疾控中心档案管理质量提升对策研究

2019-01-13张宏阳

魅力中国 2019年41期

张宏阳

（山东省鄄城县疾病预防控制中心，山东鄄城 274600）

随着我国公共卫生体系不断深化改革，疾病预防控制业务不断发展，疾控中心的档案数量越来越多，但由于该部门的档案管理工作起步较晚，在档案管理过程中还面临不少突出问题，不能切实发挥档案应有的价值和作用，阻碍了档案管理工作向着信息化、现代化发展进程。

一、疾控中心档案管理质量存在的问题

（一）信息化建设意识不足

国内很多疾控中心对档案管理信息化建设意识不足，一般只重视疾控中心运行的经济效益以及业务发展，对档案资源方面的管理认识不足，未将档案资源管理和整体的管理联系起来，导致档案管理的质量无法得到提升。随着信息技术水平的不断发展，疾控中心的信息化建设也应该随之前进，虽然很多疾控中心已经开始采用计算机进行管理，并且也有了内部的局域网。但是很多疾控中心对于信息化的认识还存在不足，不够重视档案信息化建设，所以使得信息化水平较低，没有完善的基础设施配置，甚至还有少部分疾控中心采用手工管理档案，在人员配备上的要求也不严格。

（二）软件以及硬件无法满足管理需求

在硬件上面来说，档案管理的配套设施投入不够，纸质档案方面常出现变黄、开裂、变色的现象。而且计算机设备也不够先进，电子档案在保存上存在困难，时常会发生丢失以及损坏的情况，因为计算机老化出现故障，电子档案很有可能在没来得及备份的情况下遭到损坏。有的档案采用CD 光盘进行存档，但由于保存措施不到位，电子档案时有发生变形、弯曲的情况。虽然现在有非常多的档案管理软件，但是还欠缺有针对性的档案管理软件，没有一套有效而且针对性强的档案管理软件，很多管理人员还需要通过原始的手工计算方式来统计以及整理档案，工作效率较为低下，给档案管理质量造成了影响。

（三）制度不健全

在档案管理制度上来说，还存在欠缺，虽然有一些疾控中心已经建立了档案管理的制度，但实际的运行中还存在很多漏洞。很多无关人员可以任意进入到档案室来改变电子档案，还有的工作人员将重要的档案随意的放在办公桌上面，档案很容易出现丢失以及损坏，还有人为的恶意泄露。由于疾控中心的医疗专业人员较多，对于电子档案的管理认知不够，不明白具体的操作技能，所以没有满足档案管理的需求。

二、疾控中心档案管理工作的应对策略

（一）完善疾控中心档案管理基础设施

要想做好档案管理工作，就需要有高质量的基础设施作为后备支撑。档案部门基础设施建设是一个十分复杂的系统性工程，涉及到很多方面。为此就要求疾控中心管理者应该充分认识到做好档案管理工作的重要性，及时转变传统认识，加强对档案管理部门的资金投入。为疾控中心档案部门购置先进的保存设备，确保疾控中心日常产生的有价值的档案材料能够保存在恒温恒湿的环境下，避免档案在保存过程中出现遗失，损坏，以提高档案保存质量。同时，通过健全整个档案管理组织，明确工作职责，确保组织成员能够分工协作，高质量完成档案管理工作，为更加高效的做好档案管理，奠定坚实基础。

（二）健全完善的档案管理制度

在疾控中心档案管理部门，通过制定完善的档案管理制度，对各项档案管理行为进行规范，是确保档案管理工作顺利开展的基础。在全面遵循卫生档案管理暂行规定和档案法的基础上，要结合部门实际情况，设计出一套具有可操作性、规范性的档案管理制度，将档案资料收集、整理、分类、保存、利用等诸多环节全面考虑进去。同时，还要制定与档案管理制度相联系的责任考核制度，在全面采用岗位责任制的基础上，将档案的立卷、归档纳入到各个管理部门中，并设计相应的考核指标，进一步确保疾控中心档案管理质量。

（三）加大档案管理信息化建设力度

在今后的档案管理过程中实现档案管理信息化，已经成为档案管理工作的主要发展方向。对于疾控中心来说，应该充分认识到信息化技术在档案管理方面的重要性，要不断加大对档案管理信息化建设的支持力度和投入力度，增加档案管理信息化建设的投资，构建完善的硬件和软件系统，使得疾控中心档案材料收集、整理、分类、保存、检索利用全面实现信息化操作，从而更好的配合疾控中心开展各项工作。

（四）提升疾控中心工作人员的档案管理意识

疾控中心应该通过会议以及培训等方式，让疾控中心的每个工作人员都可以对档案管理提升重视度，并对档案管理工作的每个环节做详细的了解。在疾控中心将档案管理的相关职责以及具体要求做明确，进而保证档案信息的交接以及共享。由于疾控中心的档案管理工作的保密性非常重要，所以需要选择生活、政治方面作风良好的管理人员，并定期对这些管理人员开展教育活动以及培养工作，让其能够胜任疾控中心的档案管理工作。

（五）提升档案管理人员的综合素质

疾控中心可以加强管理人员的综合素质，可以通过定期培训的方式或者引进专业能力强的复合型人才。根据档案管理人员的实际情况，开展有效的培训措施，明确管理人员的工作方向以及工作内容，让其端正态度，去积极学习信息化管理知识，并了解网络管理安全的知识。对于信息技术强的人员，让其学习疾控中心的分工以及相关的医疗知识。

（六）制定完善档案管理法规体系

疾控中心应根据自身档案管理特点制定科学、完善的管理法规体系，对档案管理原则、主体、方法、开发准则、利用等内容进行明确规定，同时还要确定疾控中心档案管理范围、责任人、归档期限、归档标准及相关流程手续等内容；制定保管期限规定、保管期限表和疾控档案保密规定；应明确档案开发利用相关章程内容，包括档案开发原则、开发权限、开发时间等；制定档案分类标准及档案类目级次，构建疾控中心档案分类体系；明确疾控档案档号编制规则及档号代码编制疾控档案类目、归档、保管期限、密级一览表，规范疾控中心档案全国统一分级管理，提高疾控中心档案管理的规范化、标准化和信息化。