博观约取 厚积薄发

文/王 飞 李晓艳 杨海清

一、案例概述

档案是企业重要的信息资源，企业加强档案管理对于日常生产和战略发展具有重要的基础支撑作用。近年来，榆林市杨伙盘煤矿不断延伸拓展档案管理内涵，开发利用档案信息资源，为煤矿发展提供及时而优质的服务支持。其中，在2015年MG1120/500-AWD型煤机故障大修、2016年《杨伙盘煤矿大事记》编撰、2017年财务历史遗留账务处理、2018年煤仓维护等工作中，煤矿档案都发挥了重要的基础信息支撑作用。

二、实施背景

榆林市杨伙盘煤矿是陕西榆林能源集团煤炭进出口有限公司所属地方国有煤炭生产企业，始建于1995年5月，矿井位于神府煤田腹地的神木市店塔镇，核定年生产能力为400万吨。2018年6月，该矿被国家煤监局评为一级安全生产标准化煤矿，12月，分别被中国煤炭工业协会、陕西省煤管局评为“特级安全高效矿井”，并荣获“全国煤炭工业先进集体”称号。

该矿自建矿以来，比较重视档案工作，先后制定了切合实际的档案管理制度，配备了具有丰富工作经验的档案管理人员，购置了专业档案管理软件，促进全矿档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，推动档案为煤矿发展服务。不过，起初该矿档案信息化建设存在硬件较“硬”、软件较“软”的尴尬局面，系统整体功能未能充分发挥。具体而言，表现为以下几个方面：

一是对于档案管理重视程度不足，一直没有建立形成较为规范、完备的档案工作体系，导致档案资料收集不齐全，整理不规范，归档率和利用率大打折扣。

二是对于计算机云计算技术、虚拟化技术、智能化技术的开发和应用能力不足，档案信息化管理数据库筹而不建，档案信息整合和交流平台缺乏，知识共享水平较低，档案管理工作依然停留在近似于“刀笔吏”的阶段而裹足不前。

三是档案管理人员缺乏档案管理基本知识和技能，对档案专业是“外行”，对档案数字化管理工作更是无所适从，对档案信息化建设的要求和规范难以落实和执行到位，无法为企业提供良好的档案服务。

近年，该矿针对现实问题加大力度实施数字档案馆（室）项目，分别投入大量人力、物力，购置网络硬件，引进专业软件，针对已有纸质、照片及声像档案资料进行数字化处理，并采集、归档、存储，使之转化为二次文献信息，建立了案卷级、文件级目录数据库，形成了数字档案室管理系统，为企业提供档案信息网络化服务。截至2017年8月，该矿综合档案室共保管有建矿以来形成的文书、地质、基建、设备、人事、会计、特殊载体档案共计11190卷（件）。2017年9月，该矿档案目标管理经过评审验收，达到陕西省AAA级标准。

随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临，杨伙盘煤矿档案建设工作也正在“开眼看世界”，快步踏上信息化轨道，从而实现档案系统整体功能的转型升级。在这个过程中，该矿现今在生产、安全、管理等领域对于档案信息资源的应用需求及其能力，正在不断提升。

三、创新做法

企业档案信息化建设、开发和利用是一项庞大的系统工程，推进这项工程，既会遇到诸多困难和挑战，也在面对诸多创新和超越。近年，杨伙盘煤矿从管理理念、机构、制度、技术、方法等各个环节统筹考虑，齐头并进，推动档案信息化建设工作发挥整体优势，提高综合效能，实现档案资源、档案价值最大限度得到开发利用。

案例一：2015年7月，杨伙盘煤矿综采一队MG1120/500-AWD型煤机发生响动异常，致使综采工作面作业无法正常进行，影响煤矿整体接续计划。维修专业人员经过数次排查，始终未能找到故障具体位置及原因，维修工作一筹莫展。后来，矿档案室配合机电设备部在档案信息库调取该台煤机的技术资料，帮助维修人员理清了设备运行原理和规律，确定了设备故障位置及原因。经过更换配件，技术维修，煤机重新运行，生产恢复正常，档案信息的效益得到彰显。

案例二：2016年5月，杨伙盘煤矿委托西北大学编纂该矿发展《大事记》。矿档案室通过大量查找案卷资料，在矿政活动、生产与营销、安全管理与员工安全教育、生产技术更新换代、产业升级改造项目立项建设及完工、环境保护与节能减排、企业文化建设、社会公益活动等方面为编纂人员提供了丰富详实的图文资料，使《大事记》顺利成书，准确、真实地反映了该矿事业初创、生产重张、快速发展三大阶段的历程。

案例三：2017年7月，杨伙盘煤矿在处理2004年之前遗留的账务时，由于时间跨度较长，难以理清头绪。经过在档案室查找留存的会计账簿及对账单等大量会计档案，通过核对，遗留账目一一理清，一道难题顺利解决。

案例四：2017年杨伙盘煤矿的地下管道出现严重缺漏水事故，因工业场区年久失修，好多管路无法定位，无法排查漏水区域，后经档案室调取大量管路施工图，为检查、维修队提供了便利，使他们很快就找到了漏水位置，及时解决了漏水事故，减少了经济损失。

事实上，杨伙盘煤矿在企业档案基础夯实完善和档案信息开发利用的工作中，始终注重创新，坚持创新，走出了自己的档案建设之路。

（一）完善档案管理基础设施。2006年，杨伙盘煤矿成立综合档案室。2008年，按照《煤炭工业企业档案分类规则（试行）》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》，对形成的全部档案进行了系统整理。同年，该矿档案室晋升为陕西省AA级综合档案室。

2012年，该矿按照《档案室建设设计规范》《档案室建设标准》的要求，新建了档案室库房、办公室、查阅室，其中库房面积94平方米，办公室、查阅室各32平方米。

2013年至2016年，该矿共投入50余万元配备了密集架、灭火器、温湿度计、防盗门、中央空调、吸尘器、计算机、扫描仪、复印机、照相机、摄像机、网络版档案管理软件等设备，做到了档案管理设施齐全，库房容量及柜架装具充足，管理到位，档案存放达到了“八防”要求。

2017年，该矿投资20万元配置了网络版档案管理软件，2台电脑，1个服务器，4台扫描仪，进一步完善了档案管理的基础设施。

（二）健全档案管理体制机制。2006年档案室成立后，杨伙盘煤矿明确了由主管办公室工作的副矿长分管，办公室主任具体负责，专职档案管理人员从事日常管理的档案工作体制。矿主要领导坚持不定期检查督促档案工作，主管领导定期检查档案安全情况。在具体管理实践中，该矿档案工作形成了“四个纳入”管理体系，即档案工作纳入到煤矿发展规划，纳入到年度工作计划、总结，纳入到领导议事日程，纳入到相关人员的岗位职责。

在档案管理人员的配备上，该矿坚持档案人员必须具备大专以上学历，且能胜任档案工作。目前专职档案员为中共党员，本科学历，并获得档案馆员任职资格。该矿积极支持档案专职人员进行专业继续教育学习，先后选派档案专职人员参加了陕西省档案局、榆林市档案局业务培训班6次，并获得结业证书。

近年，该矿按照《中华人民共和国档案法》的要求，先后制定出台《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》《四同步、四参加制度》《声像档案管理制度》《杨伙盘煤矿电子文件归档制度》《档案室局域网管理制度》《档案接收制度》《档案查借阅制度》《档案统计制度》《档案利用制度》《档案安全管理制度》《档案管理人员工作职责》《档案工作突发事件应急预案》《档案安全责任制》等规章制度，使档案管理工作做到了有章可循、依章办事。

（三）提升档案管理业务水平。杨伙盘煤矿档案专职人员在“四同步、四参加”的基础上，对属于煤矿接收范围的文书档案、科技档案（地质类、基建类、设备类）、会计档案、人事档案、特殊载体档案实行集中统一管理，并对各部、室、队的档案工作进行监督、检查指导。编制了《杨伙盘煤矿档案分类大纲》《杨伙盘煤矿档案编号方案》《杨伙盘煤矿档案归档与不归档范围》《杨伙盘煤矿档案保管期限表》《杨伙盘煤矿档案立卷说明》，规范了档案的整理、鉴定、移交等环节，使文件的收集、整理、归档工作纳入到有关工作程序。目前，室藏档案门类齐全，结构合理，且各门类档案归档率达到100%，完整率、准确率达到98%以上。

按照《机关档案工作业务建设规范》的要求，档案室在归档文件材料、字迹材料、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表、归档章、单位印章使用、档号编制及各门类载体档案整理过程中，严格执行国家和行业相关标准，认真组织实施，严把每个环节，深抓每个细节，努力做到分类科学，整理规范，符合要求。同时，该矿按照文件材料的形成规律及时归档，保证了归档文件的齐全、完整、准确，各类档案的案卷质量均达到了标准要求。

对到期档案进行鉴定和开放的同时，该矿坚持对破损档案进行裱糊和扫描，对组织鉴定后需要销毁的档案按规定程序造册登记并销毁。该矿还建立了档案的接收、销毁、利用、库房设备、案卷目录登记等统计表册，并按时完成档案的统计上报工作。

平时，该矿认真组织职工学习宣传《档案法》《陕西省档案管理条例》等档案法规，订阅《陕西档案》，教育引导全体职工增强档案意识，了解档案知识，提升整体档案管理水平。

（四）打造档案管理数字模式。杨伙盘煤矿按照《纸质档案数字化技术规范》的要求，聘请专业团队，对永久保管、利用频繁的纸质档案进行了数字化加工，极大地提高了煤矿档案的查准率、查全率和利用效率。在处理过程中，严格遵守从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。力争为档案的利用提供准确可靠的数据信息。目前，录入案卷级目录4307条；文件级目录34393条；全文扫描200505页，其中文书永久20284页，科技档案图纸10177 张（页）。

该矿根据室藏档案的特点编制了案卷目录、全引目录、分类目录、专题目录及库房档案存放索引等配套齐全的检索工具，提高了档案的利用效率。另外编制了煤矿《大事记》《组织沿革》《全宗介绍》《基础数字汇集》《档案利用效果实例汇编》等编研资料，为煤矿提高档案的利用效率打下了坚实基础。该矿不断做好档案的收集和利用工作，坚持统一领导，统一标准，统一管理，深入开发档案信息资源，及时、准确地为领导决策和职能部门工作提供档案信息服务。

四、效果影响

档案信息资源开发利用是实现档案信息资源价值的必然途径。近年，杨伙盘煤矿在综合开发利用企业档案信息资源的工作中，逐步探索形成了“提供高层次服务，开展深层次加工，采取多层次检索”的特点，切实发挥了档案信息的支撑价值。

（一）档案管理理念不断改进。思想是行动的先导。在信息化发展如火如荼的当下，杨伙盘煤矿把档案信息化建设纳入企业战略发展规划，纳入日常工作管理日程，纳入岗位职责，纳入年度考核。通过战略思维调整，将档案工作的定位由纸质档案手工整理的方式向计算机自动化管理的模式过渡，进而加大人力、物力的投入，积极探索建立先进、适用、高效的档案处理、保管和利用管理系统，致力于把档案资源的信息和价值充分加以开发和利用，助力企业长久发展。

（二）档案运行体系不断健全。作为企业经营发展的重要基础条件，企业档案工作在杨伙盘煤矿举足轻重。该矿明确一名领导分管，设置3名专职人员具体管理，并在各个部门科室指定了兼职人员辅助管理。档案资料由单位档案部门统一管理，避免了长期存放、积压于相关业务部门和没有设置档案室的基层单位。当然，这些部门和单位的档案管理兼职人员也坚持形成这样一种职业素养和自觉，他们只要接手各种档案资料，并且所涉事务已经办结，就会根据企业档案归档相关规定，按时向档案部门移交所管档案资料，切实做好档案资料的收集、保管、整理工作。杨伙盘煤矿还根据国家有关档案信息化建设的标准和要求，建立健全了电子档案资料的收集、鉴定、归档、流转、处置制度，以及利用和保密制度，保存和销毁制度，安全管理与责任追究制度，实现电子档案的全程规范管理。

（三）档案人才建设不断加强。企业档案信息化建设需要有深厚档案学基础理论的人才，要能够“知其然，也知其所以然”。杨伙盘煤矿档案部门的人员准入门槛比较高，档案管理人员的招聘、调配，坚持人岗相适，量才而用。该矿领导决策层也坚持从满足档案工作长远发展和规范管理的整体要求来考虑和改善档案管理人员结构。该矿将档案业务培训纳入议事日程，有针对性地开展专业培训，尤其做好各种档案新载体的物理性能，网络安全知识，档案人员职业素养、档案政策法规和规章制度等内容的学习教育，大力培养真正能够融档案、网络、信息、安全等知识于一体的档案管理高端人才。

（四）档案技术应用不断推进。推进档案信息化建设，硬件是基础，软件是支撑。硬件设施的装备可以有效提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，进而提高档案信息化水平。软件技术的应用，及其局域网技术的开发，可以实现档案的收集、整理、编制、检索，以及内容介绍、档案统计、库房管理的网络化、便捷化、高效化，促进资源共享。在网络互通、信息交流的同时，安全问题尤为突出。所以，杨伙盘煤矿注重完善信息安全管理制度，引进信息安全系统，严格采用一系列的档案安全信息技术，包括建立数字化文档管理制度和人员安全管理制度，设置严格的访问身份验证、防病毒体系，甚至对易于修改的数字档案进行加密操作，采用不能够进行数据改写的特殊存储介质来保存机密档案，以及采取物理隔离的方式消除网络危险。

（五）档案资源利用不断提升。档案信息化建设，归根结底在于满足人们对信息资源的需求和利用。档案工作过程中对信息资源的收集、管理、传播，最终都是指向开发利用。杨伙盘煤矿注重加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，夯实利用档案信息资源的基础工作。同时，该矿注重引进档案管理应用软件，建立和规范局域网络，加强对电子文件和电子档案的积累、保管、利用，以此保证档案信息资源的齐全、完整、清晰和高效。该矿还根据内部成员的不同职能和级别设置档案查询权限，对于不涉密的档案资料直接在网络平台设置下载或者在线阅读功能。这些举措，都使档案信息资源分享和利用更加便利。

总之，档案信息开发利用是一项综合性的工程，它既凭借于现代信息技术的发展成果，也依赖于企业自身孜孜以求的坚定决心。杨伙盘煤矿坚持博观而约取，厚积而薄发，推动档案信息资源开发利用结出硕果累累。