单位档案管理工作的优化方法初探

2019-01-15闵晶

山西青年 2019年19期

闵晶

(讷河市国有资产监管运营服务中心，黑龙江讷河 161300)

档案管理这项工作在单位的发展和运行中有着重要的作用。单位想要健康有序的发展，应当注重档案管理工作的有效开展，采取有效的优化措施，充分考虑档案管理工作的特点，不断完善和革新管理理念，优化档案管理方式，适应新时代的发展要求。在具体的档案管理中，需要结合单位的实际情况，保证档案管理的规范、合理，提供更加优质的服务，促进单位相关工作的发展。

一、单位档案管理工作中存在的问题

(一)管理人员素质有待提高

多数单位档案管理人员有着较高的学历，但并非专业性档案管理人员，由于多种因素影响，档案管理人员从事时间较短，跳槽情况频繁发生。档案管理人员变动较大，影响档案管理工作问题的解决，导致档案管理问题越来越多。

(二)缺乏完善的档案管理机制

有效的档案管理工作，能够为单位发展提供良好的支撑，但是不少单位对档案管理不够重视，缺乏科学完善的档案管理制度，导致档案管理工作不够规范，在档案管理采集和整理中缺乏统一的操作标准，造成档案管理工作比较混乱，给档案的管理和利用带来麻烦。

(三)信息化水平较低

随着信息化时代的来临，信息技术在人们的生活和工作中普遍推广和应用。单位档案管理工作同样如此，需要充分利用信息技术手段，完成档案工作管理各项管理，实现档案管理工作的信息化建设。但是，在实际的单位档案管理中，缺少相应的投入，不利于档案管理工作的深入开展。在档案管理人员信息技术培训方式缺乏力度，学习和交流活动比较少，相关设备做不到灵活利用，使得单位档案管理信息化水平较低。

二、单位档案管理工作有效的优化方法

(一)不断完善档案管理制度

在新的发展时期，想要优化单位档案管理相关工作，需要注重档案管理制度的完善，强化单位对档案管理方面的重视度，以此作为基础，充分考虑单位的自身情况，构建符合自身特点的档案管理工作机制。在实际的档案管理工作中，需要革新档案管理的方式，摒弃以往只注重保管、忽视服务工作的管理理念，注重社会各类民生和档案事业的发展，促进档案管理工作有效开展，为人们提供更加优质的服务，提高档案管理的服务水平。注重针对档案管理工作的基础设施建设，从规划设计、基础设施建设和功能等多个方面入手，为档案管理工作的开展优化奠定基础。明确档案管理工作各项权利和职责，加强档案存储和安全保密等措施，促使档案管理形成新的格局。

(二)构建完善的档案利用体系

传统的档案管理中，偏重于档案的保管和存储，忽视档案价值和服务，随着新时代的来临，传统的档案管理理念和方式，难以满足实际的发展需求，需要针对档案信息利用体系不断优化，发挥档案信息资源的价值。在实际的档案利用体系完善中，教师应当注重单位服务模式的转变，注重网络化和数字化建设，促进档案管理服务水平的提高，不断完善档案管理服务设施，发挥档案信息的公开作用。同时注重参与到档案管理工作中的社会人群，促使档案信息开发的深入，实现单位档案管理的广泛性和灵活性。同加强档案管理工作的信息化建设，加大信息化建设的投入，不断完善单位档案信息内容，构建完善的档案管理信息化网络，以数字信息作为基础，实现远程利用。

(三)建立安全体系优化档案管理

在档案管理工作中，单位需要构建更加完善的安全防控体系，树立安全管理意识，不断规范档案管理秩序和流程，针对档案管理工作制定完善的保密机制。加强档案管理安全教育力度，针对纸质的和电子档案要分别制定具有针对性的安全防控体系，不断优化档案管理应急制度，对各种突发性问题能够有效应对。针对一些珍贵和历史性档案需要做好备份工作。对于档案管理的安全保密制度的建设过程中，要增加保密建设和加强排查力度，保证单位档案信息的安全性，针对违法和违规行为要采取严厉的惩罚措施。在制定完善的监督制度的同时，需要搭建完善的档案保密硬件设施，实现档案管理安全系统化建设，促进相关计算机和多媒体安全保密机制的完善，从源头保证单位档案信息的安全。单位应当将档案管理工作纳入到单位发展规划和年度计划中，保证档案管理工作顺利开展，政府部门需要加大重大项目建设指导力度，档案管理工作要纳入到单位的基础建设中，推动单位档案管理良好发展。注重档案管理人才队伍建设，提高管理人员综合素养，促进单位档案管理工作稳定发展。