简析企业档案管理电子信息化及其重要性

2019-01-13王丹

魅力中国 2019年13期

王丹

（哈尔滨广宇房地产开发有限责任公司，黑龙江哈尔滨 150000）

一、前言

企业档案管理众多工作模式中，采用电子信息化技术方式其服务对象在于处理重要的电子信息文件，该类文件不像纸质文件一样具有直接可读性，而是需要借助计算机、磁盘阵列、硬盘等系统设备方能完成间接浏览与应用。通过比较分析我们不难看出，后者在处理以及发送文件环节具有更高的效率，是纸质文件信息无可匹敌的，同时还不会受到时间以及空间的限制，真正实现了共享化信息传输。

二、企业档案管理现状

纵观我国当前各行业企业档案管理现实状况不难看出，工作人员技术水平普遍不高。由于深受较多因素的影响限制，当前企业档案管理员工专业能力以及工作业务水平并不高，加之企业不重视档案管理，导致岗位人员无法快速更新专业知识，参与技能培训的机会少之又少。档案管理员工通常是兼职或是承担多项职能。长久以来，负责档案管理的企业领导，并没能形成正确的工作观念，部分人员认为档案管理可有可无，无法将该项工作看成是企业管理的重要部分。

三、企业档案管理电子信息化的重要性

企业档案管理工作中采用电子信息化模式，主要是借助现代化计算机系统、数据库、磁盘媒介等大存储量的磁性物质爆粗记录相关企业档案信息、重要数据资料的科学方式。具体管理的内容包括企业电子图纸、重要文书、来往信函、生产管理报表、固定资产信息等。本文就企业档案管理现实状况探讨了采用电子信息化管理模式的科学重要性，探讨了实践管理中需要注意的问题，旨在全面提升企业档案管理水平，激发电子信息技术核心功能价值，有重要的实践意义。

四、企业档案管理电子信息化应注意的问题

（一）存在严重的采集重归档现象

在我国大部分的企业档案管理中，第一个存在的问题就是存在非常严重的采集重归档的现象。这种现象的产生原因，主要是在对档案进行分类的过程中，通过参考相关规定和标准之后，通常将企业活动开展过程当中涉及的档案分为财会档案、声像载体档案、设备档案、人事档案、业务档案、党政档案等。受到分类方式的影响，使得大部分的档案数据采集工作都存在着以前理论性结果为主要依据，而没有对采集过程当中涉及的问题和档案本身存在的问题进行管理。这就让企业内容的档案出现了含混不清的情况，其中的很多内容在不整理的情况下，都出现了材料坏死无法使用的情况。因此导致我国大部分企业档案管理工作都处于一个名存实亡的状态。这其主要的主要表现就是不同类型的档案所涉及的领域是完全不同的，如果出现了人员调动，而补充进来的人员本身和原本的工作不相匹配的情况，那么档案就无法使用，因此必须加以重视。

（二）整体企业管理模式相对单一

企业档案管理模式单一也是一个非常常见的情况，这主要是因为大部分工作人员在对企业档案进行管理的过程当中，往往花费大量时间来进行历史性的档案考察和利用，然后根据组织相关活动和下发相关文件的方式开展管理工作，对于搜集的各种档案信息，也是利用这种单线程发挥的方式来实现档案信息的严格考察和优化利用。这样的办法虽然能够很好的查询到档案的相关情况，但是却不能非常好的保证企业文件的联系性，因为这种整理是单一的，针对单个文件的，而不是针对整体的，因此在实际的使用过程中，就会导致这种管理是效率较低的。但是因为历史原因，这种管理的办法最早被档案管理人员所使用，因此就成为了人们最喜欢的一种方式，全然不顾实用性。

五、在档案信息化视角下全面加强企业档案管理的有效措施

（一）建立较为完善的元数据档案管理体系

在当前大数据时代中，元数据档案管理体系是非常成功的一套管理体系，其中，管理人员充分地利用先进的数据库和计算机来进行重要档案信息的有效记录，这样不仅能够真实客观地反映企业工作开展过程当中的具体情况，还能够将真实的原始数据呈现在管理人员眼前。尤其是在一些较为复杂的档案处理过程中，如果采用人工分辨的方式，那么就会浪费大量的时间，不能满足企业的具体需求，从而导致了问题的出现。而且元数据本身也能够通过单一组别的数据对比，来进行内容的拓展，从而更好的将内容引申到各个领域的档案之中，从而解决了分类不够专业的问题。这样能够让档案利用效率大大的提升，确保档案应用更好的发挥效果。

（二）全面加强管理数据仓库的有效建立

数据仓库的建立是当前企业档案管理中客观公正的一个保障，因此必须要全面的进行建设。这是因为，企业档案管理的数据中心数据库不仅记录了与档案管理有关的各种信息，同时也能稳定地向管理人员展现不同时间段档案管理数据集合。而中心数据库中能够定时的排查其中的内容，从而确保数据库中的内容不会出现丢失等情况，这样就全面的保障了数据库中数据的安全性，而且作为根据，也更容易进行检查。同时，中心数据库本身能够进行内容的增加和删减，但是却不能进行内容的修改，这就确保了中心数据库中的数据都能够公平公正，不会出现被篡改的情况。

（三）全面加强企业信息化设备的资金投入

我国当前企业的发展战略中，企业的档案管理信息化并不是主要战略目标，因此在此方面的发展中就会出现资金投入过少的情况。因此，想要更好的提升企业档案管理融入大数据理念的效果，那么就需要不断的加强资金的投入。其中主要是要控制自身的资金不被其他的项目挪用，从而建设处一个专项基金的内容，每一次当企业进行升级的时候，都可以直接从专项基金中进行资金的使用，而不需要逐层申报，这样可以极大程度的节省时间，并且获得资金。