机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策分析

2019-01-11邱萍

赢未来 2019年35期

邱萍

内江市住房公积金管理中心，四川内江 641000

1 我国机关事业单位进行档案管理工作时出现的严重问题

1.1 没有正视档案管理工作的重要性

实际上，出现档案管理问题的重要原因之一就是相关负责人和工作人员没有正视档案管理工作的重要性，没有真正了解档案管理工作的具体要求。某些档案管理员单纯的认为管理档案就是保证文献资料不被损毁，没有丢失就可以。某些事业单位负责人并没有重视档案资料，没有翻阅过按文件，没有充分发挥档案资料的实际价值。正因为机关事业单位档案管理负责人忽视了档案管理工作，所以没有及时进行档案规整工作，会直接影响后续的很多工作。

1.2 档案管理负责人的工作水平较差

档案管理工作离不开相关负责人，所以工作人员综合素质的高低直接影响到档案管理水平的高低。目前来讲，我国很多机关事业单位的档案负责人综合素质都偏差。第一，有些负责人并不了解专业管理知识，也没有参加过相应的培训和学习，无论是档案收集、分析工作，还是归纳整理工作都存在很多问题。在整理资料时，因为不了解专业术语而出现很多资料错位问题，直接影响档案管理工作的成效。第二，很多档案管理员并没有真正认识到自己工作的重要性，积极性不强，都是被动的整理资料和更新数据，导致档案管理工作跟不上其他工作的步伐。第三，有些档案管理负责人态度不端正，仍沿用传统的管理模式，并不了解新技术，导致整理工作的效率较低。

1.3 档案信息管理工作的安全性偏低

如今，科学技术已经被应用到了各行各业当中，机关单位的档案管理工作也是如此，电子档案代替了传统的纸质档案，信息资料的安全性成为了非常重要的问题。就档案信息管理工作的发展情况来看，以前应用纸质档案时，数据资料收集和整理工作都非常麻烦，有可能会出现损坏或丢失的问题，档案安全性和保密性都受到了严重的挑战。现在绝大多数机关单位在进行档案管理工作时都选择应用了电子档案管理模式，但其相关的档案管理工作人员却没有更新，很多素质和专业水平较低的档案管理员并不能有效进行电子档案管理工作，所以在录入相关信息时出现很多问题，导致数据泄露。

2 根据机关事业单位管档案管理工作中的难点提出的几点具体建议

2.1 大力提升档案管理工作人员的综合能力

第一，机关事业单位在选聘档案管理员时，不可以随意应用其他部门的工作者，而是根据当前单位的档案管理情况选择具备专业素质的工作人员，除此之外，选择档案管理员时一定要重视其综合素养，提前布置一些高难度的管理任务，确保筛选出高素质的工作者，提前预防档案管理工作可能出现的漏洞。第二，高度重视档案管理员的工作精神，确保档案管理员在具备专业素养的同时，真正喜爱档案管理工作，积极认真的完成相应的工作，主动按照档案管理体制的具体标准进行相应的管理工作。第三，机关单位一定要定期检查档案管理员的工作情况和综合素质，为工作人员提供培训和学习的机会，使其有机会学习新时期的前沿信息，不断提升档案管理员的创新能力和综合管理能力，建设一支高水平的档案管理团队。

2.2 高度重视档案管理工作，切实落实档案管理制度

第一，工作态度至关重要，档案管理负责人一定要高度重视档案管理工作，切实落实档案管理制度，严格监督档案收集、研究、整理工作。第二，档案管理负责人一定要大力宣传该项工作的重要性，使工作人员意识到自身工作的价值意义，激发其工作热情。第三，一定要不断完善档案管理体制，提升档案管理工作水平，为机关事业单位的发展提供助力。

2.3 充分利用高新技术，转变档案管理工作模式

高新技术已经走入了各行各业当中，机关事业单位档案管理工作更应该充分利用高科技技术，转变档案管理工作的具体模式，使所有重要的数据资料都能够及时的记录和整理完整。具体来讲，档案管理负责人可以将一些数据资料以视频或者图片的形式保存下来，确保资料的完整性。另外，档案管理工作一定要积极利用信息技术，加密重要文件，提升数据资料的安全性。而且，用高新技术还可以节省储存空间，完善管理体系，方便工作人员记录和查阅资料，提升工作效率。