管理工作认识。这就要求我们高校辅导员，一方面要从“学生利益”出发，提升服务意识。围绕学生档案进行的系列工作，既是管理工作，又是服务工作。这就要求我们要紧紧围绕“为了一切的学生”这一根本核心，不断努力学习，大力提高学生档案管理的工作水平。另一方面要从“工作标准”出发，提升精品意识。就学生档案管理工作而言，高校辅导员可以做的创新工作就有很多。例如，丰富学生档案的内容信息。可以在现有的学生档案材料中，增加学生的个人信用档案、学生科学研究档案、学生就业志向档案。这些档案的建立，不仅能符合社会上用人单位的需求实际，也能体现出我们高校辅导员良好的工作态度。

第二，要解决好方法问题，完善健全档案管理工作制度。在实际工作中，要坚持以科学、高效为重要原则，以任务为牵引，以提高管理效益为目的，立足全局谋划，周密计划安排，精心组织实施。首先，要立足全局，统筹谋划。其次，抓点带面，协调发展。坚持一手抓试点，一手抓普及，一手抓运用，以点带面、整体推进。试点，就是指一项制度颁布出来之后，要边研究，边探索，边总结，边提高，为推广普及提供方法路子。再次，精心组织，周密实施。当各项学生档案管理工作制度建立起来之后，就要采取“一级抓一级，一环扣一环，一层深一层”的方法，认真组织，严密实施。

第三，要解决好环境问题。营造良好有活力的工作氛围。激励管理理论告诉我们，环境对人的影响直接作用于人的心理和行为。在一个和谐的环境里，人的身心感到舒适愉悦，更容易激发工作热情。要营造好学生档案管理工作氛围，一方面，加强学生档案管理工作基础设施建设。要明确和规范学生档案管理工作的经费和保障，学生档案管理工作所需要的场地、设备、软件以及系统等必要之物，一定要得到学校领导的重视和相关部门的倾斜保障，确保学生档案管理工作顺利实施。另一方面，做好学生档案管理的宣传工作。在全校范围内，利用海报、横幅、新媒体手段对档案的规范、功能、标准进行宣传，不仅要让所有管理者参与进来，也要让全体学生参与进来，真正的做到全员额、全要素、全过程参与到学生档案管理工作中来。