关于影响机关文书档案保管期限的深思

2019-01-15王海燕

山西青年 2019年13期

关键词：规章制度文书期限

王海燕

(齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区公共资源交易综合服务中心，黑龙江齐齐哈尔 161021)

随着经济社会快速发展，对文书档案工作也提出比以往更高的要求。只有健全完善机关文书档案保管工作，为机关文书档案分类和保管打下良好基础，才能有效延长文书档案保管期限，使其更好地服务于基层和社会。

一、影响机关文书档案保管期限因素

(一)档案保管设施环境缺乏健全

机关单位每年都会留存大量重要卷宗和档案，因而如何保存大批档案是一个十分重要的问题。当前由于部门机关档案室存储条件过于简陋，保管环境条件和规定的档案存放标准要求相违背，导致不能妥善保管珍贵档案资料，甚至还会出现不可预料的损失。

(二)档案保管制度缺乏健全完善

机关文书档案具有高效、严格和规范特点，和其他领域档案管理相比，其保管期限更应值得深思。但机关文书档案保管期限管理较为滞后，多和我国相关部门在此方面没有形成完整、统一、有序、规范的档案保管期限体系。再加上相关部门针对机关文书档案保管期限没有出台较多的规章制度，缺乏对机关文书档案保管期限的内涵、范畴、格式、标准进行统一研究，以致于档案管理效率偏低。

(三)档案管理人员业务素质偏低

档案管理是一件复杂且繁琐的工作，尤其机关文书档案，无疑考验档案管理人员业务能力，一定程度还考验工作人员综合素质。当前机关文书档案管理普遍存在责任心不强或没有耐心做好档案管理工作，降低档案管理工作质量。大部分机关部门只有少数档案管理人员且还为兼职，没有经过专业档案管理知识培训，因而不具备档案管理业务知识，未能较好地掌握档案工作的分类、归档、整理、存储和利用等，导致档案工作难以走向规范化轨道。

二、加强机关文书档案保管期限策略

(一)完善文书档案保管期限管理

任何领域都需要健全完善规章制度作为支撑，机关文书档案保管管理同样如此。健全的档案管理规章制度可以保证此项工作顺利推进，上级领导应监督机关文书档案部门管理情况，督促工作人员学习国家颁布的相关档案法律法规，由此强化工作人员对档案管理重视。根据档案类别将其划分为借阅与利用、档案归档、保密制度等部门，并在此基础上了解相关档案管理规章制度并汇编成册，便于各个部门工作人员学习掌握。与此同时在日常工作考核中应添加对档案管理人员绩效考核制度，最大限度调动工作人员工作积极性，提高档案管理效率和质量。与此同时还要制定明确目标管理制度和工作要求，将档案管理责任落实到相关负责人身上，结合机关文书档案建立归档、利用、保管、保密、销毁等制度，保证所有机关文书档案资料全面且完整，提高保存效率。

(二)积极引入数字档案保管管理

近年来，随着我国经济社会快速发展，机关工作和以往相比也呈现出多元化特征，档案资料内容涉及多方面且形态不一，无疑对机关工作提出较高的要求。档案一体化和信息化管理模式为档案保管工作带来全新的考验，正因如此需要解放思想，从可靠来源收集档案资料，从而保证档案完整和准确，便于推动机关档案保管工作顺利开展，延长档案保管期限。数字化档案管理水平高低和资源开发、利用等有着紧密联系，因而各级机关档案部门应建立信息系统，做好档案文书扫描，档案收集、档案统计等各方面工作，并在此过程中将互联网和档案数据连接，实现档案信息共享化。

(三)加强档案管理人员工作素质

毫无疑问，推动机关文书档案事业基础即培养和任用档案人才，只有挑选优秀的档案管理人才才能提高其业务能力。对此相关部门应积极向社会公开聘请专业人才，充实档案管理人才队伍。机关文书档案管理工作内容较为复杂，尤其涉及档案保管期限等内容，因而要求档案工作人员具备创新业务和统筹规划能力并从文件收集、档案保存、制度制定等都需要工作人员制定明确目标和管理规划，给工作人员充足的发展空间，制定科学合理奖惩制度，调动工作人员参与工作积极性。而相关部门也需定期组织档案管理人员接受业务培训，认真学习文书档案保管知识，明确文书档案具体保管时间，从对文书档案管理保管期限的感性认识逐渐过渡到理性认识，更好地投入到档案管理事业当中，服务于社会大众。如果工作人员无法第一时间掌握全新的规章制度，那么制定的规章制度就毫无实际意义，不仅不利于群众，甚至还会带来新的问题。对此，机关档案管理人员在新规定下达之后需先掌握和理解规定精神，由此一来才能熟练掌握规章制度中提出的各项要求，提高文书档案管理和保护工作效率和质量。