档案利用和档案价值的反思

吴念良

[摘           要]  档案在各个公司企业与内部单位都是极其重要的资源，是一个企业在长期运营过程中发展历程的重要记录，对公司未来的不断发展有着极其重要的作用。针对档案利用长时间被忽略的现状，对档案价值应该进行重新审视和认识，继而探求更深层次的原因。对我国档案资料利用状况进行分析与探讨，对档案利用与档案价值的重要性进行反思，进而保证档案得以充分利用，以发挥其重要价值。

[关    键   词]  档案利用;档案价值;反思

[中图分类号]  G271                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2019）31-0222-02

面对档案利用长时间处于低谷的状况，应该对档案价值进行深层次的探索，不应该使档案价值的利用范围缩小。档案与信息具有一定的相关性，而由于具备的信息属性使档案本身的价值发生一定的转变，档案的社会利用率逐步下降。作为档案管理的相关工作人员，在档案管理工作中，档案利用是非常重要的，应该充分了解档案资源的重要性，进而对档案合理利用，以发挥其作用，提高档案的保存价值。

一、对档案利用价值的思考

（一）档案的基本价值是情报价值

其中展现了档案的作用，包括档案的特点价值以及基本结构，因此被称为档案的基本价值。正因为档案的价值所在，让档案充分被保存、被利用。不过，如今面临档案利用逐步下降的趋势，充分表明了档案理论价值和实际价值的相互矛盾。所以说社会上大多数人的档案价值观存在一定的认识偏差，这需要每个社会工作者重新去审视档案的基本价值。

（二）充分認识档案的凭证价值

在档案所有的价值中凭证价值是档案最重要的价值，凭证价值是档案与其他各种资料之间比较最处于优势的地方。档案也是一种证据，它记录着长久以来的事实依据。不过，档案凭证价值也存在着不利于利用的地方。

（三）利用越少越好

档案是长时间进行保存的，并且想要利用它们查找资料也是有一定条件的。在某个国家地区、企业组织、个人自身等方面的自身权益受到损害的情况下，是可以利用档案去解决问题的，但是在处理问题的条件下，对个人以及组织也会具有难以挽回的不良影响，正是这些不良影响的出现，让任何人都不愿意去凭借档案去解决此类问题。利用档案当然是越少就会越好，如果个体的权益没有受到损失，就不会去利用档案来解决问题。当然，档案的存在可以维护自身权益，也可以在一定条件下维护自身安全保障，更可以证明自己的清白，档案馆存在的档案都具有其自身的凭证价值，而如今社会安定，档案并没有太多机会被利用，这是一种好现象，体现了当今社会的和平现状。但如果档案一而再再而三地被提起、被调出才是可悲的事情，大量的人要利用档案来维护自身权益，大量的人要利用档案的凭证价值来证明自己的清白，努力去寻求对自己更有利的地方，这是可悲的。

与此同时，档案凭证价值有一定的区域性，也就是说档案利用者属于哪个地区就应该利用该地区的档案，档案的凭证价值具有专一性，利用者和具有凭证价值的档案是具有专一性的，档案的凭证价值只能在与其有关的当事人身上才能被利用，与其无关的人一般情况下不会去利用它，即使使用也没有什么用途。档案的凭证价值具有唯一性，档案的凭证价值一般情况下人们只会使用一次，不会重复利用，并且在解决问题的情况下基本不会出现第二次利用的情况。档案价值也具有一定的时效性。档案的凭证价值只会在一定的时间内起重要的作用，一定时间后其凭证价值也会随着时间的流逝而降低，甚至彻底消失。

以上所述的一系列特性，充分表明了档案利用受到限制。档案凭证价值利用得越少越好、凭证价值在时间范围内发挥其作用、在空间范围内发挥其作用、利用它的人群也有一定的限制以及它的利用频率。这一系列的特性都体现了档案价值利用率的下降情形，档案的情报价值符合信息的一般特性，进而使其情报价值发生转移，它有可能被转移在其他信息媒介中或者其他文献之中。

二、档案具有一定的情报价值

情报价值也可以被叫作档案价值的参考或者档案价值参考的作用。正因为档案中的内容有重要的作用，档案具有很高的现实意义，因此情报价值在档案价值中占有主要地位，档案价值的体现离不开档案情报价值的帮助。

而如今档案情报价值的转移会直接影响档案利用，也会使档案利用率降低。档案情报价值可以转移到各种媒体的形式之中，然而一旦转移到其他形式之中，人们就可以不再利用档案，而且其他媒体形式成为人们得到信息资源的第二媒介，甚至可以代替档案的一切，因此档案被迫处于弱势群体，由于档案情报价值的转移直接造成了档案利用的直线下降。

利用档案的高潮时期是二十世纪八十年代在全国范围内开展编史修志的工作，它直接加剧了档案情报价值的转移现象。新的志书发行出版后，档案的利用价值也直线下降，这些年来很多档案利用者不再利用档案而去使用这些书的汇编结果。编史修志是利用档案的大户，浙江省对档案利用进行统计中发现1980年至1994年这15年以来，档案利用者中百分之九十以上都是编史修志的利用者，编史修志者会间隔一定的时间段去利用档案，但是利用档案的这一现象也会随着时间的推移与愿望的实现而慢慢消失，编者不可能每时每刻都在使用档案，这种现象的出现需要间隔很长一段时间。并且，档案具有一次使用性，也就是说编史者利用档案完成自己的工作之后便不会再次使用了。

由于现代网络技术的不断发展，各种信息传播媒介也变得多样化，传播也变得十分快捷，更加快了档案情报价值的转移。政府部门以及其他行业所出版的各种资料、书籍、报刊等文件服务，都加剧了档案情报价值转移，在这个信息传播速度飞快的时代，就会发现档案情报价值转移并不是在档案阶段发生的而是处于文件阶段，文件阶段还并没有变为档案。

三、充分认识档案的保存价值

档案不仅具有利用价值也有一定的保存价值，并且其利用价值与保存价值并不是单一方面存在的而是存在一定联系的，在档案具有一定的利用价值时便具有保存价值，而档案的保存价值并完全是因为档案利用价值而存在的，可以说是各有所长吧。档案的保存价值也可以理解为档案的利用价值与保管价值，档案的保存价值和档案的利用价值是相互依存的，保存起来的档案是用来利用的，如果没有利用价值那何来保存价值。由此可得知，档案的凭证价值和情报价值的转移，那么档案也没有了其利用价值和保存价值。并没有其他太多的人需要利用档案，因此保存档案的价值则会超出档案的利用价值，没有了利用价值，是不是就不需要再保存档案了？然而并不是，因为保存档案并不只是为了实现其利用价值，还可以实现很多其他方面的价值。

（一）保存历史事实

为了给后人有效地还原历史原貌，记录社会生活各方面的发展情形，很多具有情报价值和平衡价值的档案被保存了下来，不仅仅可以稳定社会发展，也可以保障国家、社会、组织、个人的权益不会受到侵害，在这时，档案价值就不是存在于利用价值上，即使其自身的情报价值被转移，但是其自身的信息是具有真实性的，并不会因为环境因素和现实因素而使档案内部资源信息出现与事实不相符的状况。一般情况下为了保证档案情报价值转移过程中信息的真实存在性，档案自身是不会有虚假资源的，它的信息资料关乎个人、集体乃至国家的发展存在性，所以说在这时档案的存在价值是档案存在的主要价值，而利用价值便成为次要的。并且，从各方面利用率比较高的档案内容来看，对这些档案的利用率也是很低的，因为并不是所有人都总会出现公证、婚姻、学历、奖惩等方面的问题，出现这些问题的人并不是很多，毕竟涉及这些档案的人并不是都会发生此类难以解决的问题。档案自身具有的凭证价值可以很好地保障社会人民自身的权益，也维护了我们国家与社会的权益。偶尔通过档案来解决自己的权益性问题不正是体现了档案的利用价值吗？所有人对档案的保存价值是持肯定态度的，但通过档案来检验证据并不是被肯定的，因为并不是任何人都希望在遇到困难问题纠纷时来凭借档案來解决问题，谁都不希望出现这样的情形。

（二）为了后人检阅

档案的存在并不只是为了供当今人们检阅，而是为了后人，为了以后发展做服务而保存的。现如今档案的建立、保存、维护对今人来说有可能不具有实际意义，或许我们并不在意或并不关注的某个档案内容在后人的眼里就会有截然不同的含义。社会在进步，科技在发展，人类的脑部思维能力也会有相应的拓宽，这时或许我们记录的档案在后人眼里就会变得大有用途。谁也想不到现在的档案在后人的眼里是什么样子，现在对档案的保存价值，我们也不太在意，今人的主要任务就是尽量让档案得到很好的保护，便于后人查阅。

四、结语

总而言之，档案的记录是一个组织、一个民族乃至一个国家历史历程事实的详细记录，因此对档案的保存也是为了维护我们的民族文化，为了让我们国家的文化遗产保留下来，让我们的国家文化发扬光大，生生不息。

参考文献：

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[2]张先蕾.数字时代企业档案信息的利用问题及影响其利用需求的因素和解决策略探究[J].经营管理者，2014（11）：270.

[3]李丹.论档案信息资源开发利用中档案价值的实现[J].办公室业务，2017（9）.

编辑 张 慧