信息时代档案管理工作的创新及优化措施

杨洋

（新疆维吾尔自治区塔城地区乌苏市档案馆，新疆 乌苏 833300）

一、引言

在现代化企业的经营和发展中，档案管理工作发挥着重要的作用，这项工作的工作量比较大、相对复杂，档案管理人员需要引进信息技术，为档案信息的安全性提供保障[1]。但是，在实际的档案管理过程中，很多工作人员无法将信息技术进行有效应用，这就引发了一系列问题，阻碍了档案管理工作的顺利实施。为了有效地改善这一现状，档案管理人员需要针对其中的问题采取合理的优化措施，以满足信息时代的发展需求，为企业的发展提供基础保障。

二、档案管理工作中信息技术应用的重要性

档案管理工作指的是整理重要资料和信息的一项工作。在社会经济的快速发展中，企业的建设规模在不断扩大，企业中的档案信息和资料数量日益增加，这就对档案管理工作带来很大挑战，但很多档案管理人员仍实行传统的档案管理模式，其主要是应用纯手工的记录和管理模式，无法满足信息时代档案管理工作的要求。为了有效地解决这一问题，档案管理人员需要引进信息技术、互联网技术，将其应用到档案管理工作中，这样既能够提升档案管理工作的整体效率，又能够为企业节省更多的管理成本。因此，在档案管理工作中，信息技术的应用具有重要意义，满足了信息时代的需求，推动着自身的进一步发展。

三、信息时代档案管理问题分析

（一）档案管理软件不完善

在企业的档案管理工作中，很多档案管理软件都不统一，各个档案管理部门应用的档案管理软件系统、计算机型号都存在很大差异，为档案管理软件开发工作带来了很大难度。除此之外，在现代化企业的发展中，档案管理系统不完善，无法在电子政务系统、办公自动化系统中对管理系统研发工作进行统一，其主要原因是管理软件不具备通用性，无法实现档案信息的实时共享，严重影响着档案信息化的发展。

（二）档案管理标准有待提高

在社会的快速发展中，很多地区在建设档案管理网站的过程中，未制定规范的标准建设形式，导致档案管理后期内部管理网站建设存在很大差异，无法利用统一的标准对档案管理系统进行规范，造成这一问题的主要原因是档案管理标准存在很大差异，进而使得档案管理工作的整体效率受到很大影响，需要进一步对此进行优化。

（三）档案管理的保密性不强

在信息时代，档案管理工作与传统工作方式存在很大差异，信息化档案管理模式得到了有效应用，但电子档案极易被更改，这就使得电子档案管理工作不够真实，为实际工作的开展留下了安全隐患。在新时期的发展中，很多电子档案管理系统普遍由密码和验证码登录，这就为档案管理人员提供了很多便利，在出现密码泄露问题的情况下，会造成电子文件恶意篡改、仿造等问题，导致档案信息缺乏真实性。除此之外，电子档案具有信息储存方式多样化、结构复杂等特点，在计算机系统瘫痪、病毒入侵的情况下，会破坏档案信息，进而带来无法挽回的损失。

（四）档案管理人员素质问题

在现代化社会的发展中，档案管理人员需要不断提升自身的综合素质，掌握计算机和网络技术等相关知识，熟练操作计算机等设备，在计算机管理软件出现小问题的情况下能够予以解决[2]。但很多档案管理人员的计算机技术水平还有待提升，其工作素养有所缺失。因此，在信息时代，为了推动档案管理工作的有序发展，企业必须注重管理人员综合素养的提升。

四、信息时代档案管理工作的创新及优化措施

（一）优化并完善档案信息保障体系

在信息时代，企业需要优化并完善档案信息保障体系，并做好以下工作：首先，档案管理人员需要转变自身的管理理念，树立创新性理念，电子档案归档格式、生成、发送和接收格式需要一致，并做好电子文件归档管理工作；其次，针对大量电子文件接收、处置和存储工作采取相应的技术方式，这样电子档案才能够表现出原有的各项内容，对电子文件的原始信息进行了有效地保护，还要将计算机的内网和外网进行隔离，及时地备份数据库中的信息；最后，档案管理人员应做好定期检查、备份，以及电子档案存储、查看和维护等工作，这样能够避免电子档案被损毁，还需要安装杀毒软件、设置防火墙，及时地升级并处理这些内容，为电子档案的安全性提供支持。

（二）加强档案管理人才培养的力度

在信息时代，档案管理工作的重要性日益突显出来，对工作人员提出了更加严格的要求。档案管理部门需要针对档案管理人员开展管理能力、专业知识培训活动，建立专业性、综合能力强的管理队伍，为档案管理工作的有效开展提供基础保障。同时，档案管理人员既要掌握档案管理相关的基础知识，还需要学习信息技术、网络技术和计算机技术的操作方式，提升档案管理的整体水平。

（三）加强档案管理信息化建设

在档案管理工作中，相关工作人员需要加强信息化建设，建立档案管理平台，实现企业内部各项档案信息的实时共享，充分发挥出档案管理工作的综合价值，还需要引进先进的信息技术，实现档案管理的自动化。例如，在档案分类的过程中，相关人员需要对软件变成进行管理，确保档案管理系统能够自动识别档案资源类型，为档案资源整理和分类的高效性提供支持，利用互联网传输通道进行远程操作，加强各个部门的交流。

五、结束语

综上所述，在新时期的快速发展中，档案管理工作人员需要引进先进的信息技术，满足现代化社会的发展需求[3]。现阶段，信息档案管理工作还不够成熟，实际工作中仍存在一系列问题，档案管理部门需要创新并优化信息档案管理平台，做好档案管理人员专业知识、综合素质培训工作，有效地提升档案管理工作的整体效率，确保档案资源的安全性和保密性，以推动企业的进一步发展。