人事档案在人力资源管理中的应用

2019-01-15单金玲

山西青年 2019年10期

单金玲

(沧州经济开发区管理委员会，河北沧州 061000)

一、引言

在现代企业在发展的过程中，人力资源管理工作起到非常重要的作用，人力资源管理工作的进行，能够促使企业中人力资源的合理配置，充分发挥人才对企业发展的促进作用。人事档案作为记录企业工作人员各种信息的材料，将其应用于企业人力资源管理工作中，能够有效促进企业的发展。

二、人事档案应用于人力资源管理中的重要性

人事档案中记录着一个人各方面的重要信息，在进行人力资源管理工作时，对其合理的运用，对于企业的长远发展具有重要的促进作用。

(一)有利于合理配置企业的人力资源。根据员工的人事档案，对员工的个人情况进行全面的了解，结合员工个人的经验以及特长等，对员工进行合理的岗位分配，有利于激发员工进行企业工作的劲头和热情，能够有效促进企业的长远发展，提升企业的效益。

(二)有利于提升企业人力资源管理工作的合理性。人力资源管理工作包括多个方面，例如，薪酬管理、绩效考核等等，通过合理运用人事档案，能够提升这些工作的合理性。

三、人事档案在人力资源管理中的应用现状

现阶段，很多企业都注重人事档案的运用，但由于人事档案的真实性、完整性以及管理等方面存在着一些不足之处，导致将其运用于人力资源管理的过程中存在着一些问题。

(一)人事档案管理制度方法有待完善

员工人事档案中包含着与他们密切相关的大量信息资料，由于很多单位并不重视对这些人事档案的管理工作，在对其进行管理时，所采用的方法比较落后，仅仅运用纸质文件记录的方式管理人事档案的单位不在少数，管理制度体系也不够完善，这导致单位在进行人力资源管理工作时，运用人事档案所产生的效果和促进作用并不明显。

(二)人事档案管理效率不高

当前，一些单位在进行人事档案管理工作时，已经引入了信息化系统，这对人事档案管理效率的提升具有非常明显的作用。但存在部分单位由于缺乏资金或者不够重视人事档案管理工作的原因，并没有实现人事档案管理工作的信息化，依然运用传统纸笔记录人事档案的方法，管理效率较低。导致开展人力资源管理工作时，查找起来需要的人事档案信息较为麻烦。

(三)人事档案真实性和完整性有待提升

人事档案的真实性和完整性，也会对人力资源管理工作造成很大影响。一些人为了自身的利益，私自修改自己档案中的信息，导致人事档案缺乏真实性。另外，一些纸质的人事档案在翻阅、传递以及保存的过程中，存在着丢失和损坏的现象，导致人事档案不够完整。单位在进行人力资源管理时，如果以这些不真实不完整的人事档案作为依据，将会很大程度上对人力资源管理工作的质量，造成不利影响，阻碍企业的发展。

四、人事档案应用于人力资源管理中的策略探讨

就当前人事档案管理工作中存在的问题来看，为了充分发挥人事档案对人力资源管理的促进作用，本文主要从以下几个方面探讨出一些策略，促使人事档案管理工作水平的提升。

(一)健全人事档案管理机制

通过运用有效措施，健全人事档案管理机制，能够促进人力资源管理工作的进行。对此，首先，需要结合当前企业或者单位的实际情况，根据人事档案管理工作中存在的问题，制定更加完善的制度规范。其次，规范纸质人事档案的管理工作，对人事档案的保存、记录以及查阅等等进行明确的规定，提升管理人员素质，充分发挥人事档案对人力资源管理工作的促进作用。

(二)完善人事档案信息化管理系统

信息化时代，企业在进行人事档案工作时，也应该运用信息化技术，构建和完善人事档案信息化管理系统。对此，首先，企业应该对人事档案管理工作投入更多的资金，配备齐全的软硬件设施，为信息化系统的构建提供基础。其次，将人事档案信息化管理系统与人力资源管理信息化系统相结合，高效运用人事档案，促进人力资源管理工作的开展。

(三)提升人事档案的完整性和可靠性

只有确保人事档案的真实性与完整性，才能为人力资源管理工作提供更加可靠的依据。对此，首先，企业在进行人才招聘时，应该做好人才人事档案真实性的审查工作，确保人事档案的可靠性。其次，做好纸质人事档案的保存工作，并将其录入信息化系统中，确保人事档案的完整性，为企业进行薪酬管理、绩效考核等人力资源管理工作提供可靠依据。