关于运用电子工程技术提高事业单位档案信息化管理的研究

陈建明

（张家口市职称考试中心，河北 张家口 075000）

电子工程是一门以计算机为基础，多种技术相结合的综合性的学科，它既是社会技术高度发展的产物，也是社会发展进步的一个重要标志，尤其是近年来随着我国电子信息技术的不断发展和广泛应用，电子工程行业取得了很大的发展，同时也面临一定的挑战。根据相关调查数据显示，近年来，随着我国机械电子系统的逐步成熟和稳定，电子工程行业在国际上的竞争力也在不断上升，现阶段更一跃成为世界机械电子工业的主要出口国家之一，在发展的过程中，产品更加多样化，发展方向也更加明确。

一、事业单位信息化建设中存在的问题

当前由于多种因素的影响，事业单位的档案管理工作信息化建设质量较差。存在的问题主要包括如下的几部分：第一，事业单位的档案管理信息化建设未能受到管理人员的重视，事业单位管理人员对档案管理工作重要价值缺乏认识，未能在信息建设中投入资金，一定程度影响了企业的信息化建设进程。第二，档案管理人员缺乏必要的管理素质，当前一些档案管理人員缺乏现代技术素养，不能高效的使用计算机设备来提升档案管理效率，影响了信息化建设发挥对企业经营的正面影响。第三，事业单位的档案管理设备较为落后，事业单位对信息设备的投入不足，许多事业单位在管理中未能使用现代化的计算机设备，直接影响了信息化管理分析工作的进行，可能造成安全问题，不利于企业的现代化建设。

二、事业单位推动档案管理信息化的重要性

事业单位是我国发展建设中的重要参与者，其直接参与到社会管理以及行业发展之中，有效的保证了经济建设质量以及人民生活质量的提升。在当前的发展中，信息技术的推广建设使得事业单位在日常管理中要对大量的档案数据进行处理，增加了管理工作的进行难度。因此，在事业单位的档案管理中推行信息化建设是优化管理质量的有效手段，下文对电子信息化建设在档案管理中的重要价值进行了分析。

（一）档案管理信息化建设可以优化对单位决策的支持

档案管理工作不仅仅是对员工人事资料的管理，在日常的管理中，工作人员要对事业单位经营工作中的数据进行分析，获知行业市场发展现状以及用户需求，并以此来作为事业单位决策的支持和基础，优化事业单位的工作质量。传统的档案管理工作一般由人力完成，不能满足当前信息时代之下的档案管理效率以及分析质量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，对事业单位的现代化发展有着不利影响。通过推动档案管理的电子信息化建设，企业可以实现对档案信息的信息化和数字化处理，借助计算机设备和网络技术实现档案数据库的建设，优化档案的存储和分析效率，极大的提升了数据处理工作的进行质量。信息处理技术也优化了数据分析结果的准确性，可以更为直观的为单位决策工作提供数据上的支持。

（二）电子信息化建设节约了事业单位的管理支出

事业单位在传统的档案信息存储记录中一般使用纸质资料，随着现代事业单位信息处理量的不断扩大，纸质材料的使用增加了存储中的消耗，也不利于高效的数据分析管理过程进行，无法满足现代事业单位的经营需求。在档案管理过程中使用信息化技术可以借助计算机以及网络服务器完成对档案数据的存储，极大的降低了管理成本。同时，借助信息技术完成的档案存储也避免了传统的档案管理中出现的文件破损问题，提升了档案管理工作的进行质量。

（三）档案管理的信息化建设有助于事业单位的信息共享

档案管理工作除了要完成对信息的存储分析之外，还要满足不同的部门对经营数据的需求。现代信息技术的使用方便了事业单位内部的数据信息共享工作的进行，借助网络技术以及事业单位的联网管理平台，不同的管理部门可以在不同程度上进行档案数据库的访问和资料的获取，极大的方便了部门工作。借助企业内部网络进行的信息共享也具备较高的安全性，提升了事业单位的经营质量。

三、完善事业单位档案信息化建设的措施

（一）树立正确的建设理念，充分认识档案信息化的重要性

在当前来看，想要更好的让事业单位中的领导明白信息化的重要性，那么就要从两个方面入手：第一个方面就是要进行基础知识的培训，事业单位的领导是事业单位的核心和支柱，因此事业单位的领导也必须要全面的知道事业单位的相关建设内容，当然，不需要专业，但是一定要了解，这样才能更好的管理员工。而当事业单位领导了解了档案信息化建设的相关内容之后，就能够非常好的关注档案信息化建设。第二个方面就是让事业单位的领导知道档案信息化建设缓慢的危害，这些危害可以从其他国家的案例中找到，尤其是欧美等先进国家，都是极为真实的写照，这样事业单位的领导就会发现危机的存在，从而更好的进行相关内容的建设，而不会对此漠不关心。

（二）加强档案信息化的人才团队建设

档案信息化的人才队伍建设需要从两个方面入手：第一个方面就是我们常规的人才招聘，因为在事业单位中，很多的档案本身的年龄都已经较大，这样的人才不能够非常好的进行工作，而且对于一些新鲜的内容都很难理解，所以就可以全面进行人才招聘，能够快速的补充人才的缺失。第二个方面就是猎头招聘，在很多的岗位上，都需要极为专业的人才，这样的人才能够非常好的进行工作，因此就可以采用这种方式，以高薪的办法来让人才加入到事业单位之中。

（三）加强事业单位信息化设备建设

最后是加强设备的建设，一切的内容想要实施，都要现有设备，因此设备是一个前提。但是目前来看，设备的建设是存在很大问题的，因为我国大部分的事业单位都存在高负债率的情况，这种情况下，公司用于内部建设的资金都会非常有限，因此导致这些设备没有办法补全。这就需要事业单位能够合理的调整公司内部的资金分配，在档案信息化建设中，不断的倾斜资金，让项目快速的完成。但是需要注意的一点是，不能影响事业单位其他内容的运转。