做地项目文件材料收集与归档工作探析

蒋 幪/杭州市热能投资有限公司

做地指由政府或其授权委托的企业对一定区域内的城市国有土地或乡村集体土地进行统一的征地、拆迁、补偿，并开展适当的市政配套设施建设，使该区域内的土地达到熟地条件，再对熟地进行有偿出让或转让的过程。在做地过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像等各种形式的记录即为做地项目文件材料，经过系统整理和归档形成做地档案。做地项目文件材料反映了做地工作的全部过程，具有重要的凭证价值。笔者以所在单位杭州市热能投资有限公司负责实施的杭州市庆隆单元热电地块做地项目为例，分析如何做好做地项目文件材料的收集与归档工作。

1 如何做好收集工作

1.1 明确材料收集的范围

公司拟定了指导做地档案工作的管理办法，其第三条规定了做地项目文件材料收集范围：列入做地计划与做地主体确认的批复文件；企业搬迁形成的文件；征地拆迁形成的文件；做地项目立项、招投标文件；做地项目建设、竣工验收、考核等文件；做土质量验收文件；做地出让的立项、规划、环评、土地出让方案等出让前期审批文件；土地招商文件；其他有关的文件材料；等等。

1.2 抓好重点材料的收集

一是做地主体资格认定文件。这是确认公司开展做地工作合法性的文件，主要包括市政府关于确认公司的上级主管单位市城投集团具有做地主体资格的会议纪要或简复单、市城投集团委托公司负责具体实施工作的文件、市城投集团与土地储备中心签订的《储备土地委托开发整理协议书》等。

二是做地项目前期文件。包括反映出让地块选址论证工作的文件；实地勘测定界工作中形成的文件；住宅用地500米范围内的现状和规划市政设施布点图件；反映用地预审、历保文保、考古发掘、安全保密等方面情况的文件；农用地转用手续报审文件；相关部门出具的符合土地出让法律规范的各项地块开发意见等。

三是地块权属文件。包括反映土地取得方式及程序合规，征收补偿落实到位（政府无偿收回的除外），无法律、经济纠纷的文件；证明地块内原土地及房屋有关权证注销完毕的文件；宗地测绘文件；储备土地不动产权证书。

四是土地平整封闭文件。包括证明确保地块内无建（构）筑物（规划条件中明确保留的除外）的文件；电力、通讯、供水、排水、燃气、输油、人防工程等设施迁移完毕的证明及迁移公告；证明地块场地平整且无渣土的文件和反映建筑垃圾堆积状况的文件；按地块规划确定的四至范围构筑实心围墙和封闭管理状况的材料；地块上无农作物、经济作物的说明。

五是环境整治工作相关文件。包括取得的环境初步分析文件和环境影响专题评价材料；修复和治理受污染的土壤或地下水，证明通过环保部门验收的文件以及取得的备案意见；清运场地内建筑垃圾、渣土后，取得的土壤污染检测报告；编制的“周边影响条件示意图”；采取播种草籽或种植草皮等方式对平整后的地块进行绿化，在此过程中形成的相关资料。

六是基础配套设施完善文件。包括在道路、供水、排水、电力、燃气、通讯等配套基础设施建设和基础教育、农贸市场、社区服务等公共设施的建设中形成的文件材料。

2 如何做好归档工作

2.1 制订分类大纲

一是文书类（管理性文件）：主要是项目实施中涉及的国家、省、市各级政府制定的方针、政策、规定以及主体确认、行政审批时形成的文件材料；承建单位制定的制度、标准、规范以及工作计划、总结和有关会议材料；相关参建单位间进行工作协调时形成的文件材料；反映市政府委托做地项目实施中的控制、检查、验收等管理文件材料。

二是政策处理类：主要是涉及做地过程中因产权确认与变动等引发的各种纠纷而产生的信访、仲裁、诉讼等文件材料。这部分资料关系民生，非常重要。

三是企业搬迁类：企业搬迁过程中涉及的有关补偿、另选地重建等方面的文件材料。

四是农户拆迁类：涉及农户的有关拆迁过程中形成的许可、资产评估、赔偿、合同、协议等文件材料。

五是土地整理项目类：反映自来水通、电通、排水通、排洪通、电讯通、煤气管通等及土地平整的“七通一平”等建设过程的材料，涉及前期、勘测、设计、监理、施工、竣工等过程。

六是配套项目类：配套项目工程建设过程中形成的文件材料。

七是土地出让项目类：通过招拍挂等形式出让土地过程中形成的文件材料。

八是招商类：在做地过程中通过租赁等形式引资入区形成的洽谈与认证等记录、合同、协议等。

九是会计核算类：做地过程中筹资、投资、资金运作等过程中形成的会计核算文件材料。

十是特种载体类：做地过程中形成的照片、视频、实物等特殊载体形式的档案。

2.2 做好整理与编号工作

文书类（管理性文件）按照问题进行分类、组卷、编号；政策处理类以处理事项为对象进行分类、组卷、编号整理；企业搬迁类以企业为对象组卷整理、编号；农户拆迁类以农户为对象组卷整理、编号；土地整理项目类按专业成套组卷、编号；配套项目类按配套工程性质区分建设阶段，并按专业成套组卷、编号；土地出让项目类按出让性质特点成套组卷整理、编号；招商类按招商对象组卷整理、编号；会计核算类需要区分年度，并按会计核算材料形式特征组卷整理、编号；特种载体类按不同载体性质选择组卷整理编号，如有相应文字材料档案应互相编制参见号。做地项目竣工后，各类档案纳入统一的系统编号。