探讨党校档案信息化建设现状及发展措施

2019-01-12钱瑛

魅力中国 2019年33期

钱瑛

（中共溧阳市委党校，江苏溧阳 213300）

党校档案是证实党校发展历程的重要实证资料，它详细而真实地向人们反映了党校成立以来的整个发展轨迹，同时它也真实而客观地载录着党校教研及日常管理中的所有环节，可以说是佐证党校发展最可借鉴的一类资料[1]。信息技术的发展也是党校档案工作进入到了“互联网+”的时代，给党校的这项工作提出了更高的新要求，档案工作如何达到信息化建设的目标，是党校必须解答的一项课题。

一、党校档案信息化建设现状

近些年来，随着党校干部培训事业的发展壮大，党校档案信息量也不断扩大。在当前阶段，党校应以党校干部培训事业的整体发展为契机，利用各种新技术，抓住机遇落实好党校档案工作，以便能够为党的干部培养事业提供更好的服务，近些年来，随着社会进步，“互联网+”时代已经到来，电脑互联网被广泛应用到各界的生产管理工作中，党校档案工作也不例外。事实证明，党校档案实体在电脑互联网影响下，已经得到极大丰富，同时这种丰富进程目前仍未停止。新产生的各种电子文件，比如说文本文件、影音文件以及超媒体文件等，全都迫使党校档案管理员不得不从以往单纯的文件收发整理向电子信息化过渡，借助这些档案软件和计算机硬件，让党校档案工作变得规范化和社会化，同时体现出数字化与网络化，使党校档案为人民群众、党群、干群以及社会提供更优质的服务。

传统的党校档案管理工作通常只是对需要归档的材料的某些特殊项目及特定内容做出了大致规定，对于归档时间、材料内容要求等并没有给出明确规定，至于具体奖惩措施更是无从谈起。在实际工作中，某些文件往往因为没有被及时送至党校管理员手中，就造成部分文件的遗失；个别科室领导在完成文件的处理工作后，经常不能及时向档案管理员反馈自己这一环节的处理结果，这给党校文件归档工作造成了很大困扰；另外，还有一些科室为了便于自己查阅，在对待会议类文件材料上，总是选择藏而不送。这些行为都会带给党校档案工作很多麻烦，加上党校日常档案管理极度缺乏常规监督与定时检查，党校领导也很少关注档案管理工作，很少给出指导性意见，这让档案管理工作在党校工作中彻底边缘化，沦为一种自发行为。

除上述问题以外，党校实体档案目前还有许多未曾经过数字化处理，所以这些档案资源也就无法以数字化档案形式实现集中管理。即便是使用计算机管理党校档案，其中也还有相当大的一部分还停留在目录信息数字化阶段，处在文档分离状态，整体上来看，与档案管理电子化目标之间还有一定差距。除此之外，也有不少档案资料虽然转为了数字化档案信息，但是却没能在校内系统达到信息共享要求，没有提供查询服务[2]。

从人员角度来看，党校档案工作者在电子知识、网络技术和计算机硬件操作等方面都存在着不足，而这些技术恰恰是党校档案资源与档案管理员之间的媒介，档案数字化建设除了要求党校档案人员要有充足的档案专业知识储备之外，还要求他们必须拥有一定的电子操控及运用能力。

二、党校档案信息化建设的推进措施分析

（一）做好档案收集工作

在党校档案管理工作中，科研档案资料是重中之重。在日常工作中，我们应做好跟踪，对校内不同部门产生的重要信息资源做及时跟进，并及时收取，尤其是教学会议、教材编制、教学大纲和党校教职员工和参训学员的优秀研究报告以及课题调研等，我们都应以信息化方式加以收集整理。与此同时，还要实施跟踪管控，以确保党校档案资源完整，没有疏漏或部分缺失情况存在。

（二）做好发展规划

科学规划是党校档案信息化建设基础条件。在信息化建设中，党校应大力推进“平台化”发展战略，通过建设一个信息化管理平台来推进档案资源管理向规范化、统一化与标准化过渡，提升党校档案资料中不同类别档案资源的可共享性，提升校内各科室之间的协作效率，让党校症日渐丰富的档案资源得到更充分的共享和更充分的利用，不再成为闲置资源。此外，在具体管理工作中，我们党校档案管理中作者应从细节层面入手，加强对电子文件归档、软硬件的购置、纸质档案的收集管理和文件目录的录入等的有效应用，并在最大限度上确保党校档案信息化建设可以有条不紊地循序开展，不可“迈大步”[3]。

（三）加大人才培养力度

首先，应加强党校档案管理人才库的建设[4-5]。我们在前文反复提到，党校档案信息化建设讲究的是对电子专业技术等的应用，这对档案管理工作者的知识库存、日常工作思路和知识结构等都提出了极高的要求，正因如此，党校才更应该立足于自身实际，尽量创造适宜的条件，积极配合校内人事机构，对党校档案管理岗位的人才聘用与培养体系进行强化，采用竞争上岗、论岗换位、职位分工轮换和下派到基层学习等方式，逐渐充实党校档案工作者的理论知识，并优化其知识结构，提升其统筹协调与应对决策能力。

另一方面，党校应加强技术人才培养。这是因为党校档案信息化建设水平的高低，很大程度上要取决于校内专业技术人员能力的高低。所以，党校要全面提高本校专业技术人员的科学素养，增加投入，建立一支既懂档案管理，又电子技术过硬的人才队伍，并通过人才培训或者经验交流等渠道，让他们将所知理论与所学知识付诸实践，不断提业务能力。