我国城市图书馆年报制度建设现状分析与策略研究*

何盼盼 陈 雅 ( 南京大学信息管理学院 江苏 南京 210023 )

1 研究背景

在党的十八届三中全会上习近平主席明确指出：“国家治理体系和治理能力是一个国家制度和制度执行能力的集中体现。”[1]图书馆年度报告（以下简称年报）制度作为信息公示制度的一种，是现代图书馆制度的重要构成；同时作为处理国家、图书馆、社会、公民之间互动关系的完整架构与机制，亦是现代国家治理体系的重要组成部分。公共图书馆作为公共文化设施类型之一，建立年报制度是势在必然。《中华人民共和国公共文化服务保障法》第二十一条规定：“公共文化设施管理单位应当建立健全管理制度和服务规范，建立公共文化设施资产统计报告制度和公共文化服务开展情况的年报制度。”[2]另有《中华人民共和国公共图书馆法》第四十二条规定公共图书馆应“定期公布服务开展情况”[3]，间接规定了建立图书馆年度报告制度，因为图书馆年报是“定期公告”的重要载体和表现形式。图书馆年报是指回顾和总结图书馆管理和业务在基础业务工作、资源建设、读者服务、活动开展等方面情况，汇集了图书馆在一年内的重要实事和各类统计数据[4]。

法制环境下，图书馆管理及服务在完善机制体系、业务程序、提高服务效能等方面遇到的新情况、新问题使得年报制度的建立具有重要的实践作用。首先，年报制度将年报内容及编制程序标准化、规范化，这既是对图书馆的外在约束，又是图书馆内在的自我规范。其次，基于标准化流程管理的年报制度满足了图书馆标准化管理的要求，为图书馆评估定级及服务质量的提高提供了依据，更为普及推广图书馆领域创新发展成果、实现事业长远发展提供了保障。再次，作为公共文化设施单位的图书馆推动信息公开，不仅保障了用户的信息知情权，更提高了服务质量和层次，是图书馆树立外部形象、密切社会联系、提升社会影响力的重要手段。最后，年报高度总结馆内年度各项服务资料，内容详实丰富，数据真实可信，能够反映年度整体工作情况，集中表达和强化图书馆文化价值和事业发展的内在动力，更在一定程度上为国家公共文化服务事业的规划提供了一种既具分析性又具操作性的借鉴，有助于确立、展示与体验公共文化事业独特性和竞争优势的功能，也有助于恢复公共文化空间活力、塑造公平民主的文化环境以及培育公共文化认同[5]。

城市图书馆在公共图书馆事业发展中起引领作用，而建立城市图书馆年报制度推动了图书馆管理与服务的法制化、标准化、规范化建设。本文首先回顾城市图书馆的概念以及其在公共图书馆事业发展中的引领作用，随后采用文献分析法、网络调研法、实地考察等方法对全国省、市图书馆年报制度建设发展现状进行分析，并就年报制度及年报编制情况提出建议，以为后期图书馆年报制度建设提供理论指导和实践经验。

2 城市图书馆年报发展概述

2.1 城市图书馆概念

一般来说，“城市图书馆是由城市政府部门设立的公共图书馆。在地域概念上，城市图书馆可以包括人口在10万以上的小城市，也可以包括人口在1 000万以上的大城市。在行业层面，图书馆涵盖城市所属的市、区、街道、社区等各级公共图书馆，也可以包括位于城市行政区划范围内的各类型图书馆”[6]。

伴随着十九大的召开和《中华共和国公共图书馆法》的颁布实施，我国公共图书馆事业进入了新一轮发展期。城市图书馆逐步在公共图书馆行业中发挥引领机制作用。城市图书馆应是结构有序、高效的图书馆服务体系，以图书馆群整体形态成为城市的有机组成部分，以总分馆制、图书馆联盟、图书馆集群网络等多样方式让更多市民享有图书馆服务[7]。广州图书馆馆长方家忠认为，城市图书馆以“服务效能”为引领核心，以“信息公开”为起点，一方面发现标杆图书馆并推动交流推广，另一方面以城市图书馆年报形式发挥整体引领作用，并与社会建立良性互动[8]。故城市图书馆应积极承担使命，继续推进标准化、均等化，建立健全法人治理结构，推进总分馆制、法治建设等重点任务，充分发挥其在创新服务、引领阅读、加强合作等优势领域中的示范作用。

2.2 相关研究

关于图书馆年报的研究成果可分为两个阶段。第一阶段主要探讨如下内容：（1）图书馆年报制度的理论探讨，如分析建立年报制度的必要性和影响[9]；（2）对国外公共图书馆年报编制情况的经验介绍[10-11]；（3）对已有年报的图书馆的实践总结和思考[4，12]。该阶段研究缺乏对当前图书馆年报制度建立及编制现状的调查和研究，也缺乏对具体年报制度实施操作层面的思考。

第二阶段则是2018年6月1日中国图书馆学会召开的“城市图书馆年报制度”学术会议的研究成果[13]。会上，广州图书馆馆长方家忠发布了《中国城市图书馆2017年度报告》（以下简称《报告》）和《公共图书馆年度报告编制指南（建议稿）》（以下简称《指南》），并分析修改稿编制背景、意义以及存在的不足。中山大学资讯管理学院肖鹏副研究员分析了《报告》的特点，并指出了年报编制过程中存在的问题，他认为作为促进城市图书馆信息公开共享的重要工具，以研究为手段，希望通过科学化、规范化的方式，促进图书馆之间的交流，发现图书馆最佳实践，以达到各级各类图书馆共同提升和发展的目的。随后还详细报告了《指南》的起草思路，并围绕年报总则、制度建设、内容形式和其他共35项细目，详细阐述了起草《指南》所遵循的七大原则，指出《指南》的最终目的是指导公共图书馆建立完善的年报制度，全面发挥保存资料、辅助管理和宣传推广的功能，并规范公共图书馆的信息公开行为。中山大学资讯管理学院唐琼副教授认为图书馆年度报告承载了图书馆各项数据统计的功能，是反映图书馆业务工作和发展历程的重要史料。她结合实证研究数据，系统梳理了我国图书馆信息公开及年报编撰的现状、特征，通过介绍国外公共图书馆优秀年报案例经验，针对我国图书馆年报编撰目前存在诸多问题，提出了建议。

3 我国城市图书馆年报制度建设现状分析

为全面了解和把握我国城市图书馆年报制度建设现状，笔者对全国省、市的图书馆进行了问卷调查。调查时间在2018年4月1日至4月30日，问卷内容主要包括以下内容：本馆是否建立年报制度，或建立年报编制工作规范；若未建立年报制度，那是否编写发布年报，计划在何时完成年报制度的构建。若已建立年报制度，则对以下问题进行调查：年报制度编制体系，年报编制流程，年报编写组织，年报框架及内容结构，评估及监督机制。除以上问题外，问卷内容还包括建立图书馆年报制度及编写年报过程中面临的困难以及相关意见和建议。

调查回收的16个城市图书馆均于2013年编写发布年报，而建立年报制度工作规范的图书馆是深圳图书馆和广州图书馆；多数城市图书馆发布了2013—2016年的年报，具有连续性、长期性和稳定性的特点，只有国家图书馆、广州图书馆、深圳图书馆发布了2017年报，目前完成情况具体如表1所示。

表1 城市图书馆年报报送审核及发布完成情况

3.1 编制流程

年报制度建设流程是管理过程的行动阶段，城市图书馆年报制度建设过程可细分为计划阶段、实施运作阶段、评估与考核阶段。计划阶段，以思维活动为中心，由少数具有统筹部署和分析能力的人员参与，确立实施机构、主要负责人、职责与分工、编写大纲等方面内容，使年报制度建设工作最大限度地具体化，其中成立年报编制小组为主要负责部门。实施阶段，以操作活动为中心，是由图书馆全体成员参与的，需将编制工作纳入常态化工作体系中，将年报编制总体目标进行职责分解到短期工作中，具体融入到馆员日常工作中及工作分工中。年报编制小组办公室负责组织、协调各部门信息工作，并对各部门报送的信息进行汇总和审核，组织整理、编发和存档，对全馆信息工作进行评估、通报、考核和表彰。年报编制过程中可能会遇到与编制大纲发生冲突的地方，届时就需要年报编制小组办公室定期对年报编制情况进行总结调整，并向办公室作进展情况报告，汇报编制工作中遇到的困难及解决策略。评估与考核阶段，是年报的成果消化阶段，图书馆办公室负责对编制工作及编制人的评估考核，才能不断调整年报制度以使其适应馆内工作目标，其主要流程如图1 所示。

在年报编制过程中，图书馆必须遵循真实性原则，坚持严格按照相关标准和具体规定（包括格式、事项等）填写，于规定时间内向文化厅、文化和旅游部等相关主管部门报送上一年度年报[14]。其必须按时报送年报，不允许拖延。

3.2 编制结构

图1 城市图书馆年报编制流程

城市图书馆在搜集、整理、编写年报资料时，本着存真求实，尽量做到分类科学、资料详实、内容全面、表述准确，以全面反映图书馆在文献资源、读者服务、馆员风貌等方面的基本情况和发展历程。通过对16个城市图书馆年报内容的分析，笔者发现天津图书馆、安徽省图书馆、合肥图书馆等城市图书馆的年报存在着内容不全面、编制结构每年都有所调整的现象，故笔者选取在年报编制上具有代表性的8个城市图书馆，对其年报内容结构进行分析研究，发现年报总体上包括8个方面内容（见下页表2）：（1）目录：年报的框架，便于快速查阅所需信息。（2）工作要点：依据本馆工作思路，加强重点领域建设基础建设，明确未来发展目标和工作原则、重点任务、改革举措，为本馆的科学发展奠定思想、规划和管理基础。（3）工作总结（年度概览）：围绕本馆总体发展目标，全面总结年度各项工作任务，包括对重要服务及统计数据的概述。（4）大事记：简述上一年度本馆各月重大事件，包括时间、地点、内容等方面，具有记录性和宣传性。（5）组织机构与人员：分析机构设置与人员构成，包括领导班子成员、党工团组织、组织架构、人员统计与分析。（6）业务统计数据：对年度图书馆的管理、服务、用户等各项数据统计，如馆藏量、用户借阅量、用户访问量等与用户相关的服务数据。（7）服务项目：概述上一年度图书馆开展的基本服务、重要服务和延伸服务。（8）学术成果与媒体报道：以报纸、电视、微信、微博等方式将馆内重大事件、影响、服务效益、学术成果及获奖情况在尽可能短的时间内传递给用户读者。

表2 城市图书馆最新发布的年报内容结构一览表

年报内容中一个重要部分就是重视对数据的统计，对馆舍面积与阅览室，服务人口，注册读者数，文献外借量，数字资源利用量，用户活动次数，参加活动人次，信息咨询服务量，网站、微信、微博及其他宣传途径的服务指标等分条目进行揭示，并公开各项条目数据明细。其中财务信息包括实体文献购置费、数字文献购置费、服务收入等；资产包括图书馆现有硬件、馆藏配置等；文献信息资源包括实体文献馆藏量、年新增实体文献馆藏量、数字文献馆藏量、年新增数字文献馆藏量；设施设备包括建筑面积、分馆数量、自助图书馆数量、计算机配置数量；工作人员包括工作人员数量、专业技术人员数量、志愿者数量与服务时长。

各馆因实际业务和服务内容的侧重点不同，内容结构存在一定差异，国家图书馆详细列举基础业务工作、服务工作、数字图书馆建设、重点文化工程、文献整理与开发等方面，实则可将以上内容归入服务项目内。厦门图书馆将文献外借册次、读者咨询情况、读者活动统计分门别类，实则可将其归入到基本业务数据或服务效益大类中。南京图书馆内容框架为思想建设、读者服务、交流合作、学术研究、资源开发、文献保护、业务培训、内部管理、馆中馆建设、惠民举措、借阅结构调整，突出“馆中馆”建设及文献保护部分，但服务数据包含在各部分内容中，并未单独列出。在业务进展的分析中，对于数据统计口径各馆并不一致，并未阐述各项指标的定义方式与统计方式，数据统计多以表面数据的简单展示为主，欠缺对图书馆各数据之间的相关性、馆藏利用等方面潜藏的有价值内容的分析，缺少以数据列表、逐年对比等形式对数据展开分析。

在效果呈现方面，多数城市图书馆做到了图文并茂，必要的馆舍、服务和活动以图片辅助说明，从而生动形象地向读者呈现了本馆总体情况，然而浦东图书馆年报以excel表格呈现，内容可读性不强，表中内容仅仅是对数据的简单呈现，并未做到图文并茂；首都图书馆年报，黑体字和表格占满整个篇幅，全篇不具美感，内容形式缺乏吸引力。添加目录索引能够方便网站用户快速查找年报，然而多数城市图书馆并未添加，导致用户查找比较麻烦，如南京图书馆。

4 我国城市图书馆年报制度建设策略分析

目前我国城市图书馆年报制度处于探索和实践阶段，在年报编制过程中，出现的制度设计不完善、内容缺乏吸引力、数据统计口径不一致、编制缺乏及时性等诸多问题，可从以下方面提出策略聚力突破。

4.1 制度设计

在我国，尽管《中华人民共和国公共文化服务保障法》和《中华人民共和国公共图书馆法》对图书馆年报有所提及，但并没有具体的法律法规对图书馆年报制度进行明确规定，为此需要建立一整套的制度体系来确保运作程序的公开透明化，保证各环节工作有序开展。首先，作为国家联系图书馆的重要桥梁和纽带，中国图书馆学会应督促建立完善的、操作可行的规章制度，推动《公共图书馆年度报告编制指南（建议稿）》的完善实施以及《业务统计工作规章》的制定，包括编制原则、内容结构、编制组织及流程、职责与分工、评估与考核、年报公开方式及发布时间、监督主体等方面，各省级图书馆也应结合本馆实际编制符合本馆特色的年报编制规范。

其次，年报制度建设是项长期、系统的工程，需要足够的资金来支持年报编制工作。建立资金保障机制，明确规定图书馆建立年报制度的责任、具体拨款数量、资源来源、社会与个人捐助细目、资金的分配与监督机构、资金的管理等内容。图书馆可采取专项基金的方式进行资金支持，以激励和督促各馆年报编制工作。图书馆属于公共文化空间，应放开和拓宽捐赠渠道，加大对对图书馆及年报制度的宣传力度，用以赢得社会各界对图书馆工作和年报制度的理解和支持，广泛吸收社会资金赞助。

再次，将图书馆各项信息搜集与规范纳入常态化工作体系，形成周报、季报、年报三级编撰制度，多角度、分层次、各有侧重地全方位收集、整理和发布业务信息和业务数据，既减轻了图书馆年报编制中的工作量，又为自身持续性开展业务研究、推进重大工作项目服务提供了支撑。

最后，宣传与推广机制也是推动年报制度建设的关键因素，图书馆须每年按期报送上一年度年报并发布年报，有条件的城市图书馆，应当印刷并发布纸质版的年报；鼓励各馆以新颖、有趣、易懂的方式，灵活地运用不同渠道向社会公众介绍年报的核心内容。例如利用微信、微博等用户接触率较高的移动平台、媒体单位向公众宣传。

4.2 用户感受

图书馆年报是一种影响社会公众、展示图书馆形象、识别图书馆品牌的有效工具，主要目的是加强图书馆与上级部门、社会公众之间的沟通联系。要想让用户感受到年报的价值，应以目标用户感受为中心。年报设计应以稳健连贯的风格突出主题，往往要十分注重材质和印刷的工艺，从而展现一个鲜明的形象，使用户更容易理解本馆服务的重点和特色。年报中引用的数字应采用阿拉伯数字，各项数字或指标的计量方式、计量单位应符合行业标准与国家有关规定；采用第三人称写法，文风严谨简明，语义确切明朗、行文通俗流畅，符合现代汉语规范；编制年报尽可能图文并茂，多采用柱状图、饼状图等统计图表，以必要的馆舍、服务和活动图片辅助说明，提高可读性。在进行客观数据统计时，应在统计表中增加历年数据及同比增长率，使统计表充分体现各年图书馆发展建设情况。由于年报面向的受众群体在不断扩大，年报的设计标准也应变得更加开放，打破老套固定的设计理念。

年报内容不完全依据年度总结、大事记、业务数据、工作要点等框架，部分城市图书馆应根据实际情况调整年报内容，阐述媒体报道、获奖情况、学术研究、国内外交

流、志愿工作、社会力量参与捐赠情况、服务群体未来发展战略等，使得其覆盖面更加广泛。杭州图书馆在年报中增加了“服务绩效（评估）”，用以对部门工作、服务内容、资源情况进行评估。南京图书馆在年报编制内容中可突出“古籍”部分，深圳图书馆以专题形式重点介绍总分馆制建设。年报内容可详细列举捐助人及捐助金额，以此肯定和感谢捐助者，并吸引更多的社会团体、个人和企业进行投资[11]。针对年报多以数据展示为主、欠缺分析的现象，图书馆可利用工具实现统计分析和数据挖掘，利用图书馆的各行为之间的相关性、馆藏利用分析、跨学科比较研究等方面潜藏在年报的表面数据去探索挖掘隐藏在其中的有价值的内容，以此来指导图书馆决策服务[13]。也可采用广州图书馆对服务效益、经费投入、建筑面积、文献信息资源、工作人员的相关概念进行阐释的经验，并采用《公共图书馆建设标准》《公共图书馆服务规范》等国家标准、规范为依据进行数据统计。

4.3 监督评估

城市图书馆从本质上来讲是由政府资助的公益性文化服务设施单位，故建立健全年报编制工作目标监督评估体系，将工作实绩作为检验各部门和馆员业务水平和工作能力的重要标志，形成分工明确、责任分明、绩效考核的工作机制，有利于激发馆员的工作能动性，推动年报编制工作实现新的飞跃。

一是要跟踪回访。年报报送后，应及时对领导批阅情况进行回访，第一时间收集反馈相关意见，并对意见建议进行归纳分类，结合实际情况制定符合实际的具体方案，并及时落实意见报告相关领导，争取支持，提高执行力。

二是建立监控支撑系统，办公室负责人需要足够的监控信息并对信息的可靠性和一致性进行核实；办公室要考察年报编制程序及内容是否按照大纲执行。确立中期汇报及检查机制，及时对周期内编制情况如存在的问题、意外时间或有待完善的信息等方面进行总结调整并向公众进行公开，同时发布下一年度预防工作计划和工作要点，将领导批示决策情况和年报提出的预防对策分解到各成员单位的具体工作任务中去[23]，加强督导检查，定期通报成果转化情况，并主动联系相关部门，采取多种方式抓好落实，确保领导决策转化为实际行动。

三是成效评估。在转化为具体工作后，应注重对成果转化实际成效的评估。评估体系建设应由政府部门评价、专家学者评价与公众评价相组成[24]。政府部门在成立评估小组时，采用定期与不定期评价相结合的方式，对年报内容和编制工作开展定性和定量考评，坚持边评估边总结、边修改边完善，不断优化年报编制工作流程和方法，并及时公布考评结果和进展情况。此外也应将民众满意度引入评估流程，调动社会力量的参与积极性，形成图书馆与社会、公民的友好互动网络，以读者座谈、馆长信箱、社交网络平台、主管部门汇报等方式将年报编制进展定期公布，同时城市图书馆应设计监督投诉程序和采取补偿奖励措施，为读者监督提供无障碍反馈渠道，以鼓励和引导社会各界建言献策，指出不足和差距[25]。

5 结 语

《中华人民共和国公共文化服务保障法》和《中华人民共和国公共图书馆法》的施行，给图书馆提出了年报制度的法定任务，并对城市图书馆的管理与服务提出了更高的要求。作为信息公示制度的一种，其已成为图书馆事业的基础性、规范性要求。目前我国城市图书馆年报制度建设仍处于摸索实验阶段，城市图书馆在面对这一新制度时，应进一步加强交流、集思广益，激发学术和实践创新，从而为新一轮发展机遇期下图书馆管理及服务在完善机制体系、业务程序、提高服务效能等方面的建设起到基础支撑作用。