科学事业单位科研设备信息化盘点方法探讨

江海波

摘 要：科研设备作为科学事业单位从事科学技术研究的必备物质基础，对科研事业的发展起到关键性保障作用。科研设备的盘点是保障设备安全，实现设备资产账卡物相符的重要手段。传统的科研设备盘点方法高度依赖资产管理人员的责任心等个人素质，难以实现对科研设备精细、高效、优质的管理。针对该问题，本文基于编码识别技术的应用和发展，依托LIMS（实验室信息管理系统）系统提出科研设备信息化盘点的实施方法。

关键词：科研设备盘点;LIMS系统;信息化

一、引语

科研设备是科学事业单位从事科学技术研究的必备物质基础，是科学事业单位固定资产管理业务的重中之重。科研设备有着严格的存放条件和使用年限等要求，开展周期性的清查盘点、确保账实相符是资产管理部门的核心工作之一。科学事业单位的科研设备价值较高、类别繁杂、数量庞大、新增迅猛，甚至部分科研设备经常在各专业实验室间流转使用，导致科研设备信息变动频繁。因普遍存在“重购置，轻管理”的现象，科研设备盘点困难，难以真实反映库存预警、保障水平等真实、准确和完整的数据信息。既要强化对科研设备的清查盘点，又要简化实施操作，如何高效、准确地清查盘点并查看其相关属性状态是科学事业单位科研设备管理面临的重要课题。

二、科研设备传统盘点方法的弊端

传统盘点方法完全依赖人工进行，盘点人员手持科研设备清单，按照清单登记的设备品种、入账价值、存放位置、取得方式、使用年限、使用状态、保管责任人等信息逐台逐套核对实物，手工登记后再回到办公室与台账信息比对。传统盘点方式不仅繁重琐碎，需耗费大量的人力物力，还容易发生漏盘、错盘等差错。科学事业单位受机构、人员编制控制，大多没有成立专门的资产管理部门，资产管理职能分散在单位内部各职能部门;实验室开展科研活动过程中流转使用的部分仪器设备，用后未及时归还至指定存放位置导致盘点时台账信息与实际存放情况不一致;管理人员数量有限，与庞大的固定资产数量不成比例，人工盘点记录与台账核对时间较长，盘点误差率较大，因而往往做不到账、卡、物的一一准确对应。

为提高科研设备管控水平，做到账卡物相符，亟须采用信息化技术手段完成清查盘点工作。目前已投入使用的LIMS系统（实验室信息管理系统）已为科研仪器设备的数字化盘点奠定坚实的信息技术基础。

三、科研设备信息化盘点架构

科研设备信息化盘点设计思路为：在LIMS系统中组成科研设备清查盘点小组，按职能分工完成盘点工作计划的编制;将计划信息传输到便携式无线数据采集终端后，盘点人员手持该数据终端扫描科研设备上粘贴的固定资产标签，终端实时将扫描数据上传LIMS系统，LIMS系统后台比对数据库与现场扫码信息，并自动标识异常信息供清查盘点人员处理。

LIMS系统中的仪器设备管理板块为每一台（件、套）仪器设备生成带有二维码的固定资产标签。固定资产标签左列为仪器设备基础信息，包括：设备名称、规格型号、入账价值、入账时间、固定资产编号、使用部门、使用年限、存放地点、保管责任人等;标签右列为该台（件、套）仪器设备专属二维码，通过扫描二维码可以得到LIMS系统中该设备的所有信息。近年来，RFID（射频识别）技术日趋成熟，因此将标签中的二维码改为电子标签即构成RFID固定资产标签，同样能实现和前述固定资产标签相同的功能。

四、科研设备二维码标签制作

相比条形码，二维码最大的优势是信息储量大，同样规格的二维码，储存的信息量是条形码的几十倍之多。二维码所表达的信息不再仅仅是一组简单信息，而是一组加密链接和特定字符串，极大提高了数据采集和信息处理的速度，因而广泛用于移动平台应用，特别是终端扫码设备更加常见，也更符合大众现有的使用习惯。

科研设备类型繁杂、型号众多。科研业务工作中大量存在同一型号的仪器设备拥有多台以及部分仪器设备可以拆分使用的情况。为此，科研设备标签采用传统文字和二维码相结合的制作方式。文字部分用于仪器设备基础信息的描述，同时为确保每台仪器设备的唯一性，将其出厂编号纳入基础信息中，方便与仪器设备铭牌中的信息比对。

科研设备清查盘点动态信息采用扫描固定资产标签右侧二维码提取LIMS系统中对应字段方式进行读取，并展示在手持终端上。不仅盘点人员可以快速读取仪器设备的所有信息，仪器设备因科研业务需要处于流转过程中的相关使用人员也可以轻松读取信息。

科研设备投入使用时即可粘贴二维码标签，在设备生命周期内无须重新制作标签，不仅节省时间，也避免标签信息更新不及时的问题。

五、科研设备信息化盘点的实现

1.设立盘点小组和编制盘点计划

通过LIMS系统安排本次科研设备盘点小组人员，结合科研设备分布及工作实际，由仪器设备管理人、使用人、财务等部门的相关人员组成的盘点小组，设置合理的盘点权限，明确小组成员操作、监督和审核分工。资产管理部门负责在LIMS系统中编制盘点计划，确定盘点计划的组织形式，可按照存放地点、使用部门、入账时间、资产类别等为分类依据制定盘点计划，确定盘点计划涉及的科研设备、使用部门、使用人、盘点时间等。财务部门负责审核盘点计划的合理性，确定有无漏项、错项，负责对盘点结果进行对比核验。盘点计划审核通过后系统以通知形式下发至资产使用人，明确需配合盘点事项及时间，确保资产使用人在计划指定的时间、指定的地点配合盘点。

2.实施盘点计划

基于安卓平台的便携式无线数据采集终端可通过配置无线网络，利用http协议发送和接收json数据，对LIMS系统科研设备管理模块中的数据进行验证、查询和修改。通过扫描科研设备二维码，将信息转译为字符串，自动与盘点计划数据进行对比，终端弹出对比结果。盘点小组人员逐项操作后，完成使用部门、使用人、存放地点等信息的校验并生成记录。对于信息相符的，由LIMS系统自动判断为校验通过;对于信息不符的由盘点操作人点击不通过，弹出不符项对话框，由盘点工作人员更正信息，系统生成记录留痕并上传。根据验证结果，系统自动对每条记录添加不同颜色的盘点结果标识;对于非本次盘点计划内的设备项，系统提示其应所在的盘点计划及信息，由操作人选择是否添加盘点结果标识并纳入本次盘点计划。对于计划中的漏项、错项，经系统提示后由盘点人员进行相应处理，系统同时记录相关信息。

3.盘点结果处理

在LIMS系统中可实时查询盘点计划完成情况及统计信息。盘点计划全部执行完成后，LIMS系统自動生成盘点报告，包括科研设备盘盈盘亏、存放地点、使用状态等统计信息;能重新将科研设备按使用部门、按存放地点、按分类生成清查清单，对比和标识变更项，备注显示变更信息，提供变更记录留痕查询。

为改变科研设备传统盘点方法对资产清查人员的依赖，本文探讨了基于二维码识别技术，利用LIMS系统实现科研仪器设备盘点的信息化，详细阐述了信息化盘点的实现过程，不仅为更有效地管理科研设备提供了一种便于实现和操作的技术手段，更建立了完整的信息数据库，实现高效便捷的数据查询和反馈，完成由手工作业向信息化管理的转变。

参考文献

1.天津市财政局课题组.进一步加强行政事业单位固定资产管理工作的对策建议.天津经济，2017（2）.

2.翁秋华，余永城，欧海燕.基于Android的二维码固定资产管理系统.福建电脑，2018（1）.

3.高山，任建恭.医疗设备管理中二维码技术的应用研究.中国医学装备，2017（9）.（责任编辑：兰卡）