供排水业务档案信息化管理现状及对策

杜丹

（大庆油田有限责任公司第四采油厂信息中心档案室，黑龙江 大庆 163000）

城市供排水是用于保证社会正常运行的公共服务系统之一，是衡量城市现代化水平的重要标志之一，为城市的发展提供着基础性的保障。随着我国工业化和城镇化步伐的加快，城市供排水管理日益复杂，其运营质量直接关系到国民经济的发展和社会生态文明建设。城市供排水档案是城市供排水设施建设与管理的真实记录，对于了解城市供排水事业发展，建设和改造城市供排水管网，具有十分重要的现实意义，对城市排水设施档案的有效管理，是保障城市供排水设施正常维护和安全运行，加强城市排水设施有偿使用管理，促进城市水环境改善的必要手段。但是由于管理理念陈旧、手段落后，传统的档案管理无法有效实现档案信息资源的互补与共享，实现档案管理的信息化对提高城市供排水管理效益具有十分重要意义。

一、传统城市供排水档案管理模式面临巨大挑战

档案信息资源和电子文件的增长对城市供排水档案管理工作提出了挑战。随着企业的发展，档案信息资源成倍增加，尤其是随着户表改造的推进，终端客户数急剧增加，客户档案工作量显著加大；市政供排水管道分布于大街小巷，且随着城市建设的快速发展，供排水管网的规模还在不断扩大，这都在一定程度上增加了档案管理的难度。此外，随着信息技术的飞速发展和广泛应用，越来越多地将计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，产生了大量的CAD或公文性电子文件。电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。

传统档案管理模式逐渐不适应社会需求。首先表现在档案利用成本高、时效性差，传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐。且因存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置，甚至浪费。如供水企业管网资料的修订需要消耗大量人力、物力与时间，其修订往往要数年时间，更新较慢，而现在城市发展日新月异，待管网图档修订后，实际管网已发生了变化，造成管线资料现势性较差，因而管网图档的修订往往跟不上生产的需要。其次，图纸档案精确度低，使用效果差。大部分管线资料采用相对法在地形图上表现，一般以道路中心线、道路边界线、道路两旁建筑物等作为参照物。由于城市道路改扩建、旧房拆迁等城市建设不断进行，导致原有参照物不断消失，因此原有管道的位置也无从确认，这给后期管道设计、施工、管理等工作带来很多不便。甚至导致因错接漏接造成用户停水，或因旧城改造、地质勘探等施工引起的供排水管道爆管导致供排水严重受损等事故屡屡发生，带来巨大的时间与金钱浪费，并造成不可估量的不良社会影响。

二、供排水业务档案信息化管理对策

（一）夯实信息化基础建设

供排水企业要高度重视档案信息化管理工作，加大人、财、物的支持力度，夯实档案信息化管理物质基础，具体来说，就是要为档案管理部门添置必备的网络服务器、存储设备、计算机、打印机、扫描仪，条件允许的企业，还应建立“一站式”供排水档案信息资源共享服务平台，为社会各界提供在线服务。此外，要注意档案信息化的安全和保密，采用电子档案信息“双备份”，使用正版档案管理软件，定期做好软件杀毒和系统升级，加强数据库的信息安全。

（二）丰富档案信息资源

供排水档案信息资源是信息化管理的核心，离开丰富的档案信息资源，档案信息化就成了“无本之木、无源之水”。首先，是要利用高速扫描仪、数据压缩等技术，将已经归档的传统纸质介质档案进行数字化，不断增加档案信息化资源。其次，与OA办公系统衔接，及时做好供排水电子文件资料的采集和接收，按照信息化的标准和要求做好新增档案的信息化归档、录入和数据库建设。再次，利用丰富的馆藏档案信息资源，做好供排水档案信息资源的开发和利用，在“编”的基础上，研究区域城市供排水事业发展特点，进行二次、三次文献编研，提升档案信息资源的编研质量，丰富馆藏档案信息资源。

（三）提升档案人员信息素能

从目前供排水档案从业者专业知识结构、年龄结构来看，普遍存在年龄偏大、档案专业知识薄弱的问题，尤其是计算机信息技术的应用成为广大档案工作者的短板。为此，供排水公司应积极采取“请进来”“走出去”的方式，提升档案工作人员的业务素能，尤其是计算机、网络等信息技术的应用技能。一方面，通过邀请专家授课，以及计算机信息技术档案应用领域业务专家或优秀骨干来企业现场讲课。另一方面，选派档案工作者赴先进地区或其他公司学习，开阔眼界，提升档案信息化专业素能，为供排水档案管理提供必要的知识储备和支撑。

总结

城市供排水是城市基础建设的一项重要内容，是保证城市正常运行的重要公共服务系统，为城市可持续发展提供重要的基础性保障。随着城市化、工业化进程的加快，城市供排水管理内容更为繁重，管理工作日益复杂。供排水档案作为城市供排水建设和管理的真实记录，做好供排水档案管理，是城市供排水设施正常运行、维护和管理的重要保障。