建设工程档案管理的重要性及其规范化

李红

（江苏省太湖地区水利工程管理处，江苏 苏州 215000）

随着我国的快速发展，城市化进程的不断推进，我国的建筑事业迎来了一个新的发展机遇。众所周知，对于一项建筑施工来说，工程档案管理工作的落实，有助于提高建筑的整体质量。建筑档案是一项建设工程整体的见证，详细的档案记录也有助于后期的建筑物竣工期间的验收工作开展，并且为后期的审查与维护提供有力的依据。所以说，建立完善的档案对于建筑施工来说是非常有必要的，负责记录档案的工作人员一定要严格的按照实际情况来进行记录，保证记录的档案具有法律效益。

一、建设工程档案管理的重要性及其社会价值

建筑施工档案是需要跟进建筑实际情况的，要在施工期间进行详细的整理记录，以表格、图像、文字等形式表现出来，是具有一定法律意义的。随着当前建筑工程的不断增长，需要记录的有价值的资料越来越多，这就对档案记录人员提出了更高的要求。在工程建设的施工前期，档案应当包括计划书、批文、勘测记录、招标记录等有价值的资料。在施工进行中，需要详细整理记录的资料包括建筑材料的质量检测、施工材料的用量等。这些内容都是需要在档案中详细记载，是评价建筑质量的最真实资料，对建筑物后期的审查与维护有着非常关键的作用。

目前我国在档案整理工作当中，不同的行业对于不同的档案整理有着不同的属性，档案的整理记录方法并不唯一，是根据行业的相关要求来制定的。我国已经针对于档案管理工作制定了相关的管理制度，这一制度对于档案管理工作的开展是有积极作用的，无论是个人还是一个企业，都需要将其作为档案管理的核心指导内容，最大限度的保护档案管理工作的顺利开展。

二、建设工程档案管理的规范化措施

为了更好的推动档案管理工作的开展，需要相关部门辅助建立档案工作的市场经济地位，完善相关的管理方法，从开始建设档案之初，就要保证档案的质量。

（一）建设工程档案管理工作的执行依据

目前，我国针对于建筑工程档案的收集与整理归档等方面制定了较为严格法律法规，并且加大了档案的审查力度，然档案管理工作中的每一个环节都能够做到有法可依，有据可循。

（二）建设工程档案管理工作中的指导、协调、监督与检查

在进行建筑施工当中，施工单位需要设立独立的档案管理部门，并且让此部门独立于建筑施工队伍中，使其能够更好的投入到档案记录管理工作当中。在进行建设施工过程中，档案管理部门需要多多参与有关建设工作的会议，并且做好会议的记录工作。档案管理人员的自身素质决定着档案管理工作开展的严谨性，需要有专业的管理人员来跟进，不仅如此，还需要对档案管理部门中的工作人员进行定期的教学指导，使档案管理工作人员能够牢记自己的使命，规范自己的工作，明确工作的具体内容与重点内容。这对于建筑档案的管理工作来说是非常重要的，是保障建筑档案管理工作顺利开展的关键。

（三）建筑工程档案管理体制和工作程序

当前我国在建筑档案管理工作中，主要实行的制度依然是统一领导、分级管理的工作体制，具体的表现如下：

1.档案管理体系

建立健全完善的档案管理体系，好的管理体系可以有效地完成档案的管理工作，可以使每一个管理环节都有相应的管理工作，实现统一领导、分级管理的体系，将管理任务明确的进行划分，使得每一个管理人员都有自己的管理工作，更好的进行管理工作。

2.监理单位档案管理体系

档案管理工作需要有专业的监管人员进行跟踪检查，还需要配有不同专业的工程监理人员共同进行监控，全过程的跟进整项建筑工程，将建设中的每一个环节都做好详细的管理与记录。

3.施工单位的档案管理体系

建筑工程是一项比较复杂的施工，在施工过程中分有许多小的环节，大部分建筑企业都在一项完整的施工当中设立有不同的工作部门，大概分为工程部、技术质量部、计划部、财务部以及档案部门，这几个部门协同合作，共同促进建筑施工的进行，分部不分家，可以有效地促进建筑档案的收集管理工作，确保收集的资料时完整准确的。

（四）对建设工程项目的合同与最终结算的控制

建筑档案管理工作最需要重点记录的就是相关单位签署合同的资料，必须要将合同等重要资料完整的收集整理，将签订时期、具体的合同要求都记录在案，为后期的验收等环节提供帮助。

三、建设工程档案的实际应用

（一）施工管理中的作用

建筑施工档案是对正项建筑工程的一种完善的总结，是评定建筑物质量的关键因素，也是后期进行验收等重要环节的有力保障。一旦后期的建筑施工出现问题，或者是需要在前期的设计上进行改动，都需要借助建筑施工档案来进行。完善的建筑档案也可以有效地降低建筑事故的责任，一旦发生建筑事故，可以根据施工档案来进行责任调查，并作出合理的解决措施。所以说，建设工程档案的管理工作是非常关键的，是具有实际作用的工作。

四、结束语

综上所述，建筑工程中的档案管理工作是非常关键的，有效的档案管理可以为建筑施工提供有效的参考依据。无论是在建筑施工中的哪一个环节，档案的完善管理都是非常有必要的，是整项工程项目的重要记录，档案中是关于建设工程本身的各项关键数据以及核心的建筑资料，档案的质量好坏决定着建筑工程整体的施工质量，是保证建筑资源有效利用的关键。所以说，在进行建筑工程施工时，一定要加强档案管理的规范性，提高档案管理人员的工作能力，进一步推动建设工程档案管理工作的有效落实。