论事业单位档案管理信息化建设问题

孙思杨 周璇 郑媛媛

(承德市计划生育药具管理站，河北 承德 067000）

引言

在大数据背景下，随着信息化技术水平的不断提升，传统档案管理已经不能满足时代发展需求，逐渐朝着信息化管理方向发展。从信息化档案管理角度来说，其对行政事业单位档案管理发展有着直接影响。信息化档案管理可以把文字信息转变成数据信息，提升人员应用效率，并且还能延长档案信息保存时间，把行政事业单位档案信息集中整合，汇总到统一的系统中，便于信息数据应用和查阅。

一、事业单位档案管理工作的特点

事业单位档案管理工作既是政治性工作，又是专业性工作。首先，事业单位档案管理工作与国家相关政策、方针紧密联系，档案信息的收集整理、处理利用等都需要在特定的政策指导下进行，相关工作人员需要牢记自己的政治使命。其次，事业单位档案管理工作具有自身独特的管理方法和运行程序，具有较强的专业性。

事业单位档案包含了各个领域社会活动的重要信息事业单位档案信息涵盖了教育、文化等多个领域，记载了各个领域社会活动的基础信息和其他重要信息，这些档案信息能够为提高国家核心竞争力、提高国民健康水平等提供重要依据，为国家发展和决策提供信息支持。

事业单位档案管理工作既是服务性工作，又是保密性工作事业单位工作的基础性内容也是重要内容便是服务大众，档案管理是事业单位服务功能的基础，因此事业单位档案管理工作具有较强的服务性，另外，事业单位档案的机密性决定了档案管理工作的保密性，事业单位档案中有关政治、学术研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事业单位档案管理工作具有较强的保密性。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）档案管理现代化水平较低

即便随着大数据时代的来临，我国社会信息技术水平得到了提升，但是档案信息化管理工作没有得到充分实施，也没有把现代化技术和理念运用到行政事业单位档案管理活动中。因为档案管理技术比较繁琐，档案管理工作过于随意。再加上行政事业单位对档案管理部门投放力度不高，诸多电子设备均不能满足现代化行政事业单位档案管理要求，部分档案管理软件无法达到档案信息传递和共享的效果，影响行政事业单位档案管理信息化效率的提高。

（二）对档案信息化建设缺乏良好的规划

就当前实际情况来看，很多地区的档案系统都缺乏一定的关联性，这对档案工作的统一安排和管理造成一定影响。由于档案信息化建设的综合性与系统性都比较强，所以在档案信息化建设过程中会更多地关注对当前问题的解决，而忽视档案信息化建设的后期效益，导致整个档案信息化建设过程中缺乏前瞻性，阻碍了档案信息化建设的深入发展。另外，由于档案信息化建设是一个全新的突破，档案信息化建设依旧没有制定出统一规范化的标准，所以不利于档案信息化建设的推进。

（三）事业单位信息化档案管理人员的专业素质过低

培训中心在加强档案管理的信息化建设过程中，需要不断推进相关的档案管理人员培训工作。但是，随着档案信息化操作系统的平台技术不断更新，相关的信息档案管理人员的综合素质的培养和提升很难跟上技术的更新。从这个方面来说，信息化档案管理人员专业化水平不够，也影响了事业单位档案管理的信息化建设进展。

三、加强事业单位档案管理的信息化建设的对策建议

（一）提升档案信息化管理水平

在大数据环境下，给档案管理工作开展提出了严格的标准。所以，行政事业单位需要结合实际情况，把现代化技术运用其中，通过实现档案信息化管理，促进档案管理效率和水平的提升。因此，行政事业单位需要注重对档案管理人员的培育，让其掌握充足的计算机操作技巧，并且让管理工作人员可以熟练的应用各种现代化设施，促进行政事业单位档案管理水平的提升。此外，互联网作为档案管理的核心要素，能够提升档案信息化管理水平。因此行政事业单位需要结合时代发展需求，积极响应信息化时代发展号召。

（二）完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是确保档案工作可以按照规章制度进行的前提，可以有效减少档案管理过程中的问题。首先，要制定明确的档案安全管理制度，在信息化背景下，事业单位档案资料以信息化和数字化形式呈现、保存，为了防止档案丢失、被盗，需要加强安全管理，制定安全管理制度，进入档案系统的人员必须要具备一定的许可证明，同时，档案人员要定期对档案系统进行维护，减少各种信息安全问题。

其次，要不断完善档案管理责任制度。传统的档案管理制度对于信息化时代的档案管理工作而言已经不再适用，所以，为了适应信息化时代的发展要求，要对档案管理制度进行优化与完善，完善档案管理人员的责任制度，提高其责任意识，让每个人明确自己的使命和责任，一旦发现档案出现问题，要结合制度进行奖惩，提高档案管理人员的责任心，减少档案管理中的问题。

（三）加强事业单位档案管理人员专业素质能力的提升

事业单位信息化档案管理系统相关工作人员的专业能力的提升，是完善档案管理信息化建设体系的关键。具体来说，应该加强信息化档案管理人员的教育培训工作，尤其是应该通过技术培训来直接提升档案管理人员实际操作信息化档案管理平台的计算机技术和平台操作能力，增强档案管理人员在具体的信息化档案检索、存储过程中的机动性。

（四）构建并完善事业单位人事档案管理信息系统

顺应大数据、互联网发展要求，构建并逐步完善事业单位人事档案管理信息系统，提升事业单位人事档案管理效率，促进事业单位人事档案的科学化、信息化管理。建事业单位人事档案数据存储系统。可以通过网络在线存储或离线存储的不同方式，实现对事业单位人事档案数据的有效存储管理，使之成为开发利用的有效前提和基础，借助于计算机、扫描仪、照相机等现代化装置，提高事业单位人事档案信息数据的存储水平。构建事业单位人事档案管理模块化系统。应构建事业单位人事档案管理模块化系统，包括事业单位人事档案日常管理模块、电子文件存盘管理模块、数据采集传输模块等，确保事业单位人事档案信息数据的直接浏览、修改、打印等管理。

结语

总之，事业单位的档案管理工作至关重要，其与领导决策、事业单位人才培养、人才考核等有着密切的关系，只有不断地推进事业单位档案管理的信息化建设，才能够满足员工的物质需求，同时创造更多的社会财富，为促进我国社会经济的发展奠定良好的基础。