机关单位档案管理中存在的问题及对策

文/王景杰

本文指出了机关单位档案管理工作的重要作用，分析了机关单位档案管理中存在的问题，并重点提出了机关单位档案管理工作的发展对策，以期能够为做好今后的工作提供借鉴和参考

随着社会的不断进步，机关事业单位也从引导型过渡到服务型。为了提高服务质量和拓展服务范围，机关事业单位向内发力，以求获得较高的管理水平，从而更好地服务社会。档案管理作为日常管理的主要内容之一，档案管理标准化和科学化是机关单位管理水平提升的有效方法。它既可以保证档案信息的可靠性和真实性，也能使档案资源利用效益达到最大化，对提高机关单位的行政和服务能力也有一定的促进作用。

一、机关单位档案管理工作的重要作用

档案管理作为机关单位管理不可缺少的重要内容，直接影响着机关管理的水平和层次，是机关单位日常管理工作的基础和保障。一旦缺失档案管理，机关管理就少了翅膀，少了根基，很难高效地为社会提供服务和发挥行政职能。特别是信息化发展中，档案管理已经从传统单一管理转变为管理与开发利用并重的层面，机关单位档案管理缺乏生机，就很难谈及档案大价值的挖掘与利用，很难在信息化平台上实现服务水平的提升和行政管理的深入。因此，档案管理的规范化、科学化和高效化是机关管理的重要内容。

二、机关单位档案管理中存在的问题

1.档案分散性管理现象普遍

机关单位部门多，涉及的服务事项和行政事项也多，导致档案类型多，数量大，呈现分散管理特征，仅有少部分机关单位能够认识到集中管理的高效性和低成本性。分散性的档案管理容易造成档案信息不全，重复建档，人员责任不清等较多问题。

2.机关单位档案管理人员问题

首先，工作态度缺乏主动性。对于档案信息的更新处于被动状态，用时临时更新，导致信息遗漏时有发生；其次，工作意识缺乏创新性。受传统管理方法的束缚，信息化管理理念仍未形成，工作方法陈旧，工作量大，造成身心疲惫的现状；最后，自身能力不足。由于机关单位处于服务转型期，档案管理人员的岗位不固定，人员流动性大，专业培训又跟不上时代要求，导致专业素质和管理技能匮乏。

3.缺乏信息沟通和档案共享机制

受传统机关单位工作模式影响，档案管理部门常独立于其他部门，缺乏信息沟通和信息共享，档案信息的潜在价值也难以挖掘出来，使得机关单位的社会服务功能难以拓展和提高。

三、机关单位档案管理工作的发展对策

1.革新档案管理理念

首先，树立服务公众的档案管理理念。档案信息管理的作用是为后续的调用、查阅、挖掘、开发提供支撑。这就要求管理人员有服务公众的意识，在提高管理效率的前提下，将档案信息管理得井井有条；其次，树立为领导决策服务的理念。单位领导进行发展规划时，需要有一定的档案数据作为参考。因此要求管理人员要时刻具有服务意识，为领导做好事前铺垫，保证档案信息的完整、真实；最后，树立为社会服务的理念。机关单位从引导型逐渐向服务型过渡，过渡期和过渡后的发展都离不开档案信息推动社会发展的服务功能。

2.建立健全机关单位档案管理机制

档案管理工作是机关单位管理工作中的重要内容，特别是机关单位面向社会提供行政引导和社会服务职能，更要从法制的角度做好一切管理工作和服务工作。因此，档案管理要依法健全管理制度，提高思想认识，落实信息化管理方法，提高管理人员的法制观念和做好档案管理工作的自觉性，实现档案管理在法制前提下做到降低能耗，创新方法，信息完整，真实可靠。推进档案信息统一管理体系建设，规范档案管理标准，实现有人管、有人落实、有制度保障、有责任驱使，形成良好的管理和监督环境，为档案管理和开发利用创造有利条件。

3.深化对档案信息的管理力度

机关单位提升档案管理水平的方法主要有三种，一是实施标准化和规范化管理，即档案管理要先进行科学测评，然后根据需要进行分类保存和分类处理，为后续的挖掘利用和开发做好铺垫；二是引入信息化管理模式。构建成熟稳定的信息化平台和管理软件，对档案进行信息化管理，提高管理效率，降低管理成本；三是深挖档案信息的潜在价值，使档案信息得到充分利用，使各部门人员都认识到档案信息的重要性，推动全员参与档案管理模式的形成。

4.加大档案管理队伍建设力度

首先，提高档案管理人员的自身素质。主要途径是培训、自主学习和同行间的经验交流，不断提升理论、技能和专业经验；其次，在思想上夯实主动积极管理的工作态度。认识到档案管理的重要性，提高思想政治修养，夯实工作责任心，树立服务意识，规范档案管理行为；最后，注重信息化应用管理能力的提升，加强信息化技术的熟练应用，实现档案信息化管理。

5.加强信息化沟通和档案共享机制建设

随着我国信息化应用范围的逐渐增大，机关单位的网络已经十分成熟。在这样的条件下，档案管理的信息化路径建设也势在必行。信息化管理档案既可以提高管理效率，又可以提高机关单位的社会服务质量。因此，在网络平台的支撑下，机关单位要积极建设信息化管理档案的制度和模式，构建信息化及时沟通机制，实现资源共享与资源互惠，为档案信息的价值挖掘和服务范围的拓展提供助力。

总之，档案管理是机关单位日常管理工作的基础和保障，单位领导和相关工作人员都应当引起重视，对日常工作中出现的问题及时发现并及时改进，以保障单位各项工作的正常运行。