办公室文书档案的管理及常见问题探讨

张盎

（焦煤公司宝雨山煤矿，河南 焦作 454000）

引言

办公室文书档案管理工作，是企业管理和未来发展的大计，对企业的长远发展具有十分重要的意义。企业应当高度重视文书档案管理工作，提高文书档案管理的效率和水平，实现文书档案的实用价值。

一、办公室文书档案管理基本特征

办公室文书档案管理区别于一般管理活动，其包含多方面特征，主要表现为：第一，以资料的收集与保存为重点。办公室文书档案中，包括的内容较多，如关键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。第二，文书工作部分。文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。所以档案管理工作应将文书工作作为基础，其影响极为明显。第三，文书档案载体多样性。文书档案包含的内容较多，如会计档案、新设备档案、科技档案、党群管理，而在保存载体上，有责任书、合同、协议、录像、录音、照片或电子档案等。

二、办公室文书档案管理常见问题

（一）文书档案管理衔接问题

文书档案管理涉及的部门较多，各部门均设置有相应的文书档案管理岗位，岗位人员需充分了解文书档案内容，便于后续文书档案整理、查阅，为部门决策管理提供参考依据。同时，现代企业发展中，一般也设置具体的文书档案管理部门，该部门负责对所有部门文书档案做整体把握，需系统整理所有文书档案。如何保证企业整体与部门间的文书档案管理衔接，是影响文书档案管理效果的关键，但目前大多企业这种管理脱节情况极为常见，甚至在文书档案书写方式上不统一，更无从谈及提高企业文书档案管理整体水平。

（二）电子文书与纸质文书档案管理问题

电子文书档案是企业办公室文书档案的常见形式。近年来办公自动化趋势下，文书档案管理中电子文书档案所占比重越来越高。但需注意的是，尽管相比纸质版文书，电子文书管理更加容易，但电子文书相关数据不具备安全性、可追溯性，很可能出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。而对于纸质文书档案，其管理效率与安全性一直倍受关注。例如，许多纸质文书档案内容与电子版内容重复，直接造成管理人员工作量增加，且资源被浪费。

（三）文书档案管理人员素质问题

现代企业文书档案管理与传统管理形式不同，不再局限于文档收集层面，更强调专业性、技术性。特别是文书档案载体上，既有纸制形式，同时包括电子存储形式，这就要求管理人员在综合素质上加强，不断提高专业技术能力，在原有的收集整理能力基础上，还需对计算机基础操作、数据库操作能力。但目前大多企业负责办公室文书档案管理的人员多为兼职人员，如人力资源管理部门负责整理，或由其他文职职务进行管理，致使文书档案管理水平降低。

三、办公室文书档案管理中问题的解决对策

（一）加强对文书档案管理的重视

企业要想做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，应当首先改变思想观念。对此，企业领导应当深刻认识到文书档案管理的重要性，才能有效地保障办公室文书档案管理工作的顺利开展。领导重视加大对文书档案管理方面的投入，也是档案管理工作的一大助力。同时，企业领导应当根据企业自身的发展需求，将文书档案管理的特点考虑在内，制定出关于文书档案管理工作的决策，正确规范和指导文书档案管理工作。

（二）提高文书档案管理人员的专业素质

一方面，企业应当加强对专业文书档案管理人员的引进与培养，不断充实文书档案管理人才力量，并对现有的档案管理人员定期或不定期组织培训，给他们充足的提升自身能力的机会；另一方面，办公室文书档案管理人员应当积极地参加企业和社会组织的专业培训，深入学习档案管理知识，充实自己的专业档案管理知识；不断与时俱进，提高自身认识，学习档案管理的新知识和新技能。

（三）健全文书档案管理制度

制度是工作的保障，为了从根本上提升文书档案管理的工作质量和水平，企业应当健全文书档案管理机制，用制度来规范文书档案管理工作，激励文书档案管理人员。对此，企业需要通过制度将档案管理责任落到实处，使档案管理人员具备责任意识，对文书档案管理工作的流程和具体操作方法进行规范，以提高文书档案管理工作的质量和水平。

（四）建自动化OA系统与档案管理系统对接平台

文书OA系统流转与档案管理系统各自存在，为促进文书归档效率，实现大数据的共享，可以考虑设计自动化OA系统文书审批后抓取到中间平台，进行规则的初步分类及数据收集，再通过计算机及人为操作对其进行有效的管理，导入档案管理系统，从而达到资源整合、过程整理归档，能够实现文书、档案工作合二为一的信息化管理效果。最终，能够有效地将两者的工作紧密结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

结束语

在企业的发展运营过程当中，文书档案是重要的历史记录。为了保证文书档案能够更加有效地发挥其实际价值，企业必须重视办公室文书档案的管理工作。办公室文书档案的管理是企业整体管理的一个重要组成部分，在企业开展管理事务的过程中，办公室将事务过程中产生的文书进行归纳整理，形成档案，是事务办理完成后的必要步骤。随着社会经济的发展和企业改革的推进，文件档案管理工作成为关系企业利益，制约企业决策的重要依据，面对愈加复杂的经济发展形势，企业必须增加对文书档案管理的重视，不断提高文书档案管理工作的效率和质量，这样做能够促进企业整体管理水平的提升。