企业人事档案管理中存在的问题与对策

刘爽

（中国邮政集团公司哈尔滨市分公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

一、企业人事档案管理的问题

（一）人事档案管理意识薄弱

在一些企业单位中,企业领导只是注重这些人带给企业的利益,而不够注重对人事档案的管理。只要他们能够保证自己员工的重要信息不流传出去被人利用就是成功的。由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够,人员身兼多职,更换频繁,难以胜任档案工作。随着当前企业规模日益扩大,员工数量不断增多,档案数量逐渐增多,档案管理难度增大,有关的管理机构却未能及时跟进,更谈不上制度完善、流程规范等细致工作。目前大多数企业领导均认为档案管理不仅费时费力,且无法在短时间内获得经济效益,而他们都只对短期的经济效益予以重视,所以未给予档案管理工作充足的经费,先进的档案管理设备也未配备。员工档案意识也很差，员工认为档案管理可有可无,缺乏清晰的认识。为了一些眼前利益在档案填写时弄虚作假。再加上企业对档案的不重视,进一步淡化了人们的档案意识。

（二）人事档案管理的内容质量不高

现在人事制度的改革是越来越严,每个职能部门重新调整,重新招聘一些新的员工,原来有一些部门的员工现在全部换到新的岗位上去,部分刚刚上岗的人员都是没有经过专业的培训,针对档案的管理、档案的收集、档案的整理、档案的装订都不是很了解,可以说对档案的重要性还没有一个深刻的认识,不知道如何去收集档案的内容。现在有很多管理档案的员工身上背负着很多责任，所以没有多余的精力去管理档案,日常档案管理工作只不过是将材料放入到档案盒里,因为没有及时的整理档案,所以导致的问题就是档案的管理水平下降。在档案管理的设备上,大部分采用的都是普通的管理设备档案的管理只不过是一间仓库,基本的设施完全都不具备,软件的设施也全都不具备,档案的防火、防盗、防潮的水平还停留在传统的保护方式。管理的手段比较单一,在翻阅档案时大部分都是手工操作,因为反反复复的翻用着原件，所以档案纸的颜色也会变得发黄,字体也会逐渐褪色,档案的安全性和完整性也会受到损害。

（三）企业人事档案管理体制不健全

市场经济已经发展了很多年,传统的人事档案约束员工的方式也逐渐被劳动合同所取代,员工和用人单位签订劳动合同,并且在合同到期后可以自主的选择自身的去留,而用人单位也可以选择是否继续聘用员工,这就是用人单位和员工双向选择的权利。企业员工一般在合同到期后会选择待遇更高,发展机会更大的企业。这种情况下,原单位很可能出现为了企业的利益而扣留员工人事档案这种情况很容易出现死档、弃档或者人质档案的情况，这也是企业人事档案管理体制不健全的体现。

二、提高企业人事档案管理水平的方法

（一）加强档案管理人员意识

人事档案管理工作为一项十分繁杂的工作，有较强的技术性与政策性,是保密性与服务性的有机结合体，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此,企业领导应对自身档案意识予以强化,对人事档案工作的特点、地位与作用有一正确认识,并加大资金投入,对档案管理设施进行强化,定期对档案管理工作展开检查与指导,只有领导的档案意识加强了,员工才能对档案管理工作引起重视。人事档案管理岗位要选出有党性意识,具有强烈的事业心和责任心,有保密意识、勤勤恳恳,忠于职守的优秀人才从事管理工作,注意保护和调动他们的积极性,帮助解决具体人事档案管理工作中的困难,促进人事档案管理水平的不断提高。档案管理部门要对自身工作的重要性有一充分认识,树立高度的责任感,保证档案材料收集的及时性与完整性,保证人事档案质量,而普通员工也要具备良好的档案意识,清楚认识到档案与自身利益的紧密联系,自觉遵守档案管理制度。

（二）完善企业人事档案的内容

新时期建筑企业人事档案管理要发挥其应有的作用,就要不断地完善人事档案的内容,不能仅仅记录员工的经历和工作内容,对于员工的信用情况、工作能力和业绩、职业道德等也要做详尽的记录,这样才能使建筑企业人事档案物尽其用,给建筑企业在用人方面提供有效的借鉴。当然,要改善新时期建筑企业人事档案管理的问题,还是要采用具体的措施。改变传统的人事档案记录内容,对于员工的工作能力和个性做重点记录,员工的工作业绩、能力和特长、组织能力等要有详尽的记录,提高人事档案对于企业选拔人才的作用。增强新时期建筑企业人事档案的客观性和真实性。对于企业员工的工作表现以及优缺点都要真实记录,不能只是一味的做主观评语,对于工作中的问题以及缺陷不做记录。这样不仅可以提高认识档案的可信度,而且企业也能通过人事档案了解企业员工的真实情况。同时，档案内容必须是完整的、真实可靠的,文字必须清楚,不得模糊,书写的对象必须是明确的。所有的制度应完整打印出来，操作人员必须按照规章制度工作,严格的按照规章制度去执行每一项工作的内容。

三、结语

就当前的情况来看,我国在人事档案管理方面的工作还存在较多的问题,从某种意义上会对企业自身的发展造成较大的影响。对于企业长远发展来讲,加强人事档案管理十分重要。因此,在实际的工作过程中,相关人事工作人员需要对整体的工作加强重视程度,积极优化改革工作体系,完善工作制度,解决其中存在的隐性问题,提升自身的工作水平以及工作素养,在保证人事工作质量的同时,也能够推动企业的稳定化发展。