高校人事档案管理现状及问题与对策研究

张燕

（荆州理工职业学院，湖北 荆州 434000）

一、高校人事档案管理现状与问题分析

（一）高校人事档案管理工作人员素质不高

从当前的实际情况来看，高校人事档案管理工作人员队伍建设还相对滞后，表现为人事档案管理工作人员数量不足，部分高校并未配置足够的档案管理工作人员，从而影响到人事档案管理工作的有序开展；同时档案管理工作人员专业能力不足，常常存在兼职或者临时委任的人事档案管理人员，年轻的管理人员专业能力强但经验不足，年龄偏大的管理人员虽然经验丰富但新技术掌握不是非常牢固。

（二）管理模式传统化

人是所在学校的人、所在单位的人、地区的人，人事档案也是归学校、单位、地区所有，一般情况不对外开放，这是传统的人事档案管理模式。高校人事档案管理目前采用的多是这种传统的模式。此种管理模式特点是收集相对集中、管理范围相对较小，主要是方便本单位相关领导和工作人员及时查看人事档案，提供的是“你查阅我调取”的单一服务，优点是有利于档案的保护和保密。但是，随着社会经济的发展，人才流动的加快，传统的人事档案管理模式的弊端也越来越明显，利用面狭窄，准入门槛过高，特别是当档案相对人需要查阅本人档案时，要单位主管领导、分管领导层层审批，或需要专门的介绍信、函件，手续繁琐，等待时间长，不利于档案的利用。

（三）档案利用率低下

人事档案在利用上也有一定的局限性，一般只是用于工资调整、晋升、政审、财产继承等工作时提供个人基本情况等材料证明，是比较低级的、简单的利用。这种利用在挖掘教职工潜在能力、合理配置岗位人员、发挥教职工特长等方面都不能很好地发挥作用，有些单位为了保住人才、限制人才流动，将人事档案扣留，其人事档案不能顺利迁出，直接影响今后人才的工资收入、住房的分配、出国留学访学等，致使“弃档”“重建档案”等现象的发生，极大地限制了人才的合理流动和社会人力资源的合理分配和使用。这种封闭、被动落后又浪费人力资源的管理模式，不适应当今高校发展的客观需求，不适应信息化的现代社会，不利于高校人事制度的改革，需要一种开放式的人事档案管理模式。

（四）管理制度不完善

高校人事档案管理工作制度还需要进行完善，部分高校领导并未对人事档案管理工作引起充分重视，也没有重视相关管理制度的建设与完善。近年来高等教育普及率的逐渐提升，高校教职工和学生数量持续增加，人事档案数据信息也越来越多，但大部分高校依旧沿用过去的档案管理工作制度，从而导致管理制度和实际工作出现偏差，表现出人事档案信息收集不规范、查阅制度不健全等问题，从而造成人事档案数据信息的残缺。

二、高校加强人事档案管理的对策

（一）提高管理理念

高等学校的人事档案管理是高等学校管理工作的一个重要环节，高等学校的管理人员和教职工要高度重视人事档案资源对高等学校发展建设的重要作用，要全力支持人事档案管理工作，为人事档案管理工作的正常开展和深入改革提供力所能及的帮助，形成人人重视人事档案工作，人人支持人事档案管理工作的良好局面。另一方面，由于社会主义市场经济社会人才流动频繁，对高校人事档案管理提出了更高的要求，要改变原来狭隘的人事档案归所在学校所有的管理观念，建立人事档案重在利用、注在服务，注重人的发展、注重服务于教职工、服务于本校的人事管理制度以及相关部门的人事管理制度的理念，变控制型管理为服务型管理。

（二）健全人事档案管理制度

高校人事档案管理工作属于较为系统性和专业性的工作，具有保密性较高、涉及面较广的特征，所以应当尽快促进人事档案管理制度的完善。目前来说大部分高校都建立了符合自身情况的档案管理制度，但还有待进一步完善，笔者在实践工作中发现，人事档案管理工作必须要积极建立完善人事档案查阅借阅制度、人事档案材料收集整理制度、人事档案数据信息保密制度、人事档案管理工作人员职责等相关制度。另外，高校不仅要制定和完善涉及到人事档案管理工作的一系列制度，同时还必须要确保这些制度能够最终得以贯彻落实，确保人事档案管理工作人员能够在实际工作中履行好自身职责，严格执行各项制度，从而推动高校人事档案管理工作的不断发展。

（三）改善利用手段

改善利用手段，进一步加强人事档案管理，要充实档案材料，对行政管理干部和教辅人员要及时将他们的工作业绩和在重大活动、重点项目工作中的表现情况和任务的完成情况、考察考核材料收集归档，为干部的聘用、提拔等提供必要的依据。对一般从事教学工作的教师，要将他们的重大教学成果和学术研究技术成果和成果转化等材料收集归档。加快人事档案记载和更新的速度，要与人员流转的速度相当，同时收集的内容要更加适用、准确、全面。增加人事档案信用凭据功能、业绩认定功能等，加强高校人事档案的效能。要积极主动地、广泛而系统地做好人事档案的编研工作，扩大人事档案的编研范畴，如编制一些检索工具，方便日后查找和利用；做好学校教职工现状情况、发展趋势、统计信息等资料的编制，便于更好地利用和服务。

（四）加强人事档案开发利用

为高校引入更多人才，为高校管理层提供决策帮助，这是人事档案管理工作的重要作用，唯有进一步加强人事档案的开发和利用工作，才能够充分凸显其价值。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中要求，必须要进一步创新和改革服务方式，多种渠道开发档案资源，促进档案公共服务能力提升。高校人事档案管理属于高校人才资源管理的重要一环，可以为高校教学和教研工作带来可靠稳定的数据支持，确保高校内部教职工的合理流动以及优化配置，所以，在今天这样一个人才竞争日益激烈的互联网时代下，高校人事档案管理人员必须要主动为人才甄别、人才挖掘和人才使用带来第一手资料，借助于深入挖掘档案开发与利用服务，才能够为高校人事部门选拔任用提供参考，确保人尽其才、才尽其用。