浅谈中医院医疗设备档案精细化管理

罗 萍

（武汉市中医院 湖北 武汉 430070）

1.医疗器械档案的建立及分类管理

1.1 医疗设备档案建立的意义

随着医改逐步纵向深化，中医院必须积极顺应政策形势的调整变化，从挖掘自身潜力入手，围绕中医药特色的发挥，着力提升医院核心竞争力。创新的现代中医诊疗手段受到广大群众热捧，中医技术现代化的创新研究也离不开各类医疗设备，大型中医院医疗往往需要购置和更新医疗设备，由此产生了数量庞大的医疗设备档案。为了充分利用各类医疗设备档案，进一步推进中医院精细化管理，需要对档案实行电子化管理。

1.2 医疗设备档案的分类

按医疗设备购置、使用的全过程，档案可分为两部分：

（1）计算机存储档案：分为医疗设备固定资产、医用耗材、计量器具三种档案。

（2）由文字、图表等形成的技术档案，它又可分为医疗设备档案、计量器具档案、医用耗材档案和其它档案。

1.3 医疗设备档案的归案范围

（1）本院购置仪器设备的请示、批复，仪器设备购置可行性论证材料，进口仪器设备报批材料，招投标材料，销售代理商资质证明材料，协议书，发票复印件，报关单，关税（免税）证明，开箱记录，装箱单，产品合格证等文件材料。

（2）物资采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料。

（3）仪器设备定购合同、会议纪要、记录等材料。

（4）仪器设备验收、安装调试记录、验收记录表及验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料和双方签字移交文件、保修单等。

（5）随机技术资料、主机操作说明书、操作参考书、使用手册、线路图纸、配件使用说明书以及备份目录等。

（6）仪器设备的运行维护使用记录表、校准/检定（检验）一览表、合格证书或记录、结果及复印件、设备调试、验收和下次校准的预定日期，维护计划以及已进行的维护使用检查记录、检测仪器设备期间核查、比对及使用记录、仪器设备损坏、故障、改装或修理记录等。[1]

（7）仪器设备报废申请单。

（8）重大事故的调查分析及处理意见。

（9）、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。

（10）索赔来往公函及结果等文件材料。

（11）涉外文件（进口仪器设备）的询价、报价、投票文件，合同、合同附件、谈判协定书、议定书、谈判记录、谈判过程中外商提交的材料、各设计阶段审查议定书、技术问题来往函电、检验及设计联络、设备存储、运输、开箱验收记录、商检及索赔、防腐、保护措施、外国技术人员现场提供的文件材料等。[2]

（12）有关的国外技术标准、有关的专利说明等。

2.医疗设备档案电子化管理存在的问题

（1）忽视医疗设备档案电子化管理工作的重要性。虽然大多数大中型综合性医院已经提高对医疗设备档案电子化管理工作的认识程度，但在实际工作中却没有采取相应的行动。医院重视发展业务、忽略档案管理的现象普遍存在。还有部分医院领导认为档案管理并不能产生任何经济效益，对医疗设备档案电子化管理的资金投入、人员培训方面投入过少，更不能有效开发利用各种档案资源。

（2）医疗设备档案形成周期长，档案完整性欠佳。医院采购新设备往往有5-20年的使用周期，在此期间对设备进行论证、设备购置以及设备安装验收等阶段都会不停地产生各种档案。不同阶段档案管理员更换时交接不清楚等问题，都会影响设备材料归档的完整性。

（3）设备档案管理人员年纪大、专业不符、能力水平低情况普遍。设备档案管理人员大多数为兼职档案管理员，并没有进行过专业的档案管理培训，对于设备档案管理理论知识了解不多；还有一些档案管理员只进行过简单的培训，学习过传统档案文书收集方法，无法真正理解设备档案的特点和管理要求。年纪大的档案管理员的外语水平和计算机知识已经很难适应现代医学设备的发展水平。

3.改进方法

随着人民群众对健康生活的期望越来越强烈，医疗卫生事业的不断发展，医疗设备档案种类逐渐增多，由此增大了设备档案归档范围。医疗设备档案作为科技档案之一，是知识、信息的载体，是一种潜在的生产力，是一项非常珍贵的科技资源。因此对设备档案进行电子化并不断丰富档案信息管理系统，使档案的价值得到充分利用。

3.1 落实医疗设备档案管理制度

制度是各项工作得以有序开展的先决条件。在深度理解《中华人民共和国档案法》的基础上，根据医院设备档案管理的实际情况，探索建立完善适合医院发展的医疗设备档案管理制度并加以落实，使设备档案的收集、整理、归档、审核、查询、借阅等各环节能按制度进行，避免造成档案的缺损和丢失。

3.2 建立信息化管理系统

管理系统是医院各部门完善、共享各类设备档案信息的媒介，医疗设备档案的电子化管理工作需要相应的硬件和软件设施作支撑，通过互联网使医院各部门都可以使用档案管理系统对部门电子档案进行搜集和整理。在此过程中必须注意保障医疗设备电子档案的安全性，要配置特定的计算机存储医疗设备电子档案并指派特定的技术人员负责此项工作[3]。

3.3 加强档案管理人员技能培训

对于目前档案管理人员年龄大，专业知识少等情况，可选拔具有档案管理相关知识的年轻人进行档案管理，同时对其进行专业的知识技能培训，学习《档案法》《保密法》等与自身工作密切相关的法律法规文件，强化档案管理意识，树立依法管档的思想理念。通过培训让档案管理人员更专业化，清楚档案归档收集以及整理，明确归档对象、范围、要求和保存年限等，确保实现对档案的科学精细化管理。