如何提升一司多地中小型水电企业档案管理

文/张玉洁

随着时代发展、科技进步，建设现代化强企的需要，档案管理也必须与时俱进。本文针对公司多地中小型水电站档案管理工作中存在的问题，分析原因，提出对策，目的在于提升企业的档案管理水平

我公司现有4个电站5个档案室，且这4个电站均是从民营企业手中收购所得，并且横跨两省三流域，公司人员除外聘长期合同工、临时工外，公司正式员工不足百人。由于公司本身人员较少，公司各岗位工作强度大，档案管理这个在平时看起来不是很急迫的工作就被边缘化，处于一个极度弱化的状态，极不适应企业的发展。如何提升企业的档案管理水平，更好地服务企业发展，我认为应从以下几方面着手：

一、将档案管理职责贯穿于公司各级组织机构

企业档案管理工作的好坏不仅与档案管理人员有关，更与各职能部门、各级岗位人员有关，要想改变目前档案管理弱化的局面，首先公司领导要重视档案工作，要将档案的收集、移交、归档的职责纳入公司各级职能部门、所属电站负责人及参建外包单位工作职责范围内。其次，要成立各级档案管理机构，建立和完善档案管理的相关制度，要求公司各部门、各参建单位要按照“谁承办谁整理”的原则，做好自身的档案管理工作，真正做到工程延伸到哪里，档案管理就延伸到哪里。第三，公司档案管理人员要加大对基层档案工作的督促和检查，针对不同部门和单位提出做好档案管理工作的明确要求，确保档案在收集、整理、归档、保管、利用等过程中不出问题。要督促公司和基层单位将“四纳入”、“四参与”落到实处，确保档案工作有计划、有部署、有责任、有考核，确保在招投标合同管理等环节档案资料的收集完整，为以后的开发利用打下基础。

二、加强全员档案意识教育

首先，加强档案法律法规的宣传教育，组织员工认真学习档案管理的规章制度，使员工增强档案意识。对于一司多地的情况，可以采取视频或网络方式进行集中学习。

其次，组织全员参加国际档案日等档案宣传活动，让员工认识档案的重要性，明白自身肩负的档案工作责任，摆脱过去那种档案与己无关的错误认识与漠然态度。

三、提升专兼职档案人员档案业务水平

首先，要加大培训力度，开展多种形式的档案工作培训。由于公司专兼职档案人员从业时间均不长，经验、能力、业务水平亟待提高，现阶段需要将年度档案知识培训纳入公司年度培训计划，派遣专职档案人员参加国家档案局、国家能源集团公司和地方档案管理部门组织的档案管理培训班；组织专兼职档案人员到其他水电企业学习取经；组织专兼职档案人员参加集团组织的档案区域协作交流活动；组织新上岗档案人员参加上岗培训；公司本部档案负责人定期组织全司档案专兼职人员进行档案交流培训及现场档案指导。

其次，档案人员对档案管理制度学习要更加深入，公司档案室不仅要组织集中学习，更要对档案人员的学习情况进行不定时的检查或抽查，并进行答疑指导。而不是听之任之，放任不管，起不到成效。

再次，公司和基层单位要尽量保持档案人员的稳定，不要频繁变动，以便保持档案工作的连续性和稳定性，使档案工作管理成效得以延续。否则，若人员更替太频繁，培训跟不上，再加之电站档案人员多为兼职人员，在其他事务繁多情况下，很容易将档案工作置之脑后，造成档案工作延迟滞后，形成积压。

四、加大奖惩力度

在档案管理工程中，公司应对档案收集齐全、整理规范、归档及时、移交利用工作做得好的电站及时提出奖励表扬，对档案整理积压、资料收集不全、管理混乱、移交不及时、移交质量差的部门进行通报批评和处罚，而不是没有原则地移交，好坏都“一视同仁”，久而久之，就会造成基层人员对档案工作更加懈怠和漠视。

五、发挥好档案信息系统在档案利用中的价值

公司要按照时代发展的要求，积极建立档案信息化系统，并运用档案信息化系统发挥好档案的作用。这就要求公司要将收集的资料及时按要求规范整理，所有档案信息录入到档案管理软件中，建立完整的机读案卷级、文件级目录，生成各种报表，同时将纸质文件对应的电子文件挂接在系统目录下，以方便查借阅利用。同时还要运用公司内部网络版紫光档案管理系统实现资源共享，并按照公司的有关规定给予各业务部门利用人员相应权限，以实现系统中文件的查借阅服务，提高档案利用效率。公司本部档案人员还可通过档案软件系统，实时监控和指导各电站档案人员的业务工作，同步提高电站档案人员业务水平，既节约了时间和成本，又提升了档案管理工作的效率和水平。